Estás leyendo la publicación: Cómo hacer un presupuesto para una pequeña empresa: consejos y recomendaciones
El flujo de efectivo es una consideración clave para cualquier negocio, pero es aún más importante para las pequeñas empresas. En muchos casos, especialmente en las empresas que recién comienzan, es fundamental centrarse en las estrategias presupuestarias de las pequeñas empresas.
Cuando presta mucha atención a cosas como los costos fijos y variables y los ingresos proyectados, está en un mejor lugar para tomar decisiones acertadas que contribuyan a su crecimiento a largo plazo.
En este artículo, veremos consejos clave sobre el presupuesto de las pequeñas empresas para asegurarnos de que tenga finanzas comerciales saludables y prósperas.
Por qué su pequeña empresa necesita un presupuesto
El presupuesto es crucial para las pequeñas empresas, incluso en sus primeras etapas. Proporciona una descripción detallada del futuro financiero de su empresa, lo que le permite tomar decisiones informadas para lograr objetivos a largo plazo.
Además, preparar un presupuesto comercial te ayuda a:
- Identificar oportunidades de aumento de ingresos
- Evite las deudas durante los meses lentos
- Reducir gastos innecesarios
- Mantener el orden financiero para posibles préstamos o inversores.
- Reinvertir los fondos excedentes
- Obtenga conocimiento sobre las áreas de gasto y las perspectivas de crecimiento.
- Asegurar la rentabilidad
Cómo crear un presupuesto para pequeñas empresas en 7 pasos
1. Suma todos tus ingresos
Lo primero es lo primero: no puede conocer su presupuesto hasta que sepa cuánto dinero tiene para gastar. Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error crítico de no seguir esto lo suficientemente de cerca.
Para una empresa que tiene un flujo de ingresos constante, como un negocio de comercio electrónico, esta es fácil de responder. Son solo los ingresos que obtienes de tus ventas. Pero para otros tipos de empresas, es posible que deba examinar la situación más de cerca.
Por ejemplo, si tiene más de una ubicación o más de una fuente de ingresos, deberá tomar nota de ellas. Las diferentes fuentes de ingresos pueden incluir cosas como:
- Ventas de eventos como ferias comerciales y otros eventos
- Ventas desde otras ubicaciones, como tiendas físicas
- Proyectos independientes o proyectos paralelos
- Tarifas de consultoría cobradas por separado
A medida que avanza, trate de mirar el año pasado para tener una idea sólida de sus promedios e ingresos, especialmente si es un negocio estacional que tiene flujos y reflujos. Si es un negocio nuevo, comience con una estimación modesta para que termine con más dinero en lugar de menos.
2. Calcula tus costes fijos
Los costos fijos son los gastos comerciales confiables y consistentes que ocurren en un ciclo regular, ya sea que ese ciclo sea por semana, por mes, por año, etc. Aquí es donde tener un software de contabilidad puede tener un gran beneficio: podrá regresar y ver estos pagos recurrentes si aún no los ha anotado.
Estos son algunos ejemplos de costos fijos:
- Alquiler de su oficina/escaparate y equipo
- Suministros que deben reponerse regularmente
- Seguro comercial, pagos de préstamos e impuestos
- Nómina y beneficios para empleados asalariados
- Servicio de internet y telefono
- Servicio de alojamiento para su sitio web
- Suscripciones de software, membresías y herramientas con una tarifa mensual
3. No olvides los costes variables
Los costos variables son consistentes como los costos fijos, pero el monto en dólares varía de un mes a otro. Estos pueden ser un poco más complicados de rastrear que los costos fijos, así que preste mucha atención a ellos.
Estos son algunos ejemplos de gastos variables:
- Materias primas para la producción, que varían según su producción
- Gastos de envío y entrega, que varían en función de su volumen de ventas
- Utilidades para su oficina o escaparate
- Empleados no asalariados, como trabajadores a tiempo parcial o autónomos y otros contratistas que no tienen un acuerdo de pago mensual fijo
- Esfuerzos de marketing (que pueden solucionarse si tiene un plan de marketing establecido o subcontrata a una agencia)
- Gastos de viaje para eventos, reuniones de negocios y similares
- Otros costos, como desarrollo profesional y capacitación.
Los costos variables pueden jugar un papel importante en el presupuesto de una pequeña empresa, especialmente si necesita ahorrar dinero o gastar menos. Mire estos gastos primero para reducir costos.
4. Presupuesto para gastos poco frecuentes
Estos son los que fácilmente pueden pasar desapercibidos y estropear el presupuesto de su negocio. Por ejemplo, piense en las compras que no hace con frecuencia, pero que aún necesita hacer.
Esto puede incluir compras de hardware como maquinaria, computadoras portátiles e incluso artículos más pequeños como fabricantes de etiquetas. Estos son los tipos de cosas que no compra regularmente, pero cuando surge la necesidad, los costos inesperados pueden afectar significativamente el presupuesto de su empresa.
Esto es especialmente cierto cuando esas compras son críticas para que pueda administrar su negocio de manera efectiva todos los días.
5. Crea un fondo de contingencia
Es importante presupuestar los costos inesperados. ¿Qué sucede si su equipo se descompone o ocurre un accidente? Tener un presupuesto reservado para tales situaciones puede ayudar a aliviar el estrés y mantener la estabilidad financiera.
Si bien no siempre es posible tener un fondo de emergencia dedicado, las opciones alternativas como el financiamiento para pequeñas empresas de Shopify Capital pueden ayudar. Dicho esto, un fondo de contingencia confiable ofrece mayor protección y tranquilidad.
