Estás leyendo la publicación: 25 trucos útiles de Gmail que desearías saber antes
¿Quieres una lista de hacks de Gmail para hacer la vida de la bandeja de entrada mucho más fácil?
Estás en el lugar correcto.
Ya sea que su objetivo sea ser más productivo, organizar su bandeja de entrada o ahorrar un tiempo valioso, estos consejos de Gmail lo ayudarán.
Vamos a sumergirnos.
1. Crea respuestas con ChatGPT
Este primer truco de Gmail te permitirá escribir respuestas por correo electrónico en muy poco tiempo.
Porque ahora puedes usar Gmail con ChatGPT.
Es un complemento de Gmail llamado ReplAI que le brinda un asistente personal de inteligencia artificial para ayudarlo a crear la respuesta de correo electrónico perfecta con facilidad.
Para usarlo, deberá instalar el complemento desde el mercado de la aplicación. Encontrará el mercado bajo el complementos pantalla en la configuración de Gmail.
Buscar Reemplazoinstálalo y listo.
Aquí hay una respuesta que obtuve en mi prueba, que fue precisa y una respuesta contextualmente relevante.
2. Crear tareas y recordatorios
Con este truco, puedes convertir cualquier correo electrónico en una tarea.
Es una característica útil para rastrear tareas en la aplicación Google Task, que en realidad es bastante buena y se sincroniza con las aplicaciones de Android e iOS y Tasksboard.com.
Simplemente haga clic en el ícono en cualquier correo electrónico para agregar una tarea:
La aplicación de tareas se abre a la derecha y titula la tarea como la línea de asunto del correo electrónico. También puede configurar un recordatorio de tarea, agregar más detalles y subtareas y “destacar” tareas importantes:
3. Deshacer correos electrónicos enviados
Esta característica lo salvará de una posible vergüenza.
Si se da cuenta de que ha cometido un error después de presionar enviar, puede detener la entrega del correo electrónico y revisarlo.
Solo pega Deshacer cuando aparece:
El valor predeterminado se establece en 5 segundos, que se puede aumentar en el ajustes:
4. Programar envío
¿Quieres escribir un correo electrónico y enviarlo más tarde? Ningún problema.
Esta función de Gmail le permite programar el envío de correos electrónicos si se siente súper proactivo o si se encuentra en una zona horaria diferente a la del destinatario.
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la flecha hacia abajo junto a la Enviar botón y haga clic Cronograma.
Elija de la lista predefinida o seleccione su fecha y hora preferidas para enviarlo.
5. Administra múltiples bandejas de entrada
¿Quieres ver una vista de varias bandejas de entrada?
Este truco de Gmail le permite ver sus correos electrónicos destacados, borradores y bandeja de entrada en una pantalla, lo que permite una fácil administración.
Enciéndelo haciendo clic en el botón icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccionando Varias bandejas de entrada.
También puede personalizar la pantalla y seleccionar lo que aparece, como agregar correos electrónicos de una persona específica:
6. Usa los filtros de Gmail
Los filtros de Gmail son una excelente manera de organizar su bandeja de entrada. Para acceder a los filtros, haga clic en el icono junto a la barra de búsqueda.
Funciona definiendo primero qué correos electrónicos desea filtrar en función de una variedad de criterios, como el destinatario, la línea de asunto, las palabras clave o el tamaño del correo electrónico.
Luego selecciona cómo desea que se filtren esos correos electrónicos. Las opciones incluyen Omitir la bandeja de entrada, Marcar como leído, Destacarlo, Aplicar una etiqueta, Eliminarlo, etc.
7. Búsqueda avanzada
Usar el mismo ícono en el consejo anterior le permite buscar correos electrónicos con un peine de dientes finos.
Esta es una excelente función si necesita encontrar un correo electrónico con palabras específicas, de una persona específica, o recopilar correos electrónicos no deseados para eliminarlos de una sola vez.
Una vez que haya configurado sus parámetros, los resultados se mostrarán en la ventana principal.
8. Atajos de teclado
¿Sabías que puedes activar atajos de teclado para realizar acciones específicas?
