20 ejemplos efectivos de mensajes fuera de la oficina para inspirarte

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Un mensaje fuera de la oficina, o mensaje OOO para abreviar, es una parte crucial de las comunicaciones comerciales. Cuando esté de vacaciones, enfermo o no esté en la oficina por cualquier motivo, puede configurar un mensaje de respuesta automática que responda a cada nuevo correo electrónico, haciéndoles saber que no está. Son útiles para comunicarse. información e informar al destinatario cómo ponerse en contacto con usted.

Veremos qué son los mensajes de fuera de la oficina y algunos ejemplos para ayudarlo a crear su respuesta automática.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Un mensaje de fuera de la oficina es una respuesta automática que puede configurar desde su cliente de correo electrónico si se encuentra fuera de la oficina y no tiene oportunidad de revisar su cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, puede configurar uno por adelantado porque compró un boleto para una conferencia en el día más barato para volar y sepa que no estará disponible ese día.

Puede hacer que funcione durante un período de tiempo específico y agregar fechas exactas para que las respuestas automáticas solo se activen durante esas fechas. El mensaje de fuera de la oficina se enviará automáticamente a los mensajes entrantes en las fechas que decidas ejecutar el mensaje automático.

¿Cuándo se necesita un mensaje de fuera de la oficina?

Hay varias razones por las que se necesita un mensaje de fuera de la oficina para las comunicaciones comerciales. En particular, es bueno que la gente sepa que no estará disponible para responder durante ciertos momentos y es una buena etiqueta de correo electrónico.

El correo electrónico fuera de la oficina también puede decirles a los clientes potenciales qué tan rápido deben esperar una respuesta de usted y brindarles instrucciones sobre la mejor manera de comunicarse con usted en caso de una emergencia.

Aquí hay algunas razones principales por las que necesitaría un OOM:

  1. Viajes de negocios: Los mensajes de fuera de la oficina son necesarios cuando está fuera de la oficina en viajes de negocios. Esto permite que las personas sepan que no recibirán una respuesta inmediata y les brinda un punto de contacto alternativo, como un colega de trabajo o un supervisor.
  2. Vacaciones: Tomarse un tiempo libre para las vacaciones es importante para recargar energías y relajarse, pero hacerles saber a las personas que está fuera es igual de importante. Un mensaje de fuera de la oficina puede informar a las personas que estás de vacaciones y cuándo volverás.
  3. Indisponible: Si tiene que tomarse un tiempo libre debido a una enfermedad o una emergencia, un mensaje de fuera de la oficina mantendrá informados a sus contactos sobre la situación y cuándo volverá.
  4. Reuniones de clientes: Los mensajes de fuera de la oficina son excelentes para que las personas sepan que está ausente en una reunión con un cliente y cuándo esperar una actualización o una respuesta de usted.
  5. Cursos de formación: Si asiste a un curso de capacitación, informe a sus contactos para que no piensen que los está ignorando.

Asegúrese de ver el video de ‘Cómo configurar un fuera de la oficina en los equipos de Microsoft’ después de que haya terminado de leer:

Cómo crear un mensaje increíble de OOO

Desea que su mensaje de fuera de la oficina sea agradable e informativo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer que su correo electrónico de fuera de la oficina se destaque:

Paso 1: Mantenlo corto y dulce

Un mensaje de fuera de la oficina debe ser breve, conciso y claro. Nadie quiere leer un mensaje largo solo para descubrir que no responderá de inmediato.

Paso 2: Sea amable

Desea que su mensaje sea cortés y profesional, así que evite usar frases como “fuera de la oficina hasta nuevo aviso”, ya que esto puede sonar un poco desdeñoso.

Paso 3: Hágalo personal

Si está de vacaciones o en un evento, considere agregar algo personal sobre lo que hará. Esto ayudará a que su mensaje se destaque y muestre que proviene de una persona real, no de un sistema automatizado.

Paso 4: Dar instrucciones claras

Asegúrese de proporcionar instrucciones claras sobre cómo las personas pueden comunicarse con usted en caso de una emergencia o si necesitan algo con urgencia.

