Estás leyendo la publicación: Cómo ejecutar una mesa redonda en línea exitosa
Nuestro acceso a la tecnología nos permite usar nuestra creatividad para producir experiencias en vivo cada vez más diversas y calificadas.
Imagine, por ejemplo, realizar eventos corporativos que tradicionalmente requieren que la empresa tenga suficiente espacio para acomodar a los asistentes. En la era digital, esto ya no es un problema.
Si quieres hacer una mesa redonda, ya sea para tratar temas internos de la empresa o para ofrecer contenidos de valor al buyer persona, puedes hacer uso de las videoconferencias para conectar un mayor número de ponentes. Incluso es posible invitar a personas como observadores.
Sin embargo, para que el evento sea un éxito, es fundamental saber conducir la mesa redonda de la mejor manera posible, asegurando la participación de la audiencia y la consecución de diversos beneficios.
¿Quieres saber más acerca de eso? En esta publicación, aprenderás:
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¿Qué es una mesa redonda?
Una mesa redonda no es más que un evento con la propuesta de promover una discusión entre los participantesquienes pueden ser miembros de la empresa o simplemente personas invitadas por los organizadores.
Es muy común tener participantes que representen a diferentes industrias. Por lo tanto, la evento toma la forma de una reunión de expertoscon la ventaja de que los participantes asisten voluntariamente, lo que aumenta la producción de interesantes insights.
La idea es dar espacio para que todos los involucrados tengan la oportunidad de hacer aportes al debate. Si bien esto es excelente para promover una experiencia diversa y calificada, hay que tener cuidado de no convertir la discusión en un lío.
Por eso, las mesas redondas, además de tener un número limitado de participantes, deben tener un mediador fuerte. Esto no es un problema ya que las principales herramientas destinadas a reuniones remotas ofrecen recursos de moderación.
Hasta ahora, hemos presentado las mesas redondas como grandes sesiones de intercambio de ideas. De esta manera, producen beneficios para los participantes, sin duda. Sin embargo, su uso comercial también es muy común.
En muchas ocasiones, un patrocinador se hace cargo de todas las inversiones necesarias para el evento, generalmente a cambio de exhibir su marca.
Como una reunión de expertos es algo atractivo para el público, también es factible transformar la mesa redonda en contenido de Marketing Digital, poniéndolo a disposición del público.
¿Cuáles son los beneficios de realizar una mesa redonda?
Como has visto, las mesas redondas son excelentes espacios para discusiones en profundidad. Cómo esta ventaja puede beneficiar a su negocio depende directamente de sus objetivos.
Imagine una situación en la que la empresa se da cuenta de que necesita resolver un problema, pero la gerencia no está segura de la solución.
Los directivos invitan a expertos de diferentes sectores a una mesa redonda, aclarando la discusión propuesta.
Como resultado, la gerencia de la empresa se encontrará en medio de una gran variedad de conocimientos, que se pueden aplicar directamente para optimizar las operaciones de la marca.
Al mismo tiempo, los participantes tienen la oportunidad única de aprender de sus compañeros, incluso si los acaban de conocer. Este intercambio de ideas es una de las formas más eficaces de aprendizaje en el entorno empresarial.
Esto es aún más evidente cuando se considera la realidad de las empresas internacionales, que tienen miembros en diferentes lugares.
Con el uso de plataformas especializadas, es fácil reunir a todos los participantes relevantes en la misma reunión. Así, a diferencia de las reuniones tradicionales, no hay limitaciones en cuanto a la participación de profesionales.
Las mesas redondas rompen las jerarquías
Una de las referencias más antiguas a las mesas redondas proviene de los Cuentos del Rey Arturo, una de las historias más célebres de la sociedad occidental.
Según la leyenda, Arthur solía reunir a sus asesores en una mesa redonda, precisamente para ilustrar la idea de que allí todos eran iguales. En otras palabras, una mesa redonda no tiene jerarquía ya que todas las opiniones de los participantes tienen el mismo peso.
