Estás leyendo la publicación: 3 consejos sobre cómo leer un presupuesto de forma eficaz
Cómo leer un presupuesto
Hacer un presupuesto es un gran paso adelante para garantizar una gestión financiera responsable. Tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si eres autónomo, elaborar un presupuesto es fundamental.
Ahora que has hecho un presupuesto fantástico, ¿qué sigue?
Tu próxima pregunta debería ser cómo leer un presupuesto de manera efectiva!
No importa si está presentando las finanzas de la empresa a los accionistas o ampliando su negocio independiente. Leer el presupuesto de forma eficaz inspirará confianza en sus habilidades presupuestarias.
Otro beneficio de leer el presupuesto de forma eficaz es que puede detectar problemas a tiempo. De esa manera, podrá actuar para corregir el presupuesto antes de que cualquier problema se vuelva significativo.
Cómo leer un presupuesto
Su presupuesto operativo puede incluir muchos datos financieros. Esto se debe a que un buen presupuesto muestra cada centavo de los ingresos y gastos reales. Tres de las columnas más importantes son:
- Gasto previsto
- Gasto real
- Por encima o por debajo del presupuesto
Siéntase libre de llamar las columnas de su presupuesto como desee, pero estas tres serán esenciales para dictar sus acciones en cada año fiscal. Gastar demasiado significa que serán necesarios recortes. Si gasta menos de lo esperado, eso podría significar que hay dinero disponible para gastar en otra parte.
Comprender estas tres columnas significa que sabe qué verificar en los datos de su presupuesto anual.
Gasto previsto
La planificación para el próximo año implicará calcular sus gastos previstos. Si tiene un negocio, sabrá de años anteriores lo que ha gastado en costos de personal, existencias, equipos y cualquier otra cosa. Utilice estas cifras para predecir el próximo año.
¿Debería ajustar el gasto a la inflación?
Usar las cifras del año pasado para el gasto previsto es una buena guía, pero puede que no sea un costo fijo. Inflación significa que el costo de la mayoría de las cosas aumenta cada año. Podrías dejar las cifras como están o agregar un porcentaje para tener en cuenta la inflación.
Una forma de decidir el aumento es observar los gastos de los últimos años y verificar el aumento de cada año. Ahora calcule ese porcentaje y agréguelo a los planes de gastos de este año.
, en el año 1 su gasto total fue de $10 000. El año 2 fue de $7,500. Eso es un aumento de $2,500 o aproximadamente 33%. Eso significa que podría agregar $3,300 (33% de $10,000) a los planes de gastos de este año. Su gasto total previsto es ahora de $13,300.
Gasto real
¡El gasto real es exactamente como parece! En esta columna encontrarás las cifras exactas de cada gasto.
Tendrás gastos variables y gastos fijos en cada período presupuestario. Registrar todos los gastos con precisión ayuda a garantizar que se pueda explicar cualquier variación en el presupuesto.
Al final de cada año fiscal, los gastos mensuales se pueden comparar con el monto presupuestado. Verificar estas cifras ayudará a la hora de elaborar la propuesta de presupuesto para el próximo año fiscal.
Por encima o por debajo del presupuesto
Verificar el presupuesto cada mes es importante para asegurarse de que los gastos vayan por buen camino. Dirigir un negocio exitoso requiere vigilar de cerca cada centavo gastado.
La columna Más/Menos también puede denominarse Varianza, pero es lo mismo. Esta es la columna que le muestra si se ha excedido o no de su presupuesto.
Si los gastos mensuales superan el presupuesto, ¿qué podría significar esto? Podría significar que los costos se han disparado fuera de control; ahora es necesario descubrir por qué. ¿Es este un aumento permanente? ¿Un hecho aislado? ¿Puede la empresa gestionar los costes adicionales? ¿Será necesario trasladar los costos a los clientes?
Un presupuesto que no se gasta lo suficiente también podría ser un problema. Ahorrar dinero es fantástico, por supuesto, pero si el plan fuera gastarlo esto podría indicar un problema. ¿El proyecto está retrasado? ¿Se están tomando atajos?
¿El ingreso mensual fue menor de lo esperado? Esto podría significar que las facturas no están pagadas y es necesario realizar un seguimiento. Asegurarse de que se recauden todos los ingresos esperados es tan importante como comprobar que las facturas no superen lo esperado.
Todas estas preguntas y más necesitarán respuesta cuando su presupuesto esté por encima o por debajo.
Cosas que debe incluir un buen presupuesto
Un buen presupuesto deberá incluir todas las transacciones financieras. Montos, fechas y el motivo del gasto son los datos mínimos que incluirá un buen presupuesto.
Ingreso
Los ingresos de todas las fuentes deben incluirse en el presupuesto. Se necesitan informes precisos tanto para el IRS como para que su presupuesto muestre cifras precisas.
¿Al revisar el presupuesto los ingresos coinciden con el monto esperado? Si es menor de lo esperado, ¿significa esto que las facturas no están pagadas?
Verificar que la columna de ingresos coincida con las ganancias esperadas es esencial para detectar facturas impagas. Asegurarse de que los pagos se reciban según lo programado también es esencial para una buena gestión del flujo de caja.
Gastos
Cada gasto debe estar incluido en su presupuesto. Los propietarios de pequeñas empresas y los autónomos deberán incluir todos los costos asociados con el negocio. Esto podría incluir la compra de acciones, equipos, el pago del personal o el alquiler de locales.
También deberá contabilizar cualquier pago de deuda que deba pagarse. La deuda de la tarjeta de crédito debe pagarse a tiempo. La falta de pago podría significar que su puntaje crediticio esté arruinado.
Las empresas que no tienen un fondo de emergencia al que recurrir a menudo dependen del crédito cuando el flujo de caja es limitado. Un buen puntaje crediticio significa que puede obtener dinero en su cuenta bancaria cuando sea necesario. Esto significa que aún puede pagar a los proveedores, al personal o comprar más existencias cuando los tiempos sean difíciles.
Otro
Los ingresos y los gastos son columnas sencillas de entender. Estos son costos tangibles que puedes calcular y agregar a tu presupuesto. A veces, sin embargo, tiene gastos desconocidos o inesperados que deben incluirse.
Los costes extraordinarios son un buen ejemplo de ello. Es posible que sea necesario comprar muebles, software nuevo u otros equipos inesperadamente durante el año. Si se trata de una compra única, agréguela a la columna Otros de su presupuesto.
Los gastos inesperados durante el año significarán que su presupuesto propuesto variará de su informe presupuestario final. Registrar estos gastos significa que puede ver en su estado financiero por qué su ingreso neto es menor de lo esperado.
Cómo hacer un presupuesto eficaz
Hacer un presupuesto eficaz seguirá un proceso similar, ya sea que sea una empresa multimillonaria o un profesional independiente que busca crecer.
Primero, debes preparar el presupuesto. Usando software especializado como Libros rápidos ¡Hacer esto suele ser mejor que lápiz y papel! Elija una increíble herramienta de elaboración de presupuestos entre las muchas disponibles en línea. Encuentre uno que funcione para usted y le quitará gran parte del arduo trabajo.
Al presentar un presupuesto a otras personas, asegúrese de resaltar los puntos clave. El gasto previsto, el gasto real y el gasto excesivo o insuficiente son áreas que a menudo se consideran más importantes.
Las ayudas visuales suelen facilitar la comprensión de los presupuestos. Utilice cuadros y gráficos cuando presente datos a otros o incluso solo para usted mismo.
Si hay algún problema en el presupuesto, como gastos inesperados. Tenga respuestas listas sobre cómo se manejarán en el futuro.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo hacer si aparecen cantidades inusuales de ingresos o gastos?
Si las cifras no coinciden, esto podría significar que las estimaciones anteriores fueron demasiado bajas o demasiado altas. Sin embargo, si la diferencia es significativa, podría ser una señal de actividad fraudulenta.
Asegúrese de verificar todas las diferencias de más del 10 % para asegurarse de que nadie con acceso a las cuentas no esté robando de su empresa.
Soy autónomo, ¿debería igualmente hacer un presupuesto?
¡Sí! Todo el mundo debería elaborar un documento presupuestario, ya que es la mejor manera de lograr una meta financiera, una meta de ahorro y controlar los hábitos de gasto.
Como autónomo, puedes incluir los gastos de manutención como parte de tu planificación financiera. Asegúrese de dejar claras todas las secciones de su informe de presupuesto para saber qué gastos mensuales son para finanzas personales y cuáles para su presupuesto comercial.