Paso 5: Agrega un poco de humor

Si se siente creativo, ¿por qué no agregar un poco de humor a su mensaje? Esto ayudará a que se destaque del resto e incluso puede generar conversaciones con tus contactos.

Además, no olvide agregar la siguiente información a su mensaje de correo electrónico de respuesta automática:

  • ¿Por qué estás fuera de la oficina?
  • Cuándo volverá, incluido el rango de fechas (fecha de inicio, fecha de regreso, etc.) para cuando esté fuera de la oficina
  • Otras formas de comunicarnos con usted, como un número de teléfono celular, si corresponde. Podría poner algo como “Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con (su número de celular)” en sus mensajes de correo electrónico de respuesta automática.
  • Otros puntos de contacto a los que el destinatario puede llegar en su ausencia en casos de asistencia inmediata, incluida otra dirección de correo electrónico de contacto, número de teléfono y/o sitio web comercial.
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Qué no escribir en un mensaje de fuera de la oficina

  1. Evite agregar demasiados detalles a su respuesta de fuera de la oficina: Puede ser tentador agregar una explicación larga, como que estás en un reunión de almuerzo, pero es mejor evitar poner demasiados detalles. En su lugar, mantenga su mensaje de correo electrónico de oficina automática corto y conciso.
  2. Sin incluir otra información de contacto: Si es posible, siempre debe haber otro punto de contacto incluido en el mensaje para saber con quién hacer un seguimiento si es necesario.
  3. Difundir demasiados datos personales: Poner exceso de información en los correos electrónicos dificulta que los lectores obtengan la información que necesitan. Además, agregar demasiados detalles personales para que el mundo los vea puede ser un problema de seguridad, especialmente si les informa a las personas que estará lejos de lugares como la oficina de su hogar.
  4. No obtener permiso para comprometer a un colega: Si necesita comprometer a un colega en su ausencia, obtenga su permiso antes de hacerlo.
  5. Agregando que responderá tan pronto como esté de regreso en la oficina: Decirles a todos que responderás tan pronto como regreses puede ser una mina terrestre. Si bien esta es una gran indicación de cómo está cuidando a sus clientes y compañeros de trabajo, puede llevar tiempo responder a todas las personas que se comunicaron con usted mientras estaba fuera. Mantén las cosas realistas, para que nadie se sienta ignorado cuando regreses.

Aquí hay una tabla de esos pasos para una referencia rápida:

1Manténgalo breve y agradable Su mensaje debe ser conciso y brindar la información necesaria sin ser demasiado largo.2Sea amableMantenga siempre un tono cortés y profesional. Evite frases como “fuera de la oficina hasta nuevo aviso”, ya que puede sonar desdeñoso. 3 Hágalo personal Si está de vacaciones o en un evento, agregue un toque personal a lo que está haciendo. Ayuda a que el mensaje se sienta más humano y menos automatizado. 4 Brinde instrucciones claras Incluya instrucciones sobre cómo las personas pueden comunicarse con usted en caso de emergencia o si necesitan asistencia urgente. 5 Agregue un poco de humor Si corresponde, infunda un toque de humor en su mensaje. Esto puede ayudarlo a destacar e incluso generar conversaciones. 6 Explique su ausencia Indique claramente por qué está fuera de la oficina. Ya sea que esté de vacaciones o en una conferencia, sus contactos merecen saberlo. 7 Indique su fecha de regreso Proporcione las fechas (comienzo y finalización) en las que estará fuera de la oficina para que las personas sepan cuándo esperar una respuesta. 8 Proporcione otro contacto OpcionesIncluya formas alternativas de comunicarse con usted o con otra persona de la empresa para obtener asistencia inmediata. Incluya otro correo electrónico de contacto, un número de teléfono y/o sitio web comercial.

20 asombrosos ejemplos de mensajes de fuera de la oficina

Si no está seguro de cómo estructurar su mensaje de ausencia de la oficina, hemos creado una muestra de mensajes de ausencia de la oficina para diferentes situaciones para ayudarlo.

