Cómo imprimir un sobre

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La creación de un sobre con la dirección se puede lograr de varias maneras, pero uno de los métodos más populares implica el uso de software como Microsoft Word, que ofrece funciones fáciles de usar que hacen que la tarea sea sencilla y fácil de completar.

Para imprimir una dirección en un solo sobre, puede elegir un programa de computadora como Microsoft Word, donde ingresa la información deseada y luego carga su sobre en la bandeja de entrada de papel de su impresora.

Como alternativa, puede usar la función Combinar correspondencia para imprimir direcciones en una hoja de etiquetas adhesivas, que carga en la bandeja de entrada de papel de su impresora. Después de la impresión, se procede a pegar con cuidado cada etiqueta en el sobre correspondiente.

Cada una de estas opciones de impresión tiene sus pros y sus contras. Algunos propietarios de pequeñas empresas sienten que el método de impresión directa se ve más profesional en un sobre como parte de sus servicios de correo directo. Algunos prefieren usar etiquetas para sus ideas de marketing por correo. Por supuesto, es una cuestión de preferencia personal que usted elija después de haber investigado todas las opciones.

Imprimir sobres: lo que debe saber antes de comenzar

Las consideraciones importantes al prepararse para imprimir sobres incluyen evitar el uso de sobres que tengan un cierre de metal, ya que no son adecuados para imprimir y pueden causar un atasco en su impresora.

Del mismo modo, si está utilizando una impresora láser, evite los sobres sensibles al calor o con cierres autoadhesivos, que pueden derretirse debido al calor generado por la impresora.

En su lugar, opte por sobres que se sellan lamiendo o humedeciendo. Asegúrese siempre de que la solapa del sobre esté cerrada al imprimir para evitar posibles problemas con la acumulación de adhesivo dentro de la impresora.

¿Cómo imprimo un sobre? Opciones de impresión

Software necesarioMicrosoft Word/PublisherMicrosoft Word/Publisher, Excel para combinar correspondenciaMicrosoft Word/PublisherMateriales necesariosSobres, impresoraHojas de etiquetas, impresoraSobres, impresoraNúmero de sobres/etiquetas por loteGeneralmente uno; hasta diez con algunas impresoras Hasta 30 Depende de la impresora Funciones adicionales Puede preimprimir la dirección del remitente Puede extraer direcciones de Excel, plantillas reutilizables Estilos y tamaños reutilizables y personalizables

Tenga en cuenta que la cantidad de sobres o etiquetas por lote puede variar según el modelo de impresora específico y el tipo de sobres o etiquetas utilizados.

  • La impresión directa de la dirección en el sobre es una opción, aunque normalmente solo permite un sobre por operación de impresión. Sin embargo, hay algunas impresoras con bandejas especialmente diseñadas que permiten cargar e imprimir varios sobres simultáneamente, una función que se usa a menudo cuando se imprime previamente la dirección del remitente en una pila de sobres.
  • Dentro de la bandeja de la impresora, notará marcas que indican el límite de la altura de la pila para evitar sobrecargar y causar un atasco en la impresora.
  • Elegir usar etiquetas brinda la oportunidad de imprimir más direcciones de una sola vez, generalmente hasta treinta. Puede utilizar la función Combinar correspondencia para extraer direcciones de una hoja de Excel de manera conveniente. Si no tiene direcciones almacenadas en un documento de Excel, puede crear manualmente plantillas para etiquetas de direcciones de correo e ingresar la información necesaria.
  • Una vez que se han guardado estas plantillas, se puede acceder a ellas y utilizarlas para futuros trabajos de impresión. También tiene la flexibilidad de elegir entre etiquetas blancas o transparentes según sus preferencias.
  • El método de impresión que elija dependerá en gran medida de sus preferencias personales y también del tipo de impresora y controlador de impresora que esté utilizando.
  • Los diferentes controladores de impresora pueden tener opciones de impresión específicas y proporcionar diferentes conjuntos de instrucciones, por lo que es importante comprender las capacidades de su impresora antes de decidirse por un método.
  • Una parte crucial de la impresión de sobres es asegurarse de que haya una dirección de remitente válida. Sin él, no existe una forma fiable de saber si un correo ha llegado o no a su destino previsto.
  • Independientemente del método de impresión que elija, la dirección del remitente es una parte esencial del sobre.
  • La función Combinar correspondencia puede parecer intimidante al principio debido a sus diversos pasos, pero puede ahorrar mucho tiempo al eliminar la necesidad de escribir manualmente cada dirección.
  • La combinación de correspondencia se usa normalmente para imprimir direcciones en etiquetas, pero también puede ser útil si una impresora tiene un cajón especial para sobres que permite la carga masiva.

