Cómo construir una suite tecnológica integral en el software de facturación

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Las pequeñas empresas de hoy ya no pueden debatir los méritos de implementar tecnología en su organización: la decisión se ha tomado por ellos. Un conjunto de software de soporte les ayuda a crecer y operar a mayor escala, además de optimizar las operaciones actuales para lograr eficiencia. Pero, la decisión sobre por dónde empezar puede ser desalentadora. Tal vez no estén listos para un CRM completo o simplemente aún no sepan lo que necesitan.

Para las pequeñas empresas en un estado de incertidumbre, considere la humilde pieza de software de facturación que, gracias a los desarrollos en automatización y funcionalidad, puede manejar muchas más tareas de una empresa que simplemente recibir pagos. Aquí hay más sobre lo que es posible:

Lealtad a la marca

A primera vista, una pieza de software que ayuda a las empresas a generar facturas se siente menos esencial que una que ayuda con el trabajo en sí. Pero no pase por alto lo que podría ser la base del marketing de una empresa. El software de facturación ofrece numerosos puntos de contacto con el cliente, durante los cuales las empresas pueden reforzar la marca y los mensajes, o intervenir en el proceso y brindar el servicio.

Cuando las empresas están configurando su nueva pieza de software de facturación, deberían considerar comenzar por construir el portal orientado al cliente. Aquí es donde los clientes pueden visitar, en su propia línea de tiempo, para manejar los pagos pendientes o hacer ajustes a los procesos. Muchas plataformas de facturas ofrecen personalización de código bajo para que los no desarrolladores puedan ajustar la apariencia de la página, insertar gráficos de la empresa y modificar los mensajes para estar en línea con el sonido de la empresa en otros lugares.

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La misma metodología debe aplicarse a los recordatorios. Dentro del software, las empresas y los clientes pueden configurar pings automáticos para solicitar pagos atrasados. Cuando esas alertas llegan discretamente y dentro de la marca establecida de una marca, sirven como recordatorios de la existencia de la marca e invitan a interactuar con los clientes más allá de los pagos.

Las empresas que buscan escalar esta táctica podrían invitar a los clientes al sistema en la etapa más temprana, a veces, incluso antes de que sean oficialmente clientes. Al permitir que estos potenciales ingresen su propia información en el sistema y acepten o rechacen cotizaciones, las empresas les ofrecen un poco de autonomía y personalización que los distingue de inmediato de otras empresas que podrían operar de una manera más rudimentaria.

Crecimiento sostenible

El crecimiento organizacional está integrado en la base del software de facturación. Las pequeñas empresas requieren una gran cantidad de datos para mejorar, pero la recopilación de datos puede ser complicada, especialmente si una empresa más nueva comienza desde cero.

Las empresas deben considerar el uso de un software de facturación para sentar las bases para la recopilación continua de datos de ambos lados de la división cliente-proveedor. El software ciertamente cuantifica cada parte del proceso de pago, incluido el tiempo que lleva liquidar las facturas y qué tipo de recordatorios son más efectivos.

Pero las empresas deben recordar que también pueden usar el software internamente. Muchas opciones de software incluyen el seguimiento de los gastos y el tiempo dedicado a los proyectos, que luego pueden traducirse en facturas y enviarse automáticamente. De hecho, gracias a la automatización, los procesos anteriores se pueden ejecutar sin problemas y al instante, lo que garantiza que los clientes reciban comunicaciones rápidas, luego se puede agregar información sobre el intercambio a la recopilación de datos para visualizarlos en una organización.

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Las pequeñas empresas de todo tipo deberían, al menos, experimentar con la automatización para comprender sus implicaciones futuras en el lugar de trabajo, y el software de facturación es un excelente lugar para comenzar.

Seguridad y Tranquilidad

Todo el software en la nube conlleva un riesgo inherente de violaciones de seguridad, pero las empresas en crecimiento pueden suavizar el golpe educando a los consumidores sobre los pasos que deben seguir para mitigar el riesgo.

Dentro del software de facturación, la educación viene en forma de generar confianza incremental. Las empresas con capacidades de facturación deben solicitar algunos datos esenciales de los clientes desde el primer momento, incluida una firma digital, números de cuenta bancaria y detalles de contacto. Al demostrar que se puede confiar en ellos desde el primer momento, las empresas pueden invitar tácitamente a un compromiso futuro en torno a información confidencial, reforzado cada vez que un competidor se enfrenta a una infracción.

Lo que es más importante, los pagos siempre se pueden procesar de forma rápida y sin problemas, y con los más altos niveles de seguridad. Los clientes aprenderán que la empresa logra implementar de manera segura nueva tecnología, que puede generar enormes dividendos con el auge de la IA generativa.

Conclusión

Las pequeñas empresas que aún se encuentran en su fase de calibración no podrán articular todas las necesidades tecnológicas que necesitarán. Lo que significa que probablemente se sentirán atraídos por una filosofía de compra de tierra y expansión de implementar una pieza importante de tecnología y dejar espacio para agregar más más adelante.

Puede ser difícil identificar por dónde empezar. Pero estas empresas deben recordar que sus clientes iniciales serán la clave de su éxito. Por mucho que les encante recibir pagos, enviar pagos es probablemente la tarea menos emocionante en la que se embarcan sus clientes. El software de facturación introduce lentamente a los clientes en este proceso mientras permite a los proveedores crecer mientras tanto. No pueden darse el lujo de dejar de lado el software de facturación.

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