Estás leyendo la publicación: Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en sencillos pasos
Archivar correos electrónicos en Outlook es una de las formas más efectivas de lidiar con la sobrecarga de correo electrónico. Archivar también puede ser una forma útil de mantener limpia su bandeja de entrada, ya que mueve los mensajes de la bandeja de entrada a otra carpeta sin eliminarlos.
Si bien esto funciona como eliminar, no le permite recuperar mensajes más adelante. Le da más control sobre la gestión de su bandeja de entrada que simplemente borrar todo lo que llega a diario. Archivar su correo electrónico es importante para hacer la mejor negocio en linea.
Aquí el resumen de cómo archivar correos electrónicos en Outlook en diferentes dispositivos
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en Android
Para archivar correos electrónicos en Outlook en un dispositivo Android, puede hacer lo siguiente:
- Abra la aplicación de Outlook en su dispositivo Android.
- Vaya a la carpeta que contiene los correos electrónicos que desea archivar.
- Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar tocando la marca de verificación a la izquierda del correo electrónico.
- Toque los tres puntos verticales en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Toca “Archivar” en el menú.
Alternativamente, también puede deslizar hacia la izquierda en el correo electrónico y luego tocar Archivar.
Tenga en cuenta que estos pasos pueden variar según la versión de la aplicación de Outlook que esté utilizando en su dispositivo Android.
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en iPhone
Para archivar correos electrónicos en Outlook en un iPhone, puede hacer lo siguiente:
- Abre la aplicación de Outlook en tu iPhone.
- Vaya a la carpeta que contiene los correos electrónicos que desea archivar.
- Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar tocando la marca de verificación a la izquierda del correo electrónico.
- Toque el botón “Mover” en la parte inferior de la pantalla.
- Seleccione “Archivar” de la lista de opciones.
Alternativamente, también puede deslizar hacia la izquierda en el correo electrónico y luego tocar Archivar.
Tenga en cuenta que estos pasos pueden variar según la versión de la aplicación de Outlook que esté utilizando en su iPhone.
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en Windows
Para archivar correos electrónicos en Outlook en una computadora con Windows, puede hacer lo siguiente:
- Abra Outlook y navegue a la carpeta que contiene los correos electrónicos que desea archivar.
- Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda del correo electrónico.
- Haga clic en la pestaña “Archivo” en la esquina superior izquierda de la ventana de Outlook.
- Haga clic en “Herramientas de limpieza” y luego haga clic en “Archivar”
- En la ventana Archivar, puede elegir archivar todas las carpetas de acuerdo con su configuración de Autoarchivar o puede elegir una carpeta específica y establecer una fecha para archivar
- Haga clic en “Aceptar” para archivar los correos electrónicos seleccionados.
Alternativamente, también puede hacer clic con el botón derecho en los correos electrónicos seleccionados y luego seleccionar “Mover” > “Archivar” en el menú.
Tenga en cuenta que estos pasos pueden variar según la versión de Outlook que esté utilizando.
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook en Mac
Para archivar correos electrónicos en Outlook en una Mac, puede hacer lo siguiente:
- Abra Outlook y navegue a la carpeta que contiene los correos electrónicos que desea archivar.
- Seleccione el correo electrónico o los correos electrónicos que desea archivar haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda del correo electrónico.
- Vaya al menú “Archivo”, seleccione “Limpiar” y luego “Limpiar carpeta y subcarpetas”
- Seleccione la carpeta que desea archivar y haga clic en el botón “Limpiar”.
Alternativamente, también puede hacer clic con el botón derecho en los correos electrónicos seleccionados y luego seleccionar “Mover” > “Archivar” en el menú.
Tenga en cuenta que estos pasos pueden variar según la versión de Outlook que esté utilizando en su Mac.
Además, también puede habilitar la función Autoarchivar en Outlook para Mac, que archivará automáticamente sus correos electrónicos según el período de tiempo que haya establecido. Puede habilitar esta función yendo a “Outlook”> “Preferencias”> “Archivos”.
Pasos para archivar correos electrónicos
Antes de archivar correos electrónicos en Outlook, hay muchos pasos que debe seguir. Esto incluye crear carpetas, seleccionar el correo electrónico que necesita archivar, etc. Discutiremos estos pasos uno por uno aquí.
hacer una carpeta
Si ha decidido archivar sus correos electrónicos de Outlook, debe crear una carpeta que los contenga. Crear una carpeta es el primer paso hacia esta acción. Carpeta no solo le brinda un fácil acceso, sino que también le permite encontrar rápidamente el correo electrónico correcto sin mucho esfuerzo.
El beneficio de crear una carpeta es navegar y mover rápidamente correos electrónicos o archivos a un lugar específico o designado. Esta acción ayuda a ahorrar tiempo cuando está en movimiento y necesita extraer o ver correos electrónicos rápidamente.
Seleccione los correos electrónicos que desea archivar
El segundo paso es seleccionar los correos electrónicos que creas que son esenciales; por lo tanto, deben estar en la carpeta. El beneficio de la selección es que puede elegir un correo electrónico específico escribiendo el nombre del remitente, la organización, etc., en la columna de búsqueda. Después de aplicar los filtros, se completará el resultado deseado.
Seleccione por fecha, hora o importancia del contenido al azar, luego haga clic en el botón derecho del mouse o trackpad de su computadora. Esto le permitirá mover estos correos electrónicos a la carpeta designada que haya elegido. Cuando haga clic en “Aceptar”, toda la selección de correos electrónicos se moverá a la carpeta de archivo.
Un punto importante a recordar es que una vez que haya movido su correo electrónico, no hay vuelta atrás. Puede eliminar el correo electrónico en su carpeta archivada, pero nunca volverá a su carpeta de bandeja de entrada original. Un consejo es mover los correos electrónicos críticos que deben archivarse de manera constante.
Agregar/Eliminar periódicamente correos electrónicos archivados
El último paso es actualizar la carpeta según tus necesidades periódicamente. Si un correo electrónico que archivó hace un año ahora no tiene ningún propósito, puede eliminarlo para despejar el espacio para los importantes. Por ejemplo, ha archivado los correos electrónicos de su empleador, pero si renunció o se unió a una nueva organización, elimine esos archivos.
Simplemente agregar los correos electrónicos en archivados y eliminar ninguno causará problemas a largo plazo. Sus correos electrónicos archivados se apilarán uno sobre el otro, y encontrar el correcto llevará mucho tiempo. Entonces, al igual que tirar ropa vieja e inútil, su correo electrónico archivado solo debe llenarse con los relevantes.
Conclusión
Así que estas son las formas más comunes y fáciles de usar por todos. Saber cómo archivar correos electrónicos en Outlook es imprescindible si no está familiarizado con ellos. Hemos desglosado esta información en pasos pequeños y manejables para que pueda entenderlos bien. Si tiene algún comentario o pregunta, escriba en la sección de comentarios a continuación.