6. Crea tu cuenta de pérdidas y ganancias
Después de anotar todos sus ingresos y gastos, haga los cálculos y descubra su margen de ganancia.
Primero, consolide todas las ganancias de su negocio. Luego sume todos los gastos, incluidos los gastos fijos, variables y únicos. Ahora reste sus gastos totales de sus ingresos totales para ver si obtuvo alguna ganancia.
Aquí hay un ejemplo de presupuesto de una pequeña empresa:
Gastos:
Costes fijos
- Internet: $65
- Seguro: $100
- Suministros de oficina: $30
- Suscripción de software: $50
- Utilidades: $80
Costos fijos totales: $325
Gastos variables
- Salarios de autónomos: $ 800
- Viajes y entretenimiento: $150
- Mercadeo y publicidad: $400
- Materias primas: $600
- Envío y logística: $200
Gastos variables totales: $2,150
gastos de una sola vez
- Actualización de equipo: $300
- Formación profesional: $250
- Desarrollo de sitio web: $500
Total de gastos únicos: $1,050
Gastos totales: $3,525
Ingreso total ($6,000) – Gastos totales ($3,525) = Ingreso neto total ($2,475)
Si su negocio generó ganancias, examine cuidadosamente su presupuesto comercial para identificar oportunidades de inversiones estratégicas que puedan mejorar la eficiencia y facilitar el crecimiento.
Si sufrió una pérdida, manténgase determinado. No todas las pequeñas empresas son consistentemente rentables. En lugar de detenerse en el contratiempo, concéntrese en identificar áreas de mejora y priorice las actividades generadoras de ingresos para impulsar su desempeño financiero.
7. Planifica tu presupuesto para los próximos meses
Habiendo completado el trabajo necesario, ahora posee documentación precisa de las finanzas de su negocio. Un buen presupuesto, sin embargo, va más allá del presente y se enfoca en el futuro. Si bien es imposible predecir los ingresos y gastos futuros exactos, el análisis de datos pasados permite estimaciones relativamente precisas.
Cree un documento de presupuesto prospectivo basado en el estado histórico de pérdidas y ganancias que desarrolló anteriormente, que abarque todos los ingresos y gastos. Además, considere el momento de las compras de hardware o equipo y asigne fondos para nuevas adquisiciones o servicios profesionales.
Empieza el hábito y mantenlo
Si eres nuevo en la elaboración de presupuestos para pequeñas empresas, todo puede parecer increíblemente abrumador. Pero la conclusión es: es fundamental que las pequeñas empresas controlen su flujo de efectivo y sus gastos comerciales.
Cuando esté al tanto de las entradas y salidas de dinero, estará en una mejor posición para tomar decisiones inteligentes. Podrá crear un presupuesto con visión de futuro, uno que financie su crecimiento y tenga en cuenta el viaje salvaje de ser propietario de una pequeña empresa.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos para pequeñas empresas
¿Qué debe incluir un presupuesto empresarial?
El presupuesto de una pequeña empresa debe incluir cualquier ingreso esperado, como inversiones o salarios. También debe incluir todos los gastos operativos, como alquiler, seguros, salarios y servicios públicos, además de gastos de capital como inversiones en nueva tecnología o equipos. Y no olvide incorporar otros elementos cruciales en su presupuesto comercial, incluidos los gastos de marketing y publicidad, los impuestos y las tarifas asociadas.
¿Cuáles son los diferentes métodos de presupuestación?
- Presupuesto incremental: El presupuesto incremental toma el presupuesto del año anterior y lo ajusta según factores como la inflación, los costos de materiales y el rendimiento de las ventas. Proporciona un enfoque conservador para las actualizaciones presupuestarias.
- Presupuesto basado en actividades: El presupuesto basado en actividades asigna fondos en función de las actividades realizadas, reconociéndolas como principales generadores de costos dentro de una organización. Este método permite la asignación de recursos específicos y alinea los presupuestos con las actividades reales que contribuyen a los objetivos de la organización.
- Presupuesto base cero: El presupuesto de base cero implica comenzar desde cero cada año. Todos los gastos deben estar justificados y asignados a departamentos o proyectos específicos.
- Presupuesto rodante: Un presupuesto continuo se actualiza y revisa regularmente para reflejar las condiciones cambiantes del mercado o el crecimiento del negocio. Garantiza que los presupuestos sigan siendo relevantes y se alineen con las necesidades financieras cambiantes de la empresa.
¿Cuáles son los 5 elementos clave de un presupuesto?
- Iingreso: Dinero ganado de varias fuentes como inversiones, salarios y beneficios del gobierno.
- Ahorros: Costos de transporte, alimentación, atención médica, vivienda y entretenimiento.
- Gastos: Dinero ahorrado para metas futuras como la educación de los hijos o la jubilación.
- Deuda: Préstamos pendientes y obligaciones financieras.
- Fondo de emergencia: Fondos reservados para gastos imprevistos como facturas médicas o reparaciones de automóviles.
¿Qué es la regla presupuestaria 50/20/30?
La regla presupuestaria 50/20/30 es una directriz presupuestaria ampliamente reconocida. De acuerdo con esta regla, los dueños de negocios deben asignar el 50 % de sus ingresos a gastos esenciales como comestibles, servicios públicos y vivienda, ahorrar el 20 % para metas financieras y usar el 30 % para gastos de estilo de vida como entretenimiento.