Cómo imprimir un sobre en Microsoft Word

Hay una variedad de tamaños de sobre para elegir, y antes de cargar el elegido en la bandeja de entrada de papel de la impresora, el primer paso importante es seleccionar el software adecuado para formatear sobres.

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De las muchas opciones de software, Microsoft Word se destaca como el más utilizado debido a su familiaridad y su interfaz fácil de usar.

La siguiente información lo guiará sobre cómo configurar la página para la impresión de sobres con Microsoft Word en un sistema operativo Windows 10, lo que lo guiará a través de la selección de la configuración adecuada para un sobre profesional y perfectamente impreso.

  • Ingrese su dirección de devolución. Abra Word y, en Archivo, elija Opciones. Desde allí, vaya a Avanzado. En el menú que aparece, desplácese hasta General. Escriba su dirección de remitente en el cuadro de dirección postal. Puede elegir una fuente diferente si lo desea. Asegúrese de utilizar la dirección postal y no la dirección física (si son diferentes). Word guardará automáticamente la dirección del remitente. Haga clic en Aceptar.
  • Elija Sobres en la pestaña Envíos. En la pestaña Correo, dentro del grupo Crear, elija Opciones de sobre.
  • Vaya a la pestaña Opciones de sobre. Tendrá muchas opciones en la pestaña Opciones de sobre. El tamaño de sobre comercial estándar es un 10.
  • Elija el tamaño del sobre. Elija el tamaño de sobre que usará para su envío. La mayoría de las veces, seleccionará 10 para el sobre comercial tradicional. También puede elegir una medida personalizada para el tamaño del sobre. Elija Personalizado para el tamaño del sobre, la Altura es el “lado corto” del sobre y la Longitud es el “lado largo” del sobre.
  • Elija de la pestaña Opciones de impresión en el cuadro de diálogo. La forma en que se coloca el sobre en la bandeja de la impresora varía de una impresora a otra. Dado que lo más probable es que su computadora ya esté conectada a su impresora, cuando elija el botón Sobres, debería ver una imagen que muestra la ubicación del sobre. Por ejemplo, boca abajo o boca arriba, lado izquierdo o derecho. Busque las líneas que muestran la ubicación de la solapa del sobre.
  • ¿Que sigue? Cargue un sobre y cierre la bandeja. Escriba una dirección e imprima el sobre como prueba. Revisa el sobre, asegurándote de que la dirección no esté al revés.

Cómo imprimir direcciones en etiquetas

  • Vuelva a Word y, en la pestaña Correos, elija Etiquetas. El tamaño de etiqueta más común que se utiliza tiene 30 etiquetas en una página. Cada etiqueta mide una pulgada de largo y 2,63 pulgadas de alto. Los tamaños de los sobres no importan si usa etiquetas.
  • Cuando utilice la pestaña Etiquetas, encontrará una lista en la ventana que se abre. Puede ingresar el nombre de la marca de las etiquetas, incluido el tipo y el número de producto.
  • Esta información creará automáticamente una plantilla para que la uses, lo que facilitará el ingreso de la información en el campo de la dirección de entrega. Puede guardar cada página de dirección.
  • También puede crear una plantilla de etiquetas que se pueden guardar en Word como un documento. En Word, abra Nuevo. En la barra de búsqueda, escriba Etiquetas. Verá una serie de opciones. Ingrese sus direcciones allí y guarde cada página como un documento de Word.
  • La próxima vez que necesite hacer un envío. simplemente cambie el papel de la impresora a las hojas de etiquetas, elija una página de documento previamente guardada de sus plantillas de dirección y en la pestaña de archivo, presione Imprimir.

SUGERENCIA: ¿Qué le parece crear una etiqueta que incluya no solo la dirección del destinatario, sino también su dirección de remitente?

Esto es posible. Algunas hojas de etiquetas vienen con solo seis etiquetas, lo que puede parecer limitado a primera vista. Sin embargo, estas etiquetas son significativamente más grandes y brindan un amplio espacio para incluir tanto la dirección del remitente en la esquina superior izquierda como la dirección de destino. Este método de etiquetado garantiza que toda la información necesaria esté presente en una sola etiqueta fácil de aplicar, lo que agiliza su proceso de envío y garantiza una apariencia profesional.

Cómo hacer una combinación de correspondencia para etiquetas de sobres

Para llevar a cabo una combinación de correspondