Estás leyendo la publicación: Cómo escribir una plantilla de plan de comunicación estratégica
¿Qué es un plan de comunicaciones?
Los planes de comunicación son documentos que describen los mensajes que promueve una empresa, la audiencia a la que se dirigen esos mensajes y los canales de comunicación.
Un plan de comunicaciones estratégicas es una forma de organizar todos los mensajes de su empresa en un solo lugar, definir sus objetivos y asegurarse de mantener una imagen coherente y positiva.
Además, funciona como una base que lo ayudará a gestionar ciertas crisis que su empresa podría enfrentar, presentar nuevas ideas a sus partes interesadas, crear una estrategia de comunicación efectiva para el lanzamiento de un producto y más.
Los beneficios de un plan de comunicación
Antes de entrar en cómo escribir un plan de comunicación estratégica, veamos cómo dicho documento puede beneficiar a su negocio.
Estas son las ventajas de un plan estratégico de comunicaciones:
- Mejora la gestión de clientes y partes interesadas
- Define el proceso de comunicación.
- Crea una imagen de marca positiva.
1. Mejora la gestión de clientes y partes interesadas
La buena comunicación con las partes interesadas es esencial para el éxito empresarial.
Un plan de comunicación bien escrito lo ayudará a mejorar el nivel de comunicación tanto con las partes interesadas internas como con las audiencias externas, ya que podrá transmitir su mensaje a través de múltiples canales.
2. Define el proceso de comunicación
Al tener un plan de comunicación, también podrá establecer objetivos de comunicación para su empresa y evaluar el progreso.
Escribir un plan de comunicación claro le ayudará a identificar:
- Qué necesitas comunicarte
- Cómo deberías compartir tu mensaje
- OMS es el destinatario
- Cual los canales son mejores para compartir ciertos mensajes
Además, de esta manera, descubrirá las características únicas de su público objetivo. En consecuencia, comprenderá su punto de vista mejor que nunca y se comunicará con ellos de manera más eficaz.
3. Crea una imagen de marca positiva
Un plan de comunicación efectivo tiene un impacto positivo en la imagen de su empresa porque asegura que cada mensaje que comparte con el público sea correcto, de marca y consistente en cada plataforma de comunicación.
Además, con la ayuda de un plan de comunicación, puede manejar las crisis de manera mucho más efectiva. De hecho, las grandes marcas tienen un equipo designado de comunicación de crisis listo para funcionar en caso de una controversia en las redes sociales.
Tener un plan de comunicación de crisis y planificar con anticipación para situaciones de emergencia le permitirá manejar mejor la percepción pública. Además, apresurar su respuesta en situaciones críticas sin pensarlo claramente permitirá que otros errores se deslicen y empeoren la situación.
Cómo escribir un plan de comunicaciones
Ahora que sabe qué es un plan de comunicación y cómo puede beneficiar a su negocio, veamos la verdadera razón por la que está aquí: aprender a redactar un plan de comunicación eficaz.
Estos son los pasos que debe seguir para escribir un plan de comunicaciones de marketing:
- Audite su estrategia de comunicaciones actual
- Establecer objetivos de comunicación
- Defina su público objetivo
- Desarrolle su USP y declaración de misión
- Encuentre los mejores canales de comunicación para sus esfuerzos de marketing
- Asigne roles a los miembros de su equipo
- Identifique a sus partes interesadas clave
- Anote fechas clave para sus estrategias de comunicación
- Cree mensajes clave para su audiencia
- Describa sus métodos de comunicación y campañas
- Ponga su plan de comunicación en acción
- Supervise y ajuste su estrategia de comunicación
1. Audita tu estrategia de comunicación actual
Antes de crear su plan de comunicación, debe realizar un análisis situacional de su estrategia de comunicación actual.
Esto es lo que necesita evaluar cuando se trata de su estrategia de comunicación de marketing:
- Canales de comunicación – Enumere todos los diferentes canales en los que se comunica tanto en línea como fuera de línea con sus audiencias (socios, clientes, partes interesadas del proyecto, consumidores, etc.).
- Materiales de comunicación – Haga un inventario de todos sus materiales de marketing. Incluya cualquier cosa, desde folletos hasta gráficos para redes sociales, así como sus pautas permanentes de marca (esquema de colores, fuentes, logotipos, etc.).
- Tono de voz y estilo de comunicación. – ¿Cómo describiría su estilo de comunicación? Puedes usar varios adjetivos para definirlo.
- Resultados y rendimiento – Qué mensajes y plataformas de comunicación tuvieron mejores/peores resultados. Agregue capturas de pantalla y enlaces para comprender mejor la situación.
Para recopilar toda esta información relevante, puedes acudir a las analíticas que tienes para cada canal de comunicación, enviar encuestas a tus clientes, socios y partes interesadas, y realizar reuniones presenciales con tu equipo de proyecto.
Además, puedes realizar un análisis FODA y descubrir ventajas y desventajas tanto internas como externas:
👍 Fortalezas – Define lo que haces bien, tus mejores recursos y los aspectos que te dan ventaja sobre tus competidores.
👎 Debilidades – Concéntrese en las críticas que recibe de los demás, los recursos que le faltan en comparación con sus competidores y las áreas que necesitan mejorar.
📈 Oportunidades – Identificar las oportunidades y tendencias de mercado que le permitirán transformar sus fortalezas en oportunidades de crecimiento.
❌ Amenazas – Descubre los factores externos que pueden impedir que tu negocio crezca.
2. Establecer objetivos de comunicación
Convierta sus objetivos comerciales en objetivos de comunicación específicos. De esta manera, las necesidades de su negocio guiarán la forma en que piensa y escribe sus objetivos de comunicación. Como resultado, aumentarán sus posibilidades de mantenerse al día y mejorar el rendimiento de su empresa.
