Estás leyendo la publicación: Cómo contratar y capacitar a los mejores asistentes virtuales de Filipinas
Comenzar su propio negocio de comercio electrónico significa que tendrá que usar muchos sombreros, pero cuando su empresa comienza a crecer y necesita escalar, ser una empresa unipersonal ya no tiene sentido.
Delegar tareas a un asistente virtual filipino es una forma rentable de liberar su tiempo para que pueda concentrarse en las cosas más importantes para su negocio.
Esta guía le mostrará un proceso paso a paso que lo ayudará a encontrar, contratar, capacitar y mantener un asistente virtual filipino, ya sea que sea un emprendedor independiente que contrate a un empleado remoto por primera vez o esté buscando construir un asistente virtual completo. equipo en el extranjero.
Por qué necesita un asistente virtual filipino
¿Aún no está seguro de las ventajas de contratar un asistente virtual filipino? Aquí hay algunas razones por las que es probablemente una de las mejores inversiones que puede hacer para su negocio.
Delegar mantiene vivo a su negocio (y a usted)
Abordemos algo primero. ¿Por qué necesita un asistente virtual en primer lugar?
A medida que su negocio crezca, se enfrentará a un problema. Para muchos de nosotros, generalmente comienza con esto: miles de millones (y en aumento) de correos electrónicos de atención al cliente sin respuesta.
Nuestros asistentes virtuales en Filipinas
Puede aguantar y limpiar su bandeja de entrada de soporte todos los días, pero a medida que su negocio crezca, más y más cosas comenzarán a surgir que consumirán su tiempo.
Eventualmente, no tendrá tiempo libre para las tareas generales necesarias para hacer crecer su negocio, que es lo que debería estar haciendo en primer lugar como director ejecutivo de la empresa.
Incluso si es una superestrella de la productividad, su tiempo no será suficiente.
Si no acaba con tu negocio, te acabará a ti.
Hay varios trabajos que un asistente virtual filipino puede manejar. Hemos empleado escritores de contenido, especialistas en servicio al cliente, diseñadores gráficos y editores de podcasts y videos. Incluso nuestro especialista en operaciones de personas trabaja de forma remota.
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¿Por qué contratar un VA de Filipinas y no de otros países?
En un mundo perfecto, contrataríamos a alguien con quien pudiéramos trabajar a menos de una milla de distancia. Pero contratar localmente es caro.
Ten en cuenta que el salario base no es lo único que debes pagar. Cosas como los beneficios y los impuestos laborales se suman al costo real de contratar a un empleado local.
A menos que su negocio pueda respaldarlo, es mejor buscar a alguien a quien pueda delegar tareas básicas sin romper el banco, incluso si eso significa trabajar desde caras opuestas del planeta.
Entonces, ¿por qué un filipino a diferencia de otras nacionalidades?
Los filipinos no son ajenos a la subcontratación. El país es uno de los principales destinos de externalización de negocios para los países occidentales y, de hecho, es conocido como la capital mundial de los centros de llamadas, y por una buena razón.
Filipinas tiene un alto índice de competencia en inglés
Además de que el inglés es uno de sus dos idiomas oficiales, Filipinas también ocupa un lugar destacado en el Índice de competencia en inglés 2020 de Education First y ocupa el segundo lugar después de Singapur en competencia en inglés en Asia. Más del 92 % de los filipinos hablan inglés como segundo idioma, así que no tienes que preocuparte mucho por la barrera del idioma.
Los filipinos obtienen la cultura occidental
Lo más difícil de contratar a alguien en el extranjero es asegurarse de que comprenda su cultura y la cultura de las personas a las que les brindará el servicio.
Los filipinos están muy familiarizados con la cultura occidental. Ven series de televisión estadounidenses, ven películas de Hollywood y, en un momento, el país incluso ocupó el puesto número 1 en la lista de países que siguen a la NBA.
Filipinas tiene costos laborales bajos
El salario neto mensual promedio en los Estados Unidos en 2021 es de $ 2,730, en marcado contraste con los $ 288,35 de Filipinas.
Conexiones a Internet e interrupciones del suministro eléctrico en Filipinas
Tener acceso confiable a Internet de banda ancha en Filipinas es un problema importante. En septiembre de 2021, speedtest.net informó las siguientes estadísticas de banda ancha fija en Filipinas y Estados Unidos:
Otro problema importante son los apagones continuos en Filipinas. La situación de energía en muchas partes del país puede ser poco confiable y los apagones continuos son comunes. Es posible que su VA no esté disponible para conectarse a Internet durante horas o incluso días a la vez.
Una de las formas en que contrarrestamos el problema de la energía y de Internet es exigir que nuestros VA trabajen desde un espacio de coworking. Los espacios de coworking comienzan en alrededor de $ 100 por mes y son invaluables.
Otra solución sería solicitar o proporcionar a su asistente virtual energía de respaldo como este banco de energía que puede cargar sus computadoras portátiles y al mismo tiempo alimentar sus enrutadores.
¿Cuánto ganan los VA filipinos?
Onlinejobs.ph hizo una guía completa para determinar los salarios promedio de los trabajos de VA más populares. A continuación se resumen algunos de los puestos más comunes para los que contratan propietarios de empresas de comercio electrónico.
Aquí hay una guía completa sobre cuánto pagar a sus VA de onlinejobs.ph. En la práctica, pagamos a nuestros asistentes virtuales entre $600 y $800 por mes, según la experiencia y la descripción del trabajo.
También les damos aumentos anuales en función de su desempeño, así como bonos trimestrales.
Beneficios obligatorios para empleados en Filipinas
Si vas a contratar a un asistente virtual filipino a tiempo completo, se puede considerar que tienes una relación empleador-empleado, incluso si indicaste en tu contrato que trabajan por cuenta propia.
Si este es el caso, hay un par de beneficios obligatorios que debe pagar. Esta no es una lista completa, pero estos son los más importantes. Haga clic en los enlaces para saber más sobre las leyes aplicables y/o el reparto de contribuciones.
Sistema de seguridad social. Las contribuciones al SSS se basan en el salario. Los empleadores están obligados a pagar un porcentaje, pero el empleado también tiene que pagar su parte. Este es el cronograma de aportes al SSS para el 2021.
HDMF. El Fondo Mutuo de Desarrollo de Vivienda, comúnmente conocido como Fondo Pag-IBIG, es un programa de ahorro nacional que tiene como objetivo proporcionar financiamiento de vivienda asequible para los filipinos. En 2021, los empleadores están obligados a pagar el 2% de la remuneración mensual como aporte de contrapartida. Sin embargo, el salario mensual máximo utilizado para el cálculo de la contribución de Pag-IBIG es de solo P5,000, lo que significa que no pagará más de P100 por mes.
Filsalud. Al igual que SSS, esto depende de la compensación del empleado. En 2021, las contribuciones oscilan entre P350 y P2450 por mes, pero aumentarán cada año. Usted y su asistente virtual tendrán que pagar por esto a partes iguales.
Receso vacacional. De acuerdo con el Código Laboral de Filipinas, los empleados que hayan prestado al menos un año de servicio tienen derecho a una licencia de incentivo por servicio anual de cinco días con goce de sueldo.
Licencia de Maternidad Ampliada. La licencia de maternidad en Filipinas se ha aumentado a 105 días de licencia remunerada, más 15 días si la empleada es madre sola.
Pago del 13° mes. Esto es equivalente a 1/12 del salario anual, a pagarse en o antes del 24 de diciembre de cada año. Esto no debe confundirse con el aguinaldo, que no es obligatorio.
Lo que necesita antes de contratar a un VA filipino
Antes de publicar un anuncio de trabajo, debe tener una respuesta a las siguientes preguntas:
¿Con qué necesita más ayuda?
Saber en qué necesita más ayuda se traduce en lo que necesita que haga su VA. Haz una lista de las cosas que te abruman en este momento. ¿Son correos electrónicos de atención al cliente? ¿Medios de comunicación social? ¿La gestión del inventario?
Una vez que tenga una respuesta a esto, puede traducirla en un puesto de trabajo que se dirija al tipo exacto de persona que necesita.
¿Necesita su VA para trabajar a tiempo completo oa tiempo parcial?
En relación con la pregunta anterior, debe considerar cuánta ayuda necesita por semana. ¿Necesita a alguien que trabaje para usted durante 40 horas completas? ¿O todavía no hay suficientes tareas para ellos y 20 está bien?
Si necesita a alguien a tiempo completo, ¿tiene el presupuesto para pagar 40 horas de trabajo cada semana? Vaya a la sección de pagos para ver cuánto cuesta un VA de tiempo completo.
Si no tiene el presupuesto o las tareas para justificar la contratación de un VA de tiempo completo y elige contratar a un contratista de medio tiempo, ¿le parece bien que trabajen para otras personas mientras trabajan para usted?
¿Qué cualidades busca en un empleado?
Es más que solo las habilidades que pueden ofrecer. ¿Cuánto tiempo quieres trabajar con ellos? (Recuerde, la contratación y la capacitación toman tiempo). Si ya tiene un equipo o está planeando crear uno, ¿se ajustará el candidato a la cultura de su empresa?
Incluso si solo se reúne en línea, es importante asegurarse de que su asistente virtual se ajuste a la cultura.
¿Qué experiencia tiene con la tarea que está delegando?
Si bien hay proyectos en los que puede pedirle a un VA que “simplemente resuelva”, hay tareas en las que debe tener bastante experiencia antes de delegar en un VA, especialmente si esas tareas implican mucho dinero.
Un ejemplo son los anuncios de Facebook. Un empleado lo va a tener muy difícil con la autonomía de “ve a descubrir los anuncios de Facebook y obtén un ROI de 4x y no gastes más de $ 20 por día”.
Tenga en cuenta que el embellecimiento de habilidades en los currículos es muy frecuente. El hecho de que alguien diga que es un “experto en SEO” no significa que, de hecho, sea un experto en SEO.
¿Cuánto tiempo estás dispuesto a dedicar a la formación?
Contratar a un VA es una inversión inicial de tiempo y dinero, y qué tan bien los entrene durante las primeras semanas determina qué tan bien se desempeñarán más adelante.
Contratar a su VA será una pérdida de tiempo durante las primeras semanas, y debe estar preparado para las horas que tendrá que quitarle a su negocio para capacitarlos. ¿Sería capaz de dedicar de 2 a 4 horas cada día a supervisarlos?
Sin embargo, una vez que el VA se familiarice con las cosas, puede reducir lentamente el tiempo que dedica a capacitarlos, hasta el punto en que todo lo que necesita hacer es tener controles diarios con ellos.
Si tiene un negocio en Amazon, tenemos un curso FBA para principiantes absolutos que puede compartir con sus empleados. Ya es parte de nuestro propio programa de incorporación.
Cómo contratar y capacitar a su asistente virtual filipino
En esta sección, lo guiaremos a través de nuestro propio proceso de contratación y capacitación. Puede modificar esto en consecuencia, según las necesidades de su empresa y la experiencia de su VA.
Las mejores bolsas de trabajo para encontrar asistentes virtuales filipinos
Hay muchos sitios que puede visitar para encontrar VA filipinos. Aquí están los más conocidos, empezando por los cinco que más usamos:
Los sitios mencionados anteriormente le permiten contratar asistentes virtuales directamente.
Otro lugar en el que puede buscar son los foros, donde las empresas y los posibles empleados analizan las oportunidades laborales.
Sin embargo, lo mejor que ha funcionado para nuestra propia empresa es la recomendación de los empleados. Ofrecemos un bono de referencia, y muchos de los candidatos recomendados por nuestros empleados terminan siendo contratados. También puede preguntar a sus amigos que también son dueños de negocios de comercio electrónico dónde contrataron a sus empleados.
Este es un gráfico que representa nuestras fuentes de aplicaciones durante un trimestre.
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Pasos para contratar al mejor asistente virtual
Aquí hay una descripción general de todo nuestro proceso de reclutamiento. Tenemos un gerente de operaciones de personas (PO) dedicado, pero aún puede seguir estos pasos incluso como un solopreneur.
El proceso de selección
Tenemos tres niveles en nuestro proceso de selección:
Para el Nivel 1, puede incluir algunas instrucciones básicas en su publicación de trabajo, como una palabra clave que deben incluir en la línea de asunto o para responder una pregunta breve como “¿Por qué deberíamos contratarlo?” Eliminar a todos los solicitantes que no sigan estas instrucciones.
Para nuestra prueba de detección, utilizamos Google Forms. Aquí hay un ejemplo. Siéntase libre de reutilizarlo para su proceso de contratación. Elimine a todos los candidatos que no completaron la prueba y/o que no la completaron satisfactoriamente, por ejemplo, no pudieron cargar la imagen correctamente, expectativas salariales demasiado altas, etc.).
Aquí hay un resumen de las 228 solicitudes que recibimos en un trimestre. Menos del 35% estaban calificados después de la selección inicial.
Y del 35%, solo uno llegó a la entrevista final. La mayoría de los solicitantes calificados (59 %) ni siquiera respondieron a nuestros correos electrónicos.
Espere un par de entrevistas que no se presenten (alrededor del 5 al 10%). Pregúntele a cada candidato en su mayoría las mismas preguntas y programe cada entrevista para que tome 30 minutos (permita aproximadamente de 3 a 5 minutos para cada pregunta, por lo que para una entrevista de 30 minutos serían de 10 a 15 preguntas).
Estas son algunas de las preguntas de entrevista más comunes que hacemos a nuestros propios candidatos:
- ¿Cuándo fue su último trabajo y en qué fechas estuvo empleado?
- ¿Por qué dejaste ese trabajo?
- ¿Cuáles fueron las principales responsabilidades en su último trabajo?
- ¿Qué experiencia tienes con [Seller Central, eBay, Shopify, customer service, etc.]?
- para que sirve tu proceso [blog writing, writing social media posts, responding to customer complaints, creating FBA shipments, etc.]
- Háblame de tus aficiones e intereses personales.
- ¿Cuál es tu mayor fortaleza y debilidad?
- Porque deberíamos contratarte?
- ¿Dónde te ves en cinco años?
- Ejemplo de caso: escriba un correo electrónico de respuesta a la siguiente queja del cliente: “Acabo de recibir su artículo que ordené de Amazon con dos días de retraso. Por eso, extrañé dárselo a mi papá por su cumpleaños. Además de eso, la caja llegó muy dañada. Estoy decepcionado con su compañía”.
En el Nivel 2, el solicitante deberá realizar pruebas para determinar si realmente tiene las habilidades necesarias para el trabajo. Aquí es donde determina si el empleado ha mentido o exagerado en su currículum.
Revise sus resultados tan pronto como pueda para poder pasar al siguiente proceso lo antes posible. Recuerde, es probable que estos candidatos soliciten varios trabajos, por lo que no es el único empleador que intenta contratarlos.
El último nivel es principalmente para la evaluación del carácter. Aquí, determinará si el candidato encajará en la cultura de su empresa. Este es también el momento de establecer expectativas y conocer al solicitante más allá de su currículum.
Firma de contrato e incorporación
Una vez que haya seleccionado a su candidato final, escríbale para informarle y pedirle que firme un breve contrato de trabajo que incluya los detalles del salario, la cantidad de horas que necesita trabajar por semana, etc.
Para el proceso de incorporación, asegúrese de incluir lo siguiente:
- Una introducción a la empresa, sus productos, objetivos y jerarquía del equipo.
- Explicación de la cultura de la empresa y las expectativas de los empleados.
- Una pista de entrenamiento
- Horario de check-ins diarios (y luego semanales)
Cómo entrenar a un asistente virtual filipino
¿Cómo se entrena a los mejores VA? Antes de poder hacerlo, debe comprender algunas diferencias culturales importantes.
Filipinas es una cultura de alta distancia al poder
Filipinas es una cultura de distancia de poder muy alta. Significa que en Filipinas (y en la mayor parte de Asia), las personas en puestos inferiores asumen decisiones tomadas por sus autoridades sin cuestionar la autoridad.
¿Qué significa eso para ti?
- A sus asistentes virtuales les resultará extraño si les pide sugerencias.
- Tus VA esperan que tengas las respuestas a todo.
- Sus asistentes virtuales realizarán las tareas que se les pide con muy poca resistencia.
- Sus asistentes virtuales esperan que dé instrucciones muy claras.
Siempre tenga en cuenta esta distancia de poder cuando trabaje con sus VA.
Entrenando a sus asistentes virtuales
El primer mes se dedica casi exclusivamente a la formación. A menos que su VA trabaje en un turno de noche o esté trabajando en un turno de noche, lo más probable es que solo tenga un par de horas de superposición con su VA. Posteriormente, es importante tener sus materiales de capacitación listos desde el primer momento.
Dar a sus asistentes virtuales sus primeras tareas
Durante los primeros 1 a 3 meses, asigne a su VA tareas muy pequeñas para que se aclimate a su empresa (procesos, productos y personas) y también para probar sus habilidades. Pedirles que administren todos los mensajes de compradores de Seller Central en su tercer día es una mala idea.
¿Cuáles son algunas buenas primeras tareas?
- Auditoría de envíos de Logística de Amazon
- Corrección de artículos
- Auditoría de precios
- publicación en redes sociales
No espere obtener ningún retorno de la inversión en su contratación durante varios meses. Esto es normal. Esta es también la razón por la que es importante reducir la rotación de empleados tanto como sea posible.
A medida que sus asistentes virtuales se demuestren a sí mismos, muévalos a tareas más importantes, como el servicio al cliente y la edición ligera de productos.
Para los VA que continúan desempeñándose excepcionalmente, asígneles tareas más difíciles. Sin embargo, tenga cuidado, la mayoría de las contrataciones tendrán un límite de capacidad bastante bajo que aumenta muy lentamente con el tiempo.
Cómo administrar su asistente virtual
Si está pensando en crear un equipo remoto, eventualmente promoverá algunos de sus asistentes virtuales. Ahora, tenemos un gerente y líderes de equipo para las marcas que poseemos. Pero hasta que llegue a ese punto, tendrá que administrar sus VA usted mismo. ¿Cómo haces esto?
Primero, obtenga una plataforma confiable de gestión de empleados como Hubstaff para que sepa en qué están trabajando sus VA y cuánto tiempo les lleva completar los proyectos. Algunas de estas plataformas incluso le permiten pagar a su asistente virtual sin tener que enviar los pagos a cuentas individuales de Paypal.
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En segundo lugar, a medida que su equipo crezca, capacite y promueva a sus mejores empleados para que administren personas, de modo que tenga una persona de referencia. De esta manera, no solo tendrás un gerente en el extranjero, sino que también brindarás oportunidades de crecimiento a tus empleados.
Trampas a tener en cuenta
Antes o después de contratar a sus VA filipinos, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
Job Hoppers y el fenómeno VA que desaparece
La mayoría de los trabajos en línea todavía se ven como un concierto en Filipinas. Todavía hay personas que buscan trabajar como VA por solo un par de meses y luego se van cuando encuentran un tipo de trabajo más “normal”. Y luego están los que se van cuando se aburren o encuentran las tareas demasiado difíciles.
No existe una forma infalible de filtrar el primer tipo de solicitante, pero es bastante fácil evitar el segundo.
Mire cuidadosamente el currículum del solicitante y vea si ha podido mantener un trabajo durante al menos dos años. Si han tenido 5 trabajos en 5 años, eso es una bandera roja en nuestro libro. Queremos que nuestros VA permanezcan con nosotros a largo plazo, generalmente durante más de un año, por lo que queremos asegurarnos de que la persona que estamos contratando no tenga problemas para permanecer con nosotros durante tanto tiempo.
También hay VA que simplemente desaparecen mágicamente después de unas pocas semanas. Es muy frustrante. En la semana 1, su asistente virtual felizmente está haciendo un trabajo perfecto y usted se prepara para hacer las cosas para las que finalmente tiene tiempo, y luego, en la semana 2, lo superan por completo. Sin trabajo hecho, sin correos electrónicos, sin mensajes de Skype, sin nada.
¿Lo que acaba de suceder?
Los VA que desaparecen son el resultado de poca o ninguna capacitación, falta de retroalimentación y expectativas poco claras del trabajo.
Si le da a su VA una descripción de trabajo muy amplia al principio y, lo que es peor, les da poca o poca capacitación, es probable que se sientan abrumados y no estén seguros de qué hacer a continuación.
El problema es que los filipinos no son culturalmente conflictivos. La mayoría de ellos tienen miedo de que te molestes y los despidas, así que en lugar de pedirte ayuda con una tarea o qué hacer a continuación, la mayoría simplemente te evitará.
Protección de su propiedad intelectual
Solo lo diremos: no existe una forma segura de proteger su propiedad intelectual cuando trabaja con VA en el extranjero.
Claro que puede redactar un acuerdo de no divulgación, pero si su VA hace algo mal con información confidencial, no será fácil procesarlos.
La única manera de hacerlo es ser cauteloso.
Los filipinos son generalmente dignos de confianza, pero así como no confías ciegamente en alguien que conoces en la calle, no deberías entregar información confidencial a tu VA durante su primera semana en el trabajo.
Empieza pequeño. Transmítales información confidencial y obtenga una idea de cuán confiables son. Aumente gradualmente sus responsabilidades y genere confianza.
Cómo conservar sus VA
Has contratado a un VA de Filipinas. Todo va bien y ves que este empleado se convierte en un miembro del equipo a largo plazo. Este artículo ha explorado los matices de contratar con éxito un Pinoy VA, ahora vayamos más allá. ¿Qué debe hacer para que su nuevo VA se quede?
Oportunidades de Crecimiento y Aprendizaje
Se sabe que los filipinos son adaptables, razón por la cual millones han podido trabajar con éxito en el extranjero. Un buen VA filipino prosperará cuando se le permita explorar oportunidades de aprendizaje y ampliar un conjunto de habilidades existente. Si lo hace, también lo beneficiará como empleador porque ese nuevo conocimiento se puede aplicar al trabajo existente para obtener un resultado mucho mejor.
Conciencia de los matices culturales
John Jonas, el fundador de Onlinejobs.ph, aludió a algunos matices culturales significativos cuando estaba en el podcast. Los filipinos son generalmente complacientes con las personas. Ser amable y hospitalario es una norma cultural, pero la necesidad de complacer puede verse eclipsada por sentimientos de insuficiencia cuando sienten que no pueden representarse a sí mismos. Es importante ser consciente de esto, especialmente durante las entrevistas.
Las pequeñas cosas importan
Son los pequeños beneficios en el trabajo los que realmente despiertan la alegría. Algunos ejemplos incluyen:
- Reconociendo los esfuerzos de un VA filipino
- Proporcionar un número razonable de vacaciones por año.
- Pagar por la atención médica
Conclusión
Es difícil contratar a alguien, cualquiera, en realidad, para que se haga cargo de las funciones a las que te has acostumbrado cuando administras tu negocio de comercio electrónico.
Es especialmente difícil cuando alguien vive al otro lado del mundo y solo lo has conocido en línea.
Pero contratar VA filipinos ha sido una de las decisiones que contribuyó al crecimiento de nuestro negocio. Si se hace bien, también puede marcar una gran diferencia para su negocio, y puede experimentar una cultura que, irónicamente, es muy cercana pero muy diferente a la suya.
¿Cuántos VA tiene su empresa? ¿De qué bolsas de trabajo encontraste a tus empleados exitosos?
