Estás leyendo la publicación: 5 plantillas de divulgación por correo electrónico de planificación de eventos para usar en 2023
Se necesitan diferentes estrategias de correo electrónico para diferentes campañas para cada oportunidad de negocio.
Sin embargo, puede ser una pérdida de tiempo y motivación redactar estos correos electrónicos a mano.
Como sabrá, uno de los factores más importantes para convencer a los asistentes potenciales de que se inscriban en un evento de este tipo es el nivel de personalización incluido en los correos electrónicos de invitación que se les envían.
Según las estadísticas, alrededor del 78 % de los profesionales del marketing ya utilizan el correo electrónico para la comunicación personalizada.
Hoy lo guiaremos a través de las formas correctas de incluir correos electrónicos de planificación de eventos en su estrategia comercial y qué incluir al elaborarlos.
Además, obtendrá las 5 mejores plantillas de difusión por correo electrónico de planificación de eventos para usar en sus futuras campañas por correo electrónico.
¡Empecemos!
¿Qué es el alcance por correo electrónico de planificación de eventos?
Divulgación por correo electrónico es una estrategia utilizada en la planificación de eventos para llegar a clientes potenciales, socios u otras partes interesadas para promover un próximo evento.
Puede utilizar este tipo de difusión por correo electrónico para aumentar el conocimiento del evento, generar interés en asistir y construir relaciones con posibles asistentes o patrocinadores.
Además, los correos electrónicos de planificación de eventos son una excelente manera de coordinar la logística y confirmar los detalles con los involucrados en el evento.
Escribir tales correos electrónicos generalmente incluye detalles como la fecha, hora, lugar y otra información pertinente relacionada con el evento.
También pueden contener solicitudes de cotizaciones, estimaciones y más.
¿Cuándo enviamos correos electrónicos de planificación de eventos?
Al enviar correos electrónicos de planificación de eventos, debe dar a los proveedores y lugares tiempo para prepararse para el evento y permitir que los asistentes tengan suficiente tiempo para responder.
Por lo tanto, sería mejor si desea enviar sus correos electrónicos de planificación de eventos por lo menos con un mes de anticipación.
¿Cuáles son los beneficios del alcance por correo electrónico de planificación de eventos?
El alcance por correo electrónico de planificación de eventos ofrece varios beneficios, que incluyen:
🎯Mayor eficiencia — Le permite comunicarse rápida y fácilmente con múltiples proveedores y lugares para encontrar las mejores tarifas y servicios.
🎯Ahorro de costos — Permitirle comparar cotizaciones y encontrar la mejor oferta comunicándose con múltiples proveedores.
🎯Organización mejorada — Ayudarlo a mantenerse organizado y realizar un seguimiento de todos los detalles relacionados con el evento.
🎯Comunicación mejorada — Asegúrese de que todos los involucrados en el evento estén en sintonía y al tanto de cualquier cambio o actualización.
Y antes de saltar a nuestra lista de las 5 mejores plantillas de divulgación para la planificación de eventos, primero verifiquemos qué incluir al escribirlas.
Lista de verificación de correo electrónico de planificación de eventos [+ Examples]
Los patrones estándar se aplican a la mayoría de los correos electrónicos. Eso significa crear líneas de asunto que llamen la atención, escribir cuerpos de correo electrónico atractivos e incluir un claro llamado a la acción.
En esta sección, hablaremos sobre los detalles más refinados que debe incorporar para sus correos electrónicos de planificación de eventos, que variarán según su relación con el destinatario del correo electrónico.
Nota:
¡Vamos a empezar!
1. El propósito del evento y su resultado esperado✔️
Al planificar un evento por correo electrónico, es crucial delinear sus objetivos y resultados. Esto asegurará que todos los asistentes estén en la misma página y trabajando hacia un objetivo común.
Además, el factor más crítico para determinar si sus destinatarios están interesados o no en asistir al evento es la transparencia de la información proporcionada, como el propósito del evento.
2. La fecha, hora y ubicación del evento✔️
Incluir información pertinente en la invitación por correo electrónico, como la ubicación, la fecha y la hora del evento, es el segundo aspecto más crucial de los correos electrónicos de planificación de eventos.
3. Una Agenda Detallada de Actividades y Ponentes✔️
Al planificar un evento, es esencial incluir una agenda detallada de actividades y oradores en un correo electrónico para todos los involucrados.
El cronograma establece las personas que estarán presentes, los temas que se tratarán y los horarios en los que se llevarán a cabo los diversos eventos.
Esto permite a todos planificar en consecuencia y garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Además, ayuda a promover el sentido de organización y fomenta la participación activa de todos.
4. Una lista de suministros y equipos necesarios✔️
Un correo electrónico de planificación se beneficiaría de incluir una lista de suministros y equipos necesarios por varias razones.
Puede ayudar a garantizar que nada se olvide y que todo se tenga en cuenta.
También puede ayudar a agilizar el proceso de planificación de eventos porque todos los artículos necesarios se pueden identificar y pedir con anticipación.
Asimismo, al asegurarse de que solo se compran o alquilan los artículos esenciales, tener una lista de suministros y equipos puede ayudar a controlar los costos.
5. El presupuesto del evento y detalles sobre cómo se financiará✔️
Puede asegurarse de que todos los involucrados entiendan claramente los costos asociados con el evento y de dónde proviene el dinero al incluir información sobre cómo se financiará el evento.