Aunque la referencia es una historia mítica, el concepto se aplica perfectamente a las mesas redondas que se centran en este artículo.
Sin líderes específicos, los participantes se sienten mucho más motivados para ofrecer sus opiniones, lo que enriquece el debate a un nivel incalculable.
Las mesas redondas se pueden utilizar para mejorar la autoridad de una marca
¿Recuerdas cuando mencionamos la posibilidad de encontrar patrocinadores para tus mesas redondas?
En estas situaciones, es común que el evento esté abierto a un público más amplio, lo que no significa que deba ser accesible para todos.
Imagina, por ejemplo, que tu agencia promoverá una mesa redonda con grandes expertos en Marketing Digital. Para aumentar la conciencia, invite a un grupo selecto de personas que pueden ser sus clientes VIP, socios estratégicos y otros miembros de la industria.
Este evento se puede utilizar fácilmente como parte de una estrategia de marca. Vincular la calidad del debate a la imagen de marca y contribuyendo al aumento de su autoridad en el mercado.
¿Qué errores debe evitar al ejecutar una mesa redonda?
Antes de comenzar a hablar de los consejos para realizar tus mesas redondas, es fundamental mencionar algunos errores que debes evitar. Uno de los más comunes es la falta de atención a la gestión del tiempo.
Es necesario planificar la discusión para que no exceda el tiempo estipulado ni termine antes de tiempo. Si un debate se apaga después de que alguien responde una pregunta, el moderador debe intervenir para refrescar el ambiente y llevar adelante el evento.
Otro problema prevalente es la falta de claridad en los temas discutidos. Incluso si reúne a los mejores oradores, es posible que tengan un desempeño deficiente si no entienden qué tipo de retroalimentación deben brindar.
Por ello, es fundamental contar con un mediador fuerte y, sobre todo, para saber cómo comunicarse con los asistentes.
Otra situación que puede perjudicar el éxito de la mesa redonda es la concentración del discurso en uno o dos individuos. Sin la participación de todos es imposible lograr los resultados deseados.
Cuando estas reuniones se realizan por videoconferencia, no es raro notar que algunos participantes se sienten más intimidados.
Es fundamental identificar estas situaciones y realizar las intervenciones necesarias para ajustar la mesa y mejorar su calidad.
¿Cómo llevar a cabo su mesa redonda con éxito?
Ahora, vayamos directo al grano: ¿qué prácticas y técnicas puede utilizar para realizar sus mesas redondas?
¡Sigue leyendo y descúbrelo!
Defina sus metas
Ese es siempre el primer paso. Definir sus objetivos le permite crear una base para el resto del proceso. Después de todo, en función de lo que quieras lograr con la mesa redonda, decidirás a quiénes invitar, qué temas abordar y mucho más.
Es fundamental involucrar a todos los equipos involucrados en el proceso de planificación, producción y evaluación de la mesa redonda. Solo entendiendo los objetivos, estas personas podrán actuar adecuadamente para asegurar que se logren.
Se pueden cubrir varios temas. Depende de usted seleccionar uno que sea de interés para sus potenciales huéspedes y, al mismo tiempo, se relacione con las actividades de su empresa.
Seleccione cuidadosamente su lista de asistentes
Con los objetivos y temas definidos, es hora de cerrar la lista de asistentes. Primero, debes establecer cuántos participantes quieres en el evento.
En las mesas redondas, es común que este número esté entre 6-10 personas. Sin embargo, si crees que es posible ampliar este límite, nada te detiene.
Una vez que haya seleccionado a los asistentes, asegúrese de recopilar información relevante sobre cada uno de ellos.
Sus trabajos, campos de especialización y experiencia laboral tienen una influencia directa sobre cómo pueden contribuir a la conversación, por lo que es importante conocerlos.
Conocer sus características también facilita la comunicación con ellos. Después de todo, debe superar los puntos que espera que discutan. El moderador es un aliado importante en esta misión.
Seleccione un moderador fuerte
Puede olvidar todos los beneficios de la mesa redonda si se lleva a cabo de manera ineficiente, con muchas personas hablando a la vez o huyendo de los temas principales.
Es esencial asegurarse de que todos los asistentes tengan los mismos plazos para hablar. Evitar largos silencios también es clave para mantener viva la discusión.
El moderador debe ser capaz de manejar todas estas situaciones. Si él o ella siente que la discusión está en un camino sin salida, debe alentar a los participantes a encontrar salidas más creativas.
Los moderadores también son responsables de motivar a los asistentes menos seguros a participar y calmar a los oradores que se dejan llevar.
Una buena práctica es proporcionar al moderador una guía que contenga preguntas introductorias y puntos de discusión importantes. Sin embargo, el mediador no debe ser visto como un participante. Su papel es solo moderar, no exponer sus opiniones.
Mantenga a los participantes comprometidos
No hay mesa redonda si no hay gente comprometida. Si el propósito de la mesa redonda es el intercambio de ideas, debe asegurarse de que los participantes estén involucrados en la conversación.
Una posibilidad es crear un entorno interactivo. Por ejemplo, agregue una sesión de preguntas y respuestas en la que la audiencia envíe preguntas a los participantes de la mesa redonda y las responda en vivo. A las personas les encanta que las escuchen, y esperar sus respuestas las mantendrá atentas y comprometidas.
Otro consejo es utilizar ayudas visuales. Las investigaciones indican que los humanos retienen 6,5 veces más información cuando están expuestos a una combinación de elementos visuales y orales, en comparación con los elementos orales solos. Por lo tanto, use tablas, gráficos, videos cortos e imágenes para retener la atención de la audiencia.
También es una buena idea programar descansos cortos durante sesiones más largas para dar a los participantes la oportunidad de refrescarse y recargar energías. Además, considere incorporar actividades energizantes como ejercicios breves para romper el hielo o ejercicios de estiramiento para mantener los niveles de energía y el enfoque.
Finalmente, recuerda, nada de esto funcionará a menos que proporcionar contenido relevante. Un buen consejo es reutilizar el contenido, lo que significa reutilizar materiales en un nuevo formato. Por ejemplo, un artículo de alto rendimiento puede convertirse en un tema de mesa redonda.
Transcribir la conversación
Hablando de reutilización, además de transmitir la mesa redonda y ofrecerla como una experiencia en vivo para sus usuarios, puede usarla para producir otros materiales. Los libros electrónicos y las publicaciones de blog son los ejemplos más comunes.
Por supuesto, para esto, usted necesita asigne a un miembro del personal con la única misión de transcribir la conversación completa.
Una vez que tenga su transcripción lista, el siguiente paso es convertirla sin problemas a un formato diferente. Acceso de escritor es una plataforma que puede conectarlo con escritores de primer nivel que pueden manejar la tarea con delicadeza y precisión.
Invierta en la plataforma y las herramientas adecuadas
Por último, es vital trabajar con la plataforma y las herramientas más adecuadas. Diferentes opciones en el mercado ofrecen recursos para facilitar todo el proceso, desde la promoción hasta el evento.
Como estamos hablando de reuniones remotas, es fundamental verificar que la plataforma tenga las características necesarias para respaldar su mesa redonda. Zoom y GoToMeeting son buenos ejemplos de plataformas que se pueden usar para eventos más pequeños.
Algunas opciones ofrecen funciones más avanzadas, como Hubilo, incluida la personalización del aspecto del evento para representar su marca. Entonces, antes de elegir tu plataforma, revisa lo que ofrecen.
Pizarras para la lluvia de ideas colaborativa, como tablero de tormentay herramientas de votación como Encuesta en todas partes puede mantener a la audiencia involucrada.
Recuerde, la elección de las herramientas dependerá de las necesidades y objetivos específicos de la mesa redonda.
Ultimas palabras
La realización de una mesa redonda es una forma de promover debates profundos, involucrando a profesionales y expertos. Como resultado, puede generar información valiosa y animar a todos los asistentes a participar.
Defina sus objetivos, asistentes y moderadores, y comience a planificar su próximo evento exitoso.
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