Primero, enciéndalo en el ajustes:
Y aquí hay algunos para que comiences:
- componer (c)
- Buscar correos electrónicos (/)
- Responder (R)
- Responder a todos (a)
- adelante
- Seleccionar mensajes no leídos (Shift + 8 + u)
- Archivar correos electrónicos seleccionados (e)
- Marcar los correos electrónicos seleccionados como importantes (=)
Para obtener la lista completa, utilice el atajo (Shift + ?) para ver una ventana emergente de lo que está disponible.
9. Use alias para el control refinado de la bandeja de entrada
Crear direcciones de correo electrónico de alias en Gmail tiene un montón de grandes beneficios.
Pero lo mejor es crear filtros hiperrelevantes basados en los alias que le das a diferentes sitios web.
Por ejemplo, supongamos que desea administrar mejor todos los correos electrónicos de boletines que recibe.
Simplemente puede actualizar su dirección de correo electrónico con estas listas de correo electrónico agregando el signo más + signo y la palabra “boletines” antes de @ firmar.
Como esto: [email protected]
La palabra que agregue puede ser cualquier cosa.
- Promociones
- Social
- comercializadores
- Amigos
Etcétera.
Entonces es hora de crear un filtro. Haga clic en el botón junto a la barra de búsqueda y agregue su nueva dirección de alias en el “A” campo, luego haga clic en Crear filtro:
Ahora puede marcar estos correos electrónicos como importantes, eliminarlos, aplicarles una etiqueta, enviarlos a redes sociales o promociones, o lo que desee para mantener estos correos electrónicos separados del resto.
10. Silenciar conversaciones
Las conversaciones silenciadas evitan que se muestren hilos no deseados en su bandeja de entrada. Esto es útil si ya no eres parte de la comunicación pero aún recibes los correos electrónicos.
Cuando silencia un hilo, se archiva automáticamente, lo que significa que aún puede acceder a él si lo necesita.
También puede ver las conversaciones silenciadas buscando “es: silenciado” en la barra de búsqueda.
Para silenciar una conversación, haga clic en el hilo, haga clic en el tres puntos en el panel superior y seleccione “Silenciar“.
11. Proteja la información confidencial con el modo confidencial
¿Necesita enviar datos confidenciales a un compañero de trabajo o cliente en Gmail?
Este truco de Gmail le permite establecer una fecha de vencimiento para los correos electrónicos o revocar el acceso a ellos si alguna vez lo necesita.
También evita que los destinatarios reenvíen, copien o impriman los correos electrónicos que les envíe.
Para activar el modo confidencial, haga clic en el icono de candado junto al botón enviar para ver la configuración.
Puede establecer la caducidad y también establecer un código de acceso para mayor seguridad.
12. Almacenar archivos adjuntos en Google Drive
Gmail está integrado con Google Drive, lo que significa que es fácil mover archivos a una carpeta y luego eliminar correos electrónicos para liberar su bandeja de entrada.
Simplemente coloque el cursor sobre el archivo adjunto y haga clic en el icono de unidad. Luego, muévalo a una carpeta de su elección.
Para encontrar correos electrónicos con archivos adjuntos, use el tiene apego botón que se muestra al hacer clic en el cuadro de búsqueda.
13. Traducir correo entrante
¿Necesita traducir correos electrónicos escritos en un idioma diferente?
Ningún problema.
Simplemente haga clic en el tres puntos a la derecha del correo electrónico y haga clic en “Traducir mensaje“:
Luego, elija el idioma al que desea cambiarlo:
La traducción integrada de Gmail cambiará a otro idioma en segundos.
14. Vista previa de correos electrónicos para un flujo de trabajo más rápido
Otro truco útil de Gmail que puede acelerar su flujo de trabajo es obtener una vista previa de los correos electrónicos en un panel separado.
Esto es muy útil si está cambiando entre muchos correos electrónicos o necesita responder a muchas personas durante el día.
Para encenderlo, vaya a la ajustes pantalla y haga clic en el Bandeja de entrada pestaña. Desplácese hacia abajo para Panel de lectura. Puede hacer que se muestre a la derecha de la bandeja de entrada o debajo de ella.
15. Sincroniza un CRM con Gmail
Muchas herramientas de CRM se integran con Gmail, lo que facilita la administración de las interacciones con los clientes de manera más eficiente.
La sincronización de su software de CRM favorito con Gmail proporciona acceso a las funciones de CRM dentro de su bandeja de entrada de Gmail.
Además de seguimiento de correo electrónico, gestión de contactos y clientes potenciales, gestión de tareas y actividades, automatización, colaboración en equipo y más.
Cada CRM se integra de manera diferente y va más allá del alcance de este correo electrónico. Pero puede encontrar una lista de CRM compatibles con Gmail aquí.
16. Usa Gmail sin conexión
Este pequeño truco te permite leer, responder y buscar correos electrónicos incluso cuando no tienes conexión a Internet.
Funciona almacenando los correos electrónicos en su dispositivo en segundo plano y puede establecer la cantidad de días que se sincroniza.
Todos los correos electrónicos enviados se almacenan en la carpeta Bandeja de salida y se enviarán cuando vuelva a conectarse.
17. Eliminar formato no deseado
¿Necesita eliminar el formato de un correo electrónico que está enviando?
Esta función de Gmail le permite restablecer el formato a texto sin formato con solo hacer clic en un botón.
Simplemente haga clic en el flecha hacia abajo en el componer ventana, luego haga clic en el T con un tachado a través de él:
Esto es realmente útil si ha pegado texto que tiene un formato muy alto.
18. Obtenga “Nudges” para correos electrónicos importantes
Un “Nudge” en Gmail es como un recordatorio para leer o responder correos electrónicos importantes. Aparecen después de unos días sin interacción.
Para activarlos, vaya a Ajustes > General y desplácese hacia abajo para empujones:
Seleccione ambas opciones para recibir una notificación cuando necesite responder o hacer un seguimiento de correos electrónicos importantes.
19. Crea una bandeja de entrada prioritaria
Esta función prioriza sus correos electrónicos en función de sus hábitos de lectura.
Verás lo más destacado de diferentes bandejas de entrada y te muestra los correos electrónicos según lo que es importante para ti.
Para mostrar su Bandeja de entrada prioritaria, selecciónela de la Tipo de bandeja de entrada en el ajustes desplegable.
También puede personalizar la bandeja de entrada con precisión detallada para refinar aún más lo que muestra.
A medida que interactúa con Prioritarios, Gmail aprende qué correos electrónicos son más importantes para usted, lo que convierte a Gmail en una experiencia más eficiente.
20. Agregue una firma de correo electrónico personalizada
Una firma de correo electrónico es una forma poderosa y profesional de hacer que sus correos electrónicos se destaquen de los demás.
También es útil para el destinatario, ya que puede proporcionar enlaces a sus cuentas de redes sociales, sitio web y otros detalles de contacto.
Para crear una firma de correo electrónico, diríjase a la Configuración general pestaña, desplácese hasta la Firma ajuste y haga clic en Agregar firma.
Se le pedirá que nombre su firma. Luego verá un campo donde agregará la información de la firma:
También puede configurar los valores predeterminados de su firma para que se muestren en nuevos correos electrónicos o respuestas en la configuración.
Lea también: La mejor fuente para su firma de correo electrónico
21. Manténgase organizado con etiquetas
Las etiquetas son una forma eficaz de categorizar sus correos electrónicos según el tipo, los proyectos, la importancia u otros criterios.
Son como carpetas, solo que mejores. Esto se debe a que puede agregar varias etiquetas a los correos electrónicos y no se ocultarán donde no pueda verlos.
En su lugar, las etiquetas se muestran como etiquetas adhesivas que se pueden diferenciar por color.
Luego puede hacer clic en una etiqueta en la barra lateral izquierda para ver todos los correos electrónicos en esa categoría.
22. Crea respuestas “enlatadas”
Una respuesta enlatada es una plantilla de correo electrónico que crea por adelantado, que se puede insertar en nuevos correos electrónicos o respuestas para obtener respuestas más rápidas.
Estos pueden ser beneficiosos si responde constantemente a colegas o clientes con la misma respuesta.
Para usar este truco de Gmail, primero, active la función en el ajustes desde el Avanzado pestaña.
Luego, para crear una plantilla, redacte un nuevo correo electrónico como de costumbre. Luego guárdelo haciendo clic en el tres puntos > Plantillas > Guardar borrador como plantilla > Guardar como nueva plantilla.
Ahora, puede insertar una plantilla guardada de su lista de plantillas cuando necesite enviar una respuesta enlatada.
23. Respuesta automática de Gmail
Enviar un correo electrónico automatizado puede ser extremadamente útil en una variedad de situaciones.
Por ejemplo, cuando está de vacaciones, durante el fin de semana o según una línea de asunto o un destinatario específicos.
Primero, deberá crear una plantilla o una respuesta enlatada del truco anterior.
Luego, para enviarlo automáticamente, deberá crear un filtro desde el Filtros y direcciones bloqueadas pestaña debajo ajustes.
El paso inicial es el disparador:
- Cuando una persona específica te envía un correo electrónico,
- Cuando alguien te envía un correo electrónico,
- Tiene un tema específico o palabras clave,
- Etcétera…
Hacer clic Crear filtro y seleccione Enviar plantilla y elige la plantilla que creaste.
Ahora el correo electrónico se enviará automáticamente según el activador que elija.
Lea también: ¿Cuándo es el mejor momento para enviar correos electrónicos fríos?
24. Más estrellas, más organización
¿Sabías que hay más estrellas disponibles que la única estrella amarilla?
Hay 12 estrellas disponibles, algunas de las cuales ni siquiera son estrellas sino exclamaciones, signos de interrogación y otros íconos.
Puede usar la estrella predeterminada como referencia para lo que quiera. A menudo destaco correos electrónicos que quiero leer en una fecha posterior.
Se pueden usar otras estrellas para resaltar un propósito diferente.
Es una forma rápida de marcar los correos electrónicos con un ícono para poder identificar qué debes hacer con ellos.
Por ejemplo, uso el signo de interrogación morado en los correos electrónicos de los que no estoy seguro y que podrían necesitar mi atención más adelante. Y uso el signo de exclamación rojo para marcar los correos electrónicos de los que quiero cancelar la suscripción y eliminarlos de mi bandeja de entrada.
Aquí se explica cómo usarlos.
Navegar a la general pestaña de configuración en el ajustes página y desplácese hacia abajo hasta la Estrellas sección:
A continuación, arrastre las estrellas que desee a la En uso línea y haga clic ahorrar al final de la página.
Para marcar un correo electrónico con una estrella diferente, haga clic en el botón de estrella y siga haciendo clic hasta llegar al que desea.
25. Consigue la bandeja de entrada cero
Este podría ser el logro más deseado en la sociedad moderna. Al menos para aquellos con la necesidad de un rendimiento óptimo.
Si no lo sabía, bandeja de entrada cero es el término utilizado para tener cero correos electrónicos en su bandeja de entrada al final de cada día.
El uso de algunos de los consejos de este artículo puede ayudarlo a administrar mejor los correos electrónicos y, potencialmente, facilitar la cancelación de la suscripción y la eliminación de los correos electrónicos que ya no necesita.
Pero hay una forma más sencilla, que es archivarlos todos.
Archivar correos electrónicos es una forma de decir que leí o actué en este correo electrónico, por lo que ya no lo necesito, pero no quiero eliminarlo.
Puede archivar toda su bandeja de entrada, lo que le dará un espacio completamente limpio, y luego acceder a ellos en la bandeja de entrada de Todos los correos.
Para archivar todo, haga clic en el controlar cuadro en la parte superior, luego haga clic en el texto “Seleccionar todas las X conversaciones en Primaria“.
¡Sí, eso es más de 10,000 correos electrónicos que necesito organizar!
Haga clic en el archivo botón para limpiar su bandeja de entrada:
Si está utilizando las promociones y las bandejas de entrada sociales, deberá hacer lo mismo con estas.
Cuando reciba nuevos correos electrónicos, será mucho más fácil de administrar.
¡Buena suerte!
Hacks de Gmail en el cierre
Ahí tienes. Una enorme lista de hacks de Gmail que te mantendrán ocupado pero te ahorrarán tiempo a largo plazo.
Muchos de estos consejos mejorarán su experiencia con Gmail, acelerarán el flujo de trabajo y, en última instancia, harán que su bandeja de entrada sea mucho más divertida si es posible.
Para ahorrarle aún más tiempo, consulte nuestra publicación sobre los mejores servicios de reenvío de correo electrónico. Estos son muy útiles si tiene varias direcciones de correo electrónico que desea usar en una sola cuenta.