Sus objetivos de comunicación deben proporcionar perspectiva y dirección para usted y su equipo. Por lo tanto, asegúrese de ofrecerles todos los detalles que puedan necesitar.
En caso de duda, respete la estructura de objetivos SMART:
- SEspecífico: indique lo que quiere lograr y cómo planea hacerlo.
- METROmensurable: mencione cómo planea medir su progreso.
- Aalcanzables: sea realista y establezca objetivos que sean alcanzables en función de los recursos de su empresa.
- Relevant: escriba objetivos de comunicación que se alineen con las necesidades de su negocio.
- TLímite de tiempo: mantenga a su equipo responsable al establecer una fecha límite clara para sus objetivos.
Este es un ejemplo de un objetivo de comunicación SMART:
Para medir el éxito, deberá verificar las reseñas y los comentarios que recibe como resultado de su nueva iniciativa.
3. Defina su público objetivo
Para escribir mensajes clave efectivos, primero debe comprender a su público objetivo. Esto no solo incluye a sus clientes, sino también a sus empleados, socios, inversores, funcionarios gubernamentales, medios de comunicación y más.
Como resultado de su investigación, podrá elaborar mensajes perfectamente personalizados y al mismo tiempo descubrir su canal de comunicación preferido. No dude en solicitar comentarios y sugerencias que mejorarán su experiencia, así como su colaboración. Además, vigile la forma en que se comunican y trate de igualar su enfoque.
Cuando se trata de clientes, puede generar múltiples detalles demográficos directamente desde su tablero de SocialBee. En función de la información que recopile, puede crear personajes de compradores detallados: personajes ficticios con los rasgos de diferentes segmentos de su mercado objetivo.
De esta manera, estructura todos los datos de la audiencia y hace que sea más fácil de recordar para usted y su equipo.
Esto es lo que debe contener un personaje de comprador:
- Nombre
- Información demográfica
- Intereses
- Rasgos de comportamiento
- Puntos de dolor
- Objetivos
- Valores
- Hábitos de compra
- Necesidades
- Deseos
El objetivo es llegar a las personas adecuadas con mensajes personalizados que resuenen con ellos.
4. Desarrolle su USP y su declaración de misión
No todas las empresas se construyen de la misma manera. Y esto es algo bueno.
Su propuesta de venta única es muy importante para su plan de comunicación, especialmente cuando se trata de su contenido promocional. ¿Por qué? Porque tienes que confiar en esa cualidad única para diferenciar tu negocio de la competencia y dar a tus clientes una razón para comprarte.
Para desarrollar su USP, primero debe responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué aportas tú que no ofrece tu competencia?
- ¿Qué problema de cliente solucionas a través de tu negocio?
- ¿Por qué sus clientes deberían elegirlo a usted y no a sus competidores?
Además, mientras que su USP funciona como una forma de hacer que su marca se destaque entre la multitud, su declaración de misión proporciona significado y propósito a su empresa.
Una gran declaración de misión refleja los valores de sus clientes y proporciona una razón adicional para invertir en sus productos.
Digamos que vendes dulces. Su USP es que no usa azúcar en sus productos. Por lo tanto, en su declaración de misión, podría indicar que a través de su negocio, su objetivo es brindar alternativas de postres saludables y deliciosos y mejorar el estilo de vida de sus clientes sin comprometer el sabor de sus dulces.
5. Encuentre los mejores canales de comunicación para sus esfuerzos de marketing
No solo es fundamental saber cómo comunicarte con tu audiencia, sino también descubrir el canal que debes utilizar para llegar a ellos. Además, para obtener mejores resultados, debe mantener su comunicación separada.
Por ejemplo, con sus partes interesadas, puede planificar reuniones en línea o en persona y proporcionar informes de proyectos con regularidad. Mientras que, con los medios de comunicación, puede trasladar su comunicación al correo electrónico. Todo lo que necesita es tener la información de contacto de varios periodistas relevantes y nutrir sus relaciones con los medios en este canal.
Lo mismo ocurre con el resto de tus segmentos de audiencia. Cuanto más personalice su comunicación para adaptarse a las necesidades de su audiencia, más éxito tendrá.
Sin embargo, cuando se trata de tus clientes, tienes más opciones. Puede ser creativo con su comunicación al promocionar su negocio.
Estos son los principales canales de comunicación que puedes utilizar para conectar con tus clientes:
- marketing de contenidos
- Optimización de motores de búsqueda
- Correo de propaganda
- Marketing de influencers
- La comercialización del afiliado
A. Marketing de contenidos
Tu plan de comunicación no estaría completo sin incluir tu estrategia de marketing de contenidos.
De hecho, ¿sabía que el 70 % de los clientes preferiría obtener información sobre un negocio a través de un artículo o publicación de blog que a través de anuncios? Por lo tanto, es seguro asumir que el marketing de contenidos es un gran problema.
Esta estrategia de marketing se utiliza para atraer, involucrar y mantener clientes mediante la creación y distribución de contenido relevante (artículos, videos, publicaciones en redes sociales).
Aparte de esto, el marketing de contenidos ayuda a las empresas a establecerse como fuentes de información creíbles y autorizadas, crear conciencia de marca y mantenerse en la mente.
Por lo tanto, asegúrese de incluir sus plataformas de redes sociales, su blog y otras plataformas de creación de contenido (Youtube, Udemy, etc.) y brinde detalles sobre su estrategia de comunicación en todas ellas.
No olvide que con SocialBee puede crear, editar, programar y compartir contenido en todas sus plataformas de redes sociales desde un tablero fácil de usar.
Además, SocialBee puede generar publicaciones automáticas en las redes sociales cada vez que publica un nuevo artículo, aprovechando al máximo su estrategia de marketing de contenido.
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