1. Ejemplo de mensaje simple fuera de la oficina

Este es corto, dulce y al punto:

2. Mensaje profesional fuera de la oficina

Un mensaje OOO profesional es excelente para colegas, clientes y contactos comerciales:

3. Mensajes divertidos de fuera de la oficina

Un mensaje divertido de fuera de la oficina puede darle un toque personal y ayudar a sus contactos a saber que todavía está vivo y bien y que no se lo toma demasiado en serio. Aquí hay un ejemplo:

4. Mensajes de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina

Si necesita enviar un mensaje de respuesta automática fuera de la oficina mientras está de vacaciones o no está disponible, aquí hay un ejemplo:

5. Ejemplo de mensaje de ausencia por enfermedad fuera de la oficina

La licencia médica es un tiempo para descansar y recuperarse. Asegúrese de informar a sus colegas y contactos que no estará disponible con un mensaje como este:

6. Mensaje de vacaciones fuera de la oficina

Si se va de vacaciones, aquí hay un mensaje de respuesta de vacaciones de correo electrónico informativo para sus contactos:

Además, si desea elevar su mensaje, incluya una respuesta automática especial para que sea más entretenido para el lector. Puede hacer esto vinculando a un GIF en su respuesta de fuera de la oficina.

7. Mensaje de licencia por maternidad fuera de horario

¿Estás de baja por maternidad y no quieres preocuparte? Las respuestas automáticas como este ejemplo de mensaje OOO a continuación pueden ayudar a que sus contactos sepan cuándo volverá a la oficina, disminuir la presión para responder a los mensajes y brindarle tranquilidad:

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8. Mensaje de viaje de negocios fuera de la oficina

Si se va de viaje de negocios, este ejemplo de mensaje de fuera de la oficina puede ayudarlo a comunicar su ausencia y los datos de contacto:

9. Sabático fuera de la oficina

Los años sabáticos son una excelente manera de recargar energías y volver con nuevas ideas. Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarte a comunicar tu ausencia:

10. Mensaje de fuera de la oficina por emergencia personal

La vida puede arrojar bolas curvas inesperadas. Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarlo a comunicar cualquier emergencia personal:

11. Capacitación fuera de la oficina

¿Vas a un curso de formación? Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarlo a comunicar los detalles que sus contactos necesitan saber:

12. Fuera de la oficina por cita

Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarlo a comunicar su ausencia cuando se dirige a una cita:

13. Mensaje de mudanza fuera de la oficina

¿Se muda a una nueva oficina o casa? Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarte a comunicar tu ausencia durante la mudanza:

14. Reunión fuera de la oficina

Este mensaje de fuera de la oficina puede ayudarlo a comunicar su ausencia a las personas mientras asiste a una reunión:

15. Mensaje de salida de equipo fuera de la oficina

Este fuera de la oficina es perfecto para salidas de equipo, ya que puede ayudarlo a comunicar los detalles pertinentes que las personas necesitan saber:

16. Mensaje de conferencia fuera de la oficina

17. Mensaje de corto plazo fuera de la oficina

Muchas veces, los mensajes OOO se adaptan a un período de tiempo prolongado. Por otro lado, este está creado en caso de que esté fuera de la oficina por un período corto de tiempo e incluye qué poner para cualquier persona que pueda tener un asunto urgente que no puede esperar:

18. Fuera del alcance Fuera de la oficina

Este es para aquellos que están fuera de su oficina y no pueden responder, generalmente debido a un acceso limitado:

19. Mensajes de vacaciones fuera de la oficina

20. Mensaje de trabajo remoto fuera de la oficina

Este ejemplo de mensaje OOO es para aquellos que no están en la oficina pero aún trabajan de forma remota:

Use estos ejemplos de mensajes de fuera de la oficina para crear los suyos propios

Los mensajes de fuera de la oficina proporcionados anteriormente son solo un punto de partida para crear los suyos propios. Cuando escriba su propio mensaje, piense en lo que los clientes y los miembros del equipo necesitarán saber y quién sería la mejor persona del equipo para guiarlos en su ausencia.

Estos ejemplos pueden darle una idea de cuánta información incluir (o excluir) y los componentes importantes que intervienen en la creación del mensaje.

Además, no olvide actualizar sus mensajes de fuera de la oficina tan pronto como regrese a la oficina para que sus clientes reciban respuestas oportunas.

¿Qué es una buena respuesta automática por correo electrónico? Uno que generará clientes potenciales.

Tenga la seguridad de que hay una excelente respuesta automática de mensajes de oficina para usted en Internet Land. Sin embargo, es una muy buena idea pensar en adaptar sus mensajes de fuera de la oficina para la generación de prospectos. En primer lugar, crear un mensaje de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina es importante y aún más esencial para el marketing por correo electrónico.

La buena noticia es que es sorprendentemente fácil crear una oportunidad de generación de prospectos que recolectará un prospecto en su respondedor. Además, los ejemplos de mensajes de oficina que recopilan clientes potenciales, incluyen un sentido de urgencia, tienen un claro llamado a la acción y hacen sonreír al lector son clave.

¿Existen plantillas que pueda usar para un correo electrónico fuera de la oficina?

Sí, existen numerosas plantillas disponibles en línea que pueden ayudarlo a crear un mensaje de ausencia efectivo. Aquí hay algunos puntos clave a tener en cuenta:

¿Cómo puedo poner fuera de la oficina en el estado?

Para poner el estado Fuera de la oficina, deberá habilitar su respuesta Fuera de la oficina. Si usa un cliente de correo electrónico basado en la web como Gmail o Outlook, puede hacerlo ingresando a Configuración y habilitando la función Fuera de la oficina.

También puede tener acceso a una respuesta automática en la configuración de su correo electrónico, que es una gran herramienta para configurar su estado Fuera de la oficina. Si está utilizando un cliente de correo electrónico de escritorio, deberá acceder a la configuración de ese programa específico para activar el mensaje Fuera de la oficina.

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¿Cómo configuro un mensaje de fuera de la oficina en Gmail?

¡Configurar un mensaje de correo electrónico Fuera de la oficina en Gmail es fácil! Simplemente abra su Configuración de Gmail, seleccione la pestaña “Respondedores de vacaciones” y marque la casilla para habilitar la función. Luego, simplemente ingrese su respuesta deseada, establezca una fecha de inicio y una fecha de finalización para cuando estará fuera de su bandeja de entrada y regrese, y guarde sus cambios.

También puede personalizar su mensaje Fuera de la oficina para incluir información de contacto específica para consultas urgentes y cualquier otro detalle pertinente, como los tiempos de respuesta esperados.

¿Cómo configuro un mensaje de fuera de la oficina en Outlook?

¡Configurar un mensaje de correo electrónico Fuera de la oficina en Outlook también es muy fácil! Simplemente abra la pestaña “Archivo” y seleccione la opción “Enviar respuestas automáticas”. Luego, marque la casilla para habilitarlo, ingrese la respuesta deseada y guarde los cambios. Puede personalizar su mensaje Fuera de la oficina para incluir información de contacto específica para consultas urgentes, así como cualquier otro detalle pertinente, como los tiempos de respuesta esperados.

Últimos controles para su respondedor de vacaciones

Antes de partir, querrá verificar lo siguiente:

  • Disponibilidad: Todo en sus mensajes de respuesta automática, incluido el respondedor de vacaciones y el período de tiempo, como las fechas de inicio y finalización, no está disponible para usted.
  • Formateo: Dependiendo del cliente de correo electrónico, un mensaje de respuesta automática a veces puede presentar problemas de formato.
  • Apariencia: Asegúrese de verificar y ver cómo se ven sus mensajes de respuesta automática en dispositivos de escritorio y móviles antes de enviarlos a los clientes y miembros del equipo.
  • Contenido: Verifique una y otra vez sus mensajes de respuesta automática para asegurarse de que sean precisos, claros y profesionales.
  • Asuntos urgentes: Asegúrese de incluir información de contacto alternativa, como un número de teléfono móvil o una dirección de correo electrónico, para asuntos urgentes.

Una vez que su mensaje Fuera de la oficina esté configurado y listo para funcionar, puede relajarse sabiendo que cualquier correo electrónico enviado a su bandeja de entrada será respondido de manera oportuna. Con estos 20 ejemplos de mensajes de fuera de la oficina de Small Business Trends, seguramente creará el mensaje perfecto y comenzará a acumular clientes potenciales. ¡Buena suerte y feliz tiempo libre!

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