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Las reuniones de equipo son un componente importante de cada proyecto o proceso comercial porque permiten a los miembros del equipo dar opiniones, establecer objetivos y tomar decisiones juntos. Pero a veces estas reuniones pueden resultar monótonas e improductivas. Si te estas preguntando cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas Entonces estás en el lugar correcto. En este artículo, cubriremos las mejores técnicas que mejorarán las reuniones de su equipo.
¿Qué son las reuniones de equipo?
Las reuniones de equipo son reuniones de personas que trabajan juntas para lograr un objetivo compartido u objetivo. Estas sesiones permiten a los miembros del equipo discutir el progreso, establecer objetivos, desarrollar ideas y tomar decisiones conjuntas.
Dependiendo de las necesidades del equipo, las reuniones del equipo se pueden realizar en persona, en línea o una combinación de ambas.
Son una parte clave de la comunicación del equipo porque ayudan a garantizar que todos estén en sintonía, trabajando para lograr los mismos objetivos y comprendiendo sus funciones y responsabilidades. Continúe leyendo para aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas.
¿Cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas? Mejores consejos y técnicas
Planificar nuevas ideas para reuniones de equipo es vital, ya que puede ayudarle a mantener las reuniones interesantes y atractivas. Mantener a los participantes interesados puede aumentar la productividad de la reunión y ayudar a toda su organización a mejorar la moral. A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas:
1. Crea una agenda divertida
¡Una agenda de reunión creativa es el primer paso hacia una reunión creativa y atractiva! Cambiar su agenda envía un mensaje a sus invitados de que esta reunión será única y entretenida.
Solo agregando algunos temas interesantes para reuniones de equipo o una sesión de preguntas y respuestas mejorará significativamente el placer de su personal en la reunión. Puede incluir cualquier actividad entretenida para romper el hielo o hacer preguntas no relacionadas con el trabajo.
2. Decide una palabra del día
Elija una palabra del día al comienzo de cada reunión y vea quién puede incluirla en la conversación sin que todos lo sepan. Si ve a alguien usando la frase, exclame “¡palabra del día!” También lo hará ayudar a mantener la atención del equipo sobre lo que se está hablando.
3. Comience con la actividad física
Abrir tus reuniones con actividades es otra técnica inventiva para hacerlas más entretenidas. Las actividades físicas pueden ayudar a las personas. volverse energizado y listo para una reunión. Pruebe actividades como cambiar de silla o jugar un juego.
4. Sal de la sala de reuniones
Si desea que las reuniones de equipo sean más entretenidas, intente realizarlas en lugares nuevos de vez en cuando. Si su empresa está ubicada en una oficina, intente realizar su próxima reunión en un parque o cafetería local.
Si tiene los recursos, también puede considerar contratar una sala de reuniones alternativa para trabajar durante uno o dos días.
5. Agrega juegos y premios
Las reuniones se pueden hacer más agradables ludificándolas. La técnica de convertir las tareas diarias en juegos se conoce como gamificación.
Existen varias estrategias para agregar juegos a las reuniones, como proporcionar preguntas sorpresa y hacer que los participantes realicen un seguimiento de los puntos. La gamificación puede aumentar la participación y la actividad de los miembros del equipo, e incluso puedes otorgar premios si es necesario.
6. Incluir alimentos en las reuniones
Llevar comida es otra forma entretenida de aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas. Como líder de equipo, usted puede organizar el catering o pida a cada miembro que traiga refrigerios a cada reunión.
Llevar comida a una reunión de equipo es una manera maravillosa de hacerla más cálida y acogedora.
7. Tome siempre notas
Debe conservar notas de las reuniones en cada reunión. A medida que avanzas en la agenda, preparar una sinopsis de 1 a 3 líneas que se entregará al equipo después de la reunión.
Cuando concluya cada resumen, asegúrese de que su conocimiento de la conclusión principal se haya compartido con todos para que todos estén en sintonía después de cada reunión.
8. Utilice ayudas visuales
Utilice ayudas visuales como tablas y graficos para ayudar a resaltar temas esenciales y mantener la discusión entretenida. Esto permitirá que el equipo obtenga información de una manera mucho más confiable, quizás aumentando la productividad.
9. Desactiva las notificaciones
No hay nada más molesto que el zumbido de los relojes digitales y otras notificaciones cada tres minutos. Aparte de su anotador, olvídese del dispositivo.
Si estás en una reunión remota, asegúrese de que todos estén configurados en DND por la duración. En una reunión, no tener la atención de todos distrae e irrita a todos.
10. Lluvia de ideas juntos
Lluvia de ideas es un enfoque excelente para que un grupo descubrir nuevas ideas y resolver problemas. Durante la lluvia de ideas, es fundamental alentar a todos los miembros del equipo a ofrecer sus ideas, sin importar cuán “locas” puedan parecer.
Cuantas más ideas se creen, más probabilidades habrá de que se desarrolle una solución eficaz.
11. Toma descansos
Si tiene una reunión más larga, debe tomar descansos frecuentes. Todos podrán estirar las piernas, tomar una taza de caféo visitar el baño como resultado de esto.
Los descansos también disuadirán a las personas de estar demasiado inquietas o distraídas. Los descansos también tienen un impacto en la capacidad de pensamiento crítico del equipo.
12. Elija el software adecuado
Hay varios paquetes de software disponibles que pueden ayudar en la cooperación y comunicación en equipo. Algunos de estos programas son mejores que otros, así que haga su tarea y seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades.
Las reuniones también pueden ser más productivas utilizando el herramientas correctas de gestión de proyectos.
13. Fomente opiniones desafiantes
Es fundamental bienvenidas ideas contradictorias para que las reuniones sean constructivas. Si todos siempre están de acuerdo, no se desarrollarán ideas potencialmente nuevas e inventivas.
Fomentar puntos de vista opuestos también ayudará con el punto anterior que mencionamos sobre ayudar a los miembros del equipo a sentirse dispuestos a discutir sus puntos de vista.
14. Suspender si es necesario
Si una cita no va bien, no tengas miedo de reprogramar él. De nada sirve continuar si no se alcanza el objetivo de la reunión. A veces es preferible detener una reunión antes y reorganizarla más tarde para entender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más productivas.
15. Prevenir el pensamiento grupal
El pensamiento grupal ocurre cuando los individuos están más preocupados por integrarse y agradar que por pensar por sí mismos. Esto puede llevar a tomar malas decisiones y destruir el éxito de un equipo.
Para evitar el pensamiento de grupo, es fundamental Fomentar una cultura de discusión constructiva..
Tipos de reuniones de equipo
Es fundamental seleccionar el estilo adecuado de la reunión en función de las demandas del equipo y del proyecto o proceso empresarial que se esté considerando. Varios tipos de reuniones de equipo pueden servir para diversos objetivos. Algunos tipos de reuniones de equipo comunes son:
- Reuniones de actualización de estado: Estos se llevan a cabo para discutir informes de progreso, actualizaciones e hitos completados hacia un determinado proyecto u objetivo.
- Reuniones para la resolución de problemas: Estos se llevan a cabo para abordar las dificultades u obstáculos que enfrenta el equipo. El énfasis está en reconocer el problema, comprenderlo y generar soluciones.
- Reuniones de lluvia de ideas: Están destinados a producir nuevas ideas o soluciones a problemas u obstáculos específicos. El énfasis está en el diálogo libre y la innovación.
- Reuniones para la Planificación: Estos se llevan a cabo para planificar iniciativas futuras, definir metas y objetivos y asignar recursos. El énfasis está en definir el alcance del proyecto y formular un plan de acción.
- Taller: Una capacitación o taller es una reunión en la que alguien guía a un grupo de personas en el aprendizaje sobre un tema determinado. Estos acuerdos suelen diseñarse con un determinado propósito y objetivo en mente.
- Reunión de preguntas y respuestas: Una reunión del equipo de preguntas y respuestas es una reunión en la que los participantes pueden hacer preguntas y obtener una explicación sobre un tema determinado. Esta es una buena manera de aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más productivas.
¿Cómo iniciar y finalizar una reunión de equipo?
Aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas para una sola cosa. Pero para dirigir un buen equipo y mejorar la productividad general de una reunión que haga que todos tengan un enfoque positivo, comenzar y finalizar una reunión es demasiado crucial.
Iniciar una reunión
Los líderes de las reuniones a menudo comienzan las reuniones revisando la agenda y pasando directamente al primer punto de la agenda.
Como resultado, los participantes de la reunión frecuentemente no están seguros sobre el objetivo de la reunión, los bienes que se crearán, por qué la reunión es útil o por qué la sesión debería ser importante para ellos.
Las reuniones frecuentemente comienzan con un comienzo improductivo, lo que puede tener un impacto perjudicial en el resto de la reunión. Entonces, antes de comenzar una reunión, hágase estas dos preguntas.
- ¿Qué estoy haciendo aquí?
- ¿Por qué debería preocuparme?
Póngase en su lugar y responda esas dos preguntas antes de mediar en el resto de la reunión para involucrar realmente a sus participantes y preparar la reunión para el éxito. A continuación se ofrecen algunos consejos divertidos a seguir:
- Comience con las presentaciones: Comience siempre su reunión presentando a los asistentes y asegurándose de que todos se conozcan.
- Celebre una victoria: Comience la reunión con una nota positiva; esto levantará el ánimo y hará que los empleados se sientan orgullosos de ser parte del éxito del equipo.
- Da un saludo: Reconocer el trabajo sobresaliente y aumentar el respeto profesional de sus empleados puede impulsarlos aún más a desempeñarse de manera efectiva y generar una mayor participación.
- Comparta un dato curioso: Si ha aprendido algo fascinante, divertido o revelador en la semana previa a su reunión, ¡compártalo con su equipo!
- Indique el objetivo: Es una buena idea establecer el objetivo de la reunión desde el principio. Captará su atención y proporcionará un contexto muy necesario al enfatizar por qué se ha convocado al equipo para la conversación.
- Mencione una estadística útil: Al igual que dar una buena noticia o un hecho fascinante, a todo el mundo le gusta escuchar una estadística interesante. Considere si ha oído hablar de algún dato interesante sobre el trabajo que usted y su equipo están realizando. Con frecuencia es beneficioso e informativo para la tarea.
- Rotar al facilitador: Considere rotar la sesión facilitador involucrar e involucrar a tantas personas como sea posible. Esto permite que todos tengan la oportunidad de turnarse para dirigir el discurso.
- Comience con la meditación: Las prácticas de mindfulness se han vuelto mucho más populares últimamente en entornos organizacionales, y por una buena razón. Dedicar unos minutos al inicio de la reunión para recuperar la respiración o practicar el agradecimiento es un buen uso del tiempo. Continúe leyendo para aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas.
Finalizar una reunión
A veces las reuniones pueden parecer otro mal necesario en la gestión de una empresa. Vemos salidas apresuradas, rostros distraídos y murmuraciones hacia el final de una reunión.
Quizás haya estado haciendo todo bien, como planificar reuniones con un propósito, generar objetivos bien pensados y mantener a su grupo enfocado mientras se llevan a cabo las reuniones, pero sus empleados o compañeros de trabajo todavía están muy distraídos y decepcionados. Por eso una reunión debe terminar de la manera correcta.
Un final bueno y positivo puede elevar el espíritu de los asistentes a la conferencia. Es más probable que las personas deseen colaborar en el futuro si se sienten bien con sus encuentros entre sí. A continuación se ofrecen algunos consejos útiles a seguir:
- Evite arrastrar: ¡La productividad no puede comenzar y los objetivos no se pueden alcanzar mientras estamos sentados en una conferencia! Configure su cronómetro unos minutos antes de que termine la reunión. Después de que se apague el cronómetro, explique la conclusión de la reunión en el tiempo restante.
- Resumir Esencial Puntos: Antes de concluir la discusión, dedique unos minutos a resumir los principales temas tratados.
- Estar agradecido: Tómese un momento para agradecer a todos los que asistieron a la reunión y contribuyeron. Esto demuestra que valoras su tiempo y trabajo.
- Resumir elementos de acción: Revise los elementos de acción asignados durante la reunión y asegúrese de que todos comprendan sus deberes.
- Tenga en cuenta el sentimiento de dolor: Si una reunión sale mal y se lastiman sentimientos, detenga la reunión identificando qué funciona y qué no y, lo más importante, aborde los sentimientos de malestar de los miembros de su equipo antes de pasar a las siguientes etapas.
- Abrir la reunión: Las reuniones suelen estar controladas por unas pocas personas. Reserve de 5 a 10 minutos después de cada reunión para permitir que todos los miembros del equipo contribuyan con comentarios y hablen sin interrupciones.
Propósito de las reuniones semanales del equipo
Las reuniones son un componente esencial de toda organización. Permite a los empleados reunirse, discutir ideas, brindar comentarios y adquirir conocimientos unos de otros.
Las reuniones de equipo, por otro lado, tienen mala reputación. No todo el mundo está emocionado de asistir a una reunión. Pero esto se debe a que no perciben la ventaja, y muy probablemente se deba a la forma en que se llevan a cabo las reuniones.
Aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más atractivas permitirá a su equipo realizar un trabajo de calidad más rápido y planificar juntos un mejor curso. Aquí hay algunos propósitos de las reuniones semanales de equipo:
- Comunicacion mejorada: Las reuniones permiten a los miembros del equipo hablar entre sí, intercambiar ideas y abordar cualquier problema que puedan surgir.
- Objetivos alineados: Las reuniones de equipo exitosas permiten a los grupos explorar desafíos complicados y generar ideas y soluciones. Cuando se abordan temas de proyectos con muchas variables, es más sencillo y rápido hacerlo en una reunión.
- Mejores relaciones interpersonales: La conexión personal facilita la formación de equipos. Cuando hay un intercambio abierto de ideas y puedes ver y escuchar las opiniones de tus compañeros de equipo de primera mano, puedes formar una relación más sólida con ellos.
- Alta productividad: Las reuniones semanales del equipo pueden ayudar a garantizar que los miembros del equipo estén conscientes de sus tareas y trabajen juntos con éxito para lograr los objetivos del equipo.
- Pensamiento crítico: Los empleados pueden demostrar pensamiento crítico, innovación y originalidad en reuniones de equipo efectivas. Puedes idear un concepto excelente por tu cuenta. Considere la posibilidad de generar ideas aún mejores mientras usted y su equipo colaboran como uno de los propósitos de las reuniones semanales del equipo.
- Mejor colaboración: Las reuniones de equipo permiten a los miembros del equipo colaborar en proyectos y compartir sus habilidades, lo que puede resultar en una mejor cooperación y soluciones más efectivas.
- Moral aumentada: Las reuniones pueden ayudar a aumentar la moral, promover un sentimiento de camaradería y crear un ambiente de trabajo más agradable y de apoyo al reunir a los miembros del equipo con regularidad.
Etiquetas efectivas en las reuniones de equipo
Ahora que sabe todo lo que puede hacer para que las reuniones sean atractivas y productivas. Hablemos de algunas de las etiquetas de las reuniones formales que ayudarán a mejorar la productividad, la buena comunicación entre pares y una mejor gestión del tiempo.
- Escuchar mas: Respeta a las personas escuchándolas y sin interrumpirlas cuando hablan. Respeta a tus compañeros de trabajo y sus perspectivas.
- Llegue a tiempo y preparado: Llegue puntual y preparado para la reunión.
- Prestar atención: Mantener la concentración en la agenda y lograr objetivos. Evite distraerse o discutir cosas irrelevantes.
- Participar activamente: Agregue a la conversación y sea un participante activo en la reunión.
- Sea conciso: Mantenga sus comentarios breves y directos. Evite divagar o desviarse por la tangente.
- Prevenir distracciones: No use su teléfono, revise correos electrónicos ni haga nada más durante la reunión. Mantenga su enfoque y atención.
- Hacer un seguimiento: Si tiene acciones o tareas clave que realizar después de la reunión, asegúrese de darles seguimiento y finalizarlas lo antes posible.
¡Ahí vas! Las reuniones de equipo son esenciales para una comunicación y cooperación exitosas dentro de cualquier empresa.
Puede establecer un entorno en el que los miembros de su equipo se sientan escuchados, respetados e inspirados para dar sus mejores ideas aplicando estos enfoques. Aprender cómo hacer que las reuniones de equipo sean más productivas requiere trabajo, pero las recompensas valen la pena.