Incluir dicha información en sus correos electrónicos también puede ayudar a evitar malentendidos o disputas en el futuro.
6. Una cronología de tareas y plazos✔️
Es útil incluir una línea de tiempo de tareas y plazos en un correo electrónico para planificar un evento para que las personas puedan manejar las cosas con anticipación.
Ofrece un marco en el que todos pueden trabajar y mantiene a las personas en el buen camino.
Además, se puede utilizar para recordar a las personas sus obligaciones y delegar tareas.
Además, tener una cronología de tareas y plazos permite que todos vean el progreso del proceso de planificación del evento.
7. Información de contacto de cualquier proveedor o socio involucrado en el evento✔️
Incluir la información de contacto de los proveedores o socios involucrados en los correos electrónicos de planificación de eventos para que todos sepan a quién contactar si tienen preguntas o inquietudes.
Esa información también ayuda a agilizar la comunicación para que todas las partes obtengan actualizaciones que puedan ocurrir durante el proceso de planificación.
Asimismo, incluir información de contacto garantiza que todas las partes involucradas tengan la información necesaria y que cualquier problema que surja se aborde de manera rápida y eficiente.
8. Una invitación al evento con un llamado a la acción✔️
El propósito de la invitación al evento y la llamada a la acción en los correos electrónicos de planificación de eventos es lograr que las personas se registren en el evento.
Una “llamada a la acción” es una solicitud directa para que el lector realice algún tipo de acción, como visitar un enlace, registrarse en algo o comprar algo.
Al incluir un llamado a la acción en sus correos electrónicos, puede aumentar la probabilidad de que las personas realicen la acción deseada.
Además, puede ayudar a atraer más tráfico a su sitio web, lo que puede generar mayores ventas e ingresos.
9. Una Encuesta o Cuestionario de Seguimiento para Medir el Éxito del Evento✔️
La inclusión de una encuesta o cuestionario de seguimiento proporciona comentarios de los asistentes sobre cómo fue el evento y qué se podría mejorar para eventos futuros.
La encuesta o cuestionario debe cubrir temas como la satisfacción general con el evento, qué tan bien se cumplieron los objetivos del evento y qué aspectos necesitan mejorar.
Esta retroalimentación se puede usar para planificar eventos futuros de manera más efectiva.
Además, los resultados de la encuesta se pueden utilizar para proporcionar evidencia del éxito del evento a los patrocinadores, financiadores y otras partes interesadas.
Las 5 mejores plantillas de difusión por correo electrónico de planificación de eventos para usar en 2023
1. Promoción de su plantilla de correo electrónico de Keynote
Si va a utilizar el correo electrónico para promocionar su discurso principal, asegúrese de darle a su audiencia una razón clara y convincente para asistir.
Proporcione detalles sobre el evento, como quién hablará y quién patrocina, así como un enlace a la página de registro.
Además, asegúrese de incluir un llamado a la acción en la descripción de su evento y anime a los lectores a tomar medidas y registrarse.
2. Plantilla de correo electrónico de anuncio de conferencia
Los correos electrónicos de anuncios de conferencias son una excelente manera de informar a las personas sobre los próximos eventos.
Puede usar esta plantilla para enviar invitaciones, recordatorios y actualizaciones a posibles asistentes.
3. Plantilla de correo electrónico de seminario web
Puede utilizar una plantilla de correo electrónico de seminario web para promocionar un próximo seminario web entre posibles asistentes.
Proporcione más información sobre el seminario web, comparta la agenda del seminario web y anime a las personas a registrarse para el seminario web.
También puede usar una plantilla de correo electrónico de seminario web después del seminario web para agradecer a los asistentes, proporcionar información de seguimiento y ofrecer descuentos o bonificaciones especiales.
4. Plantilla de correo electrónico de invitación exclusiva
Los correos electrónicos de invitación exclusivos son una excelente manera de dirigirse a un grupo específico de personas que probablemente estén interesadas en lo que ofrece.
Además, pueden ayudarlo a crear una sensación de urgencia y exclusividad en torno a un evento o lanzamiento de producto.
En comparación con una campaña de correo electrónico más general, los correos electrónicos de invitación exclusivos pueden ayudar a aumentar las tasas de participación y conversión.
5. Plantilla de correo electrónico de invitación al evento
Correos electrónicos utilizados para invitaciones a eventos que puede usar para invitar a los destinatarios a cualquier tipo de evento, incluida una boda, una conferencia de negocios, una presentación de premios o una fiesta de cumpleaños.
Estos correos electrónicos suelen contener información sobre el evento, incluida la fecha, la hora, el lugar y cualquier otro detalle pertinente.
Además, asegúrese de incluir un llamado a la acción y pídale al destinatario que confirme su asistencia o un enlace a un formulario de confirmación de asistencia en línea.
Bonificación: escriba nuevos correos electrónicos de planificación de eventos sin plantillas
Las plantillas son una excelente manera de tener a mano una versión lista para enviar de los correos electrónicos de planificación de eventos.
El complemento de reescritura de TextCortex ofrece dicha funcionalidad.
Todo lo que necesita hacer es escribir su conclusiones principales en forma de viñetas, resáltalasy elija el ‘Viñeta a correo electrónico‘ característica del menú.
En cuestión de segundos obtendrá su borrador de correo electrónico listo para enviar, que puede modificar aún más combinando otras características convenientes como reescritura, tono, autocompletado, expansión y más.
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