Estás leyendo la publicación: 6 consejos de gestión de proyectos para hacer las cosas
Esta lista de seis consejos de administración de proyectos seguramente lo ayudará a eliminar los proyectos que generan ingresos para su negocio.
Transcripción:
Comenzar un gran proyecto puede parecer intimidante, especialmente si está a cargo de mantener las cosas en movimiento. Estamos aquí para ayudarlo a eliminar esos proyectos grandes y aterradores y convertirse en un gerente de proyectos que aplasta los objetivos.
Da la casualidad de que los objetivos son el tema de nuestro primer consejo de gestión de proyectos.
1. Define tus objetivos
Todo proyecto necesita metas. Cuando defina lo que quiere lograr, le resultará más fácil descubrir cómo llegar allí.
Es posible que desee considerar el uso del marco de objetivos SMART para su proyecto. Este enfoque se enfoca en establecer metas que son:
- Específicos, lo que significa que son lo suficientemente detallados para explicar exactamente lo que quieres
- Medible, lo que significa que su éxito puede evaluarse con ciertas métricas
- Alcanzable, lo que significa que tiene expectativas realistas de lo que puede lograr
- Relevante, lo que significa que sus metas se alinean con los objetivos generales de su empresa
- Con límite de tiempo, lo que significa que tiene una línea de tiempo para cuando se deben completar sus objetivos
Sin embargo, no te guardes estos objetivos para ti. Todos los que trabajan en un proyecto deben saber en qué está trabajando para que puedan asegurarse de que sus contribuciones se alineen con su visión.
Además, tener un diálogo abierto con las personas de su equipo les brinda la oportunidad de compartir lo que creen que es posible para su parte del proyecto, lo que le permite planificar en consecuencia.
2. Trabaja al revés
La gestión exitosa de proyectos comienza con el resultado final. Si tiene una meta para su proyecto, puede trabajar hacia atrás para desglosar los pasos que lo llevarán a la meta.
Supongamos que desea lanzar una campaña de publicidad en video en YouTube. Definitivamente necesitarás un video. El video debe agregarse a YouTube. Si seguimos por ese camino, necesitarás a alguien para hacer el video.
Analicemos eso aún más. Necesitará a alguien para planificar el video, coordinar con un actor, escribir un guión, filmar el video y editar el producto terminado. En el lado publicitario de las cosas, debe calcular su presupuesto, decidir la orientación de la audiencia y escribir una copia.
Puede expandir cada uno de los pasos individuales en este ejemplo para que tengan aún más detalles.
Una vez que haya trabajado en todo, el gran proyecto aterrador se sentirá como una serie manejable de tareas que usted y su equipo pueden abordar.
3. Gestionar las expectativas
Has fijado tus objetivos. Ahora apégate a ellos. Y no prometas cosas imposibles solo para complacer a la gente. Nadie se sentirá feliz cuando no cumpla con una fecha límite o no alcance sus objetivos.
Comunique el cronograma y las capacidades de su equipo a todas las partes interesadas de su proyecto. Sea honesto, pero cortés, si alguien tiene expectativas poco realistas.
Como gerente de proyectos, le beneficia a usted y a las personas con las que trabaja tener en cuenta los horarios de todos. Es probable que su proyecto no sea lo único que todos tienen en sus platos. Ignorar las responsabilidades de otras personas y presionarlas demasiado puede provocar agotamiento y falta de motivación, lo cual no es bueno para nadie.
Todos se sentirán mejor si respetas su tiempo y comunicas lo que puedes lograr de manera realista. Esto incluye tener en cuenta los problemas que pueden surgir a lo largo del proyecto.
4. Documenta todo
Tener recursos documentados sigue siendo esencial para la gestión eficaz de proyectos.
¿Celebrar una reunión? Toma nota. ¿Quieres que las personas completen una tarea de cierta manera? Escriba las direcciones. ¿Necesita cumplir con ciertos estándares de la marca? Haz una guía de estilo.
Cuanta más documentación tenga para su proyecto, menos preguntas tendrá que responder y más seguro puede estar de que todos están en la misma página.
No olvides hacer plantillas también. Si nota que las tareas se repiten una y otra vez, es posible que desee crear una plantilla. Si, por ejemplo, alguien está agregando páginas a un sitio web y todas son similares, cree una plantilla de página para que no tengan que crear algo desde cero cada vez que agregan una página.
Cuando documenta todo, crea una biblioteca de recursos a la que su equipo puede consultar cada vez que necesite información, lo que hace que su trabajo sea mucho más eficiente.
5. Haz preguntas
Si solo recuerda uno de los consejos de planificación de proyectos en este video, aunque espero que recuerde más de uno, recuerde hacer preguntas, sin importar cuán pequeñas o intrascendentes crea que son. Si lo estás pensando, es muy probable que alguien más también lo esté pensando.
Anime a su equipo a hacer preguntas. Quiere asegurarse de que todos entiendan el proyecto y sus responsabilidades. No hay vergüenza en obtener un poco de claridad.
Las preguntas lo ayudan a usted, a su equipo y a cualquier otra persona involucrada en el proyecto a convertirse en mejores comunicadores.
Supongamos que su equipo ha finalizado un proyecto importante y tiene la tarea de programar una gran reunión con todos los líderes de su empresa. Reservas una gran sala de conferencias y pides unos bocadillos. Llega el día de la reunión y el líder de su equipo pregunta dónde está la cámara web para las personas que no están en la oficina. No tienes uno listo porque nunca preguntaste: “¿Estarán todos en la oficina?” Una sola pregunta puede ahorrarles mucho estrés a todos.
6. Usa una herramienta de gestión de proyectos
Último en esta lista de consejos de gestión de proyectos, invierta en herramientas de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos le brinda la capacidad de realizar un seguimiento de varios proyectos en el mismo lugar. Según la herramienta que utilice, puede cargar archivos, configurar listas de tareas pendientes, asignar tareas a los miembros del equipo, comentar hilos relacionados con su proyecto y más.
Con todo en un solo lugar, tendrá un flujo de trabajo más organizado y menos caótico, especialmente si trabaja en varios proyectos a la vez o tiene algo más complejo en preparación.
Una simple hoja de cálculo puede mantenerlo organizado inicialmente, pero es posible que desee considerar una herramienta dedicada si cree que una hoja de cálculo no satisface sus crecientes necesidades.
Consejo de bonificación. Asóciese con una agencia de marketing digital como WebFX si está buscando un equipo de gerentes de proyecto para ayudarlo con sus esfuerzos de marketing.
Y eso es todo lo que tengo para ti en este video. Antes de ir, este es su recordatorio regular para suscribirse a nuestro canal de YouTube y nuestro boletín informativo por correo electrónico, Revenue Weekly, para obtener información de marketing digital de nuestros expertos. Puede encontrar el enlace a Revenue Weekly en la descripción del video.
¡Ahora sal y gestiona esos proyectos como el jefe que eres!
