Estás leyendo la publicación: 25 consejos de etiqueta de correo electrónico
Probablemente envíe docenas de correos electrónicos al día, pero ¿sus mensajes son bien recibidos? ¿Algunos de tus correos electrónicos solo molestan a la gente? Podría ser que esté rompiendo algunas reglas cardinales de la etiqueta del correo electrónico comercial.
Nuestro equipo editorial recibe y envía cientos de correos electrónicos al día. Hemos visto lo bueno, lo malo y lo feo. Por lo tanto, hemos creado pautas de etiqueta de correo electrónico que las personas de negocios deben seguir para comunicaciones sólidas por correo electrónico.
Pautas de etiqueta de correo electrónico comercial
Aquí hay 25 pautas de etiqueta de correo electrónico que puede considerar para su propia pequeña empresa.
Obtener el saludo y el cierre correctos
Escribir correos electrónicos efectivos comienza con el saludo y el cierre adecuados. Una encuesta de Perkbox Insights de 1,928 profesionales encontró que existe una preferencia real por ciertos saludos y cierres de correo electrónico frente a otros. Casi la mitad de los encuestados prefiere correos electrónicos que comiencen con el saludo “Hola”. Otros saludos populares incluyen:
- Buenos días/tardes (48%)
- Hola (21%)
- Estimado (20%)
Cuando se trata de expresiones de cierre para correos electrónicos comerciales, los encuestados prefirieron lo siguiente:
- Saludos amables (69%)
- Gracias o gracias de nuevo (46%)
- Saludos (31%)
- Gracias de antemano (21%)
- Mis mejores deseos (20%)
¿Y cuál es la peor forma de acabar con los correos electrónicos de empresa? “Amor”, “Cálidamente” y no usar cierre de sesión calificaron las peores formas de cerrar.
No dejes a la gente colgada
Confirme la recepción de los mensajes a los que no puede acceder de inmediato. Hágale saber al remitente que lo recibió y que le responderá en una fecha posterior. Dígales cuándo esperarlo. Establece una fecha y hora y apégate a ella.
Cuando se vaya de vacaciones o esté fuera de la oficina durante más de uno o dos días, configure una respuesta de fuera de la oficina o un mensaje de ausencia para que las personas reciban un reconocimiento rápido. Incluya la fecha en que regresará a la oficina y cuándo espera responder. Proporcione a las personas un contacto alternativo para asuntos urgentes en caso de que necesiten comunicarse con alguien de su empresa de inmediato.
Limite los acrónimos y la jerga
Antes de usar abreviaturas comerciales y acrónimos o jerga en sus correos electrónicos, considere el conocimiento del destinatario. Si está tratando con clientes en diferentes industrias, por ejemplo, es posible que desee incluir más información de la que incluiría con sus compañeros de trabajo. El uso excesivo de siglas excluye a las personas de la conversación.
Use ‘Responder a todos’ solo cuando sea necesario
Cuando recibe correos electrónicos que incluyen a varias personas, es posible que tenga la tentación de responder a todos. Pero esto puede generar una gran pérdida de tiempo para los destinatarios si el mensaje no es relevante para ellos. Incluso puede ser vergonzoso si su respuesta transmite información confidencial de la empresa y va a un cliente al que copiaron. Así que tenga cuidado y solo presione “responder a todos” cuando sea absolutamente necesario.
Utilice la función Deshacer envío
Algunos clientes de correo electrónico como Gmail tienen una función que te permitirá deshacer el envío de un correo electrónico hasta por 30 segundos. Si olvidó verificar si hay errores tipográficos o un archivo adjunto, actúe rápidamente y puede cancelar el envío del correo electrónico antes de que llegue al otro extremo y hacer las correcciones.
Espere 24 horas antes de enviar mensajes emocionales
Si alguna vez se encuentra en una situación en la que tiene la tentación de enviar un correo electrónico enojado o emocional, elabore su mensaje. Evite presionar enviar hasta que se aleje por un día para despejar su mente. Los correos electrónicos relacionados con el trabajo deben estar desprovistos de emociones negativas. Es doloroso para los demás recibir palabras emocionales.
Evite el uso de mayúsculas
No te vuelvas loco con el BLOQ MAYÚS ya que el 67 % de las personas no lo tolera según la encuesta. Utilice siempre mayúsculas y minúsculas. Las letras mayúsculas pueden agregar énfasis. Pero también pueden parecer gritos. Considere usar cursiva o un color para resaltar.
Que sea breve
Alrededor del 29% de las personas dicen que no pueden tolerar correos electrónicos largos. ¿Realmente quieres perder casi un tercio de los lectores solo por el tamaño del mensaje? Respete el tiempo de su equipo y socios comerciales. Use párrafos cortos y formato como viñetas que hacen que los correos electrónicos sean fáciles de hojear.
En lugar de un correo electrónico largo, pruebe una alternativa: una videollamada, una reunión cara a cara o una llamada telefónica. Si tiene que ser por escrito, cree un informe separado en un archivo adjunto o en un documento compartido en la nube.
Una línea de asunto clara es imprescindible
Las líneas de asunto deben reflejar con precisión el contenido. Una línea de asunto clara es una cortesía que informa al destinatario qué esperar antes de abrir su mensaje. Más que eso, puede marcar la diferencia entre que las personas abran su correo electrónico o lo ignoren.
No comparta información confidencial
Los correos electrónicos son demasiado fáciles de reenviar y compartir, o de enviar accidentalmente a la persona equivocada. La mayoría de los mensajes de correo electrónico no tienen el formato adecuado para compartir información confidencial.
Usa el humor con precaución
Es posible que sienta la tentación de agregar un poco de diversión o humor a sus correos electrónicos. Pero sin el lenguaje corporal, el humor y el tono pueden ser difíciles de descifrar en los correos electrónicos. Nunca use bromas a menos que tenga una buena relación con el destinatario.
Limitar Emoji y Emoticones
Cuando se trata de emojis, caritas y emoticonos, manténgalos en conversaciones con amigos y compañeros de trabajo cercanos. Los clientes y prospectos de ventas pueden verlos como poco profesionales.
No se apresure con los recordatorios
Dale al destinatario uno o dos días para responder, según el tipo de consulta. Un destinatario puede sentirse castigado al recibir un recordatorio cuando ha estado fuera de la oficina o en reuniones todo el día.
Además, antes de enviar recordatorios, verifique su carpeta de correo no deseado o spam. Ponte en el lugar del destinatario. ¿Alguna vez alguien se ha quejado de que no recibió uno de sus mensajes, lo que lo obligó a hacer todo lo posible para volver a enviarlo, solo para luego responder “Oh, estaba en mi carpeta de correo no deseado”. Probablemente te sentiste un poco molesto, pensando: “¿Por qué no miraste allí en primer lugar?”
Tenga cuidado con BCC
BCC significa copia oculta al carbón y significa que otros no ven a la persona con copia oculta en la lista de destinatarios. BCC es una buena etiqueta si desea informar a otras personas en su organización y proteger su nombre, cargo o dirección de correo electrónico para que no acudan, por ejemplo, a un representante de ventas de un proveedor externo. Pero BCC puede ser una mala etiqueta si su propósito es ser tortuoso e ir a espaldas de un compañero de trabajo. ¿Cómo te sentirás si tu compañero de trabajo se entera de que su jefe fue copiado a ciegas? Si pudiera molestarlo, entonces no lo use.
Agregar un mensaje personal al reenviar
Cuando considere necesario reenviar un correo electrónico a un compañero de trabajo, agregue una introducción en la parte superior en lugar de simplemente presionar enviar. No obligue a los asociados a leer un hilo de correo electrónico desconocido sin contexto. También considere cambiar el título de la línea de asunto para que tenga más sentido.
Agregue la dirección de correo electrónico al final
Si está redactando un nuevo correo electrónico, comience con el asunto y el contenido antes de agregar las direcciones de correo electrónico. Esto evitará que lo envíes accidentalmente demasiado pronto y tengas que perder el tiempo de todos diciéndoles que ignoren tu mensaje incompleto.
Tenga una llamada a la acción clara
¿Qué quiere que haga el destinatario con su mensaje, si es que hace algo? Si es puramente para informar a la otra persona, entonces indícalo. Pero si esperas una respuesta, una decisión u otra cosa, sé muy claro. Es asombroso cuántos correos electrónicos son vagos sobre lo que se le pide al destinatario que haga (o no haga).
Incluir información de contacto
El veintitrés por ciento de los usuarios de correo electrónico dicen que es de mala educación no tener un bloque de firma de correo electrónico. Una firma de correo electrónico profesional con información relevante no solo te hace lucir más profesional; también hace que sea más fácil para la persona con la que te estás comunicando.
Incluya información relevante como su número de teléfono, el sitio web de la empresa y los identificadores de las redes sociales para que puedan comunicarse fácilmente si tienen preguntas adicionales. Si su correo electrónico incluye instrucciones específicas para que una persona lo llame o se comunique con usted de otra manera, incluya también esos detalles en el cuerpo.
Quédate con el blanco y negro
Algunas personas intentan agregar algo de dinamismo a sus correos electrónicos con colores, fuentes o elementos de diseño únicos. Pero esto puede molestar a algunos destinatarios. Y los estilos que le atraen pueden hacerlo menos atractivo para los demás.
Evite usar colores de fuente únicos y patrones de fondo en sus correos electrónicos. El blanco y negro clásico es el más fácil de leer. Y combínelo con fuentes básicas como Times New Roman. Esto puede ayudarlo a dar una impresión profesional, ya sea que se comunique con empleados o socios. .
Límite de signos de exclamación
Algunos usan signos de exclamación para mostrar entusiasmo o transmitir simpatía. Sin embargo, deben usarse con moderación en el correo electrónico profesional. De hecho, el 16 % dice que este signo de puntuación es inaceptable, mientras que el 48 % tolerará solo uno por correo electrónico.
Tenga en cuenta el tono del correo electrónico. Por ejemplo, un correo electrónico que anuncie nuevos productos o servicios interesantes puede acomodar más que un correo electrónico sobre un problema de comunicación de un empleado. Y luego léelo al final para verificar que no esté lleno de exceso de emoción.
Corregir
No desea tomarse el tiempo para redactar un excelente mensaje de correo electrónico solo para tener errores ortográficos y gramaticales. Tómese un minuto para corregir y revisar la ortografía antes de enviar para que pueda detectar cualquier error potencial. Busque problemas tanto ortográficos como gramaticales.
Además, lea su mensaje pensando en cómo lo leerá su destinatario. Piensa en el tono para asegurarte de que no se tome de otra manera.
Luego regrese y asegúrese de haber escrito correctamente el nombre de la persona en su correo electrónico. No se puede ser demasiado cuidadoso en este caso. Elija también la dirección de correo electrónico adecuada: es vergonzoso enviar a las cuentas de correo electrónico incorrectas.
Sepa cuándo ser formal
Mantenga las cosas más formales con las personas a las que envía correos electrónicos por primera vez. Errar por el lado de ser más formal y profesional con los clientes y superiores también. La formalidad muestra respeto y es menos probable que se malinterprete.
Una vez que conoces más a alguien, puedes volverte menos formal. Por ejemplo, puede usar nombres o un apodo en lugar de nombres completos. O puede acortar su saludo o cerrar la sesión con aquellos con los que se comunica regularmente.
No olvides adjuntar
Es bastante común decir que está adjuntando algo y luego olvidarse de hacerlo. Esto no solo te hace parecer olvidadizo; también obliga al destinatario a comunicarse con un recordatorio. Así que verifique dos veces antes de enviar.
Además, asigne un nombre apropiado a sus archivos adjuntos si hay varios. Esto les permite evitar abrir cada uno para ver qué es. E incluso puede ayudarlos a evitar abrir archivos adjuntos con virus o malware. Si es posible, envía archivos PDF en lugar de archivos que requieran un programa específico para que no necesiten descargar extras para ver lo que has enviado.
Considere diferentes culturas e idiomas
A veces, puede comunicarse con personas de diferentes culturas o orígenes por correo electrónico. Así que asegúrese de tenerlo en cuenta cuando elabore sus respuestas para que nadie se ofenda o confunda.
Por ejemplo, use términos simples y ampliamente reconocidos en lugar de la jerga estadounidense. Si se comunica regularmente con equipos o destinatarios en un país en particular, busque información sobre esa cultura para ser aún más específico y evitar la falta de comunicación.
Iniciar una nueva cadena de correo electrónico para nuevos asuntos
Al enviar correos electrónicos a alguien con quien se comunica con frecuencia, puede ser tentador mantener una sola cadena en funcionamiento de forma continua. Pero esto puede hacer que sea difícil mantener sus conversaciones organizadas. Así que comienza una nueva cadena para cada nuevo tema.
Del mismo modo, solo reenvía mensajes cuando sea absolutamente necesario. Y evite presionar responder a todos cuando solo necesita enviar mensajes a uno o dos destinatarios en una cadena de correo electrónico.
¿Cuáles son los pros y los contras del correo electrónico empresarial?
Dos:
- Mantenga la correspondencia comercial profesional.
- Redacte correos electrónicos que respeten el tiempo de las personas.
- Cíñete al tema y ve al grano.
no hacer:
- No abuses de los emojis ni de los signos de exclamación.
- No utilice jerga con clientes o socios comerciales que no conoce bien.
- No uses palabras emocionales.
- No use el sarcasmo y tenga cuidado con el humor y el tono para no ofender sin darse cuenta cuando envíe un correo electrónico.
¿Cuáles son los beneficios de la etiqueta del correo electrónico?
Hay cinco ventajas de adoptar reglas de etiqueta de correo electrónico:
- Profesionalismo.
- Mejora de la imagen de la empresa.
- Mejor respuesta a los mensajes de venta.
- Eficiencia organizativa y ahorro de tiempo.
- Reduzca la responsabilidad en el lugar de trabajo al evitar el tono inadecuado o la mala interpretación.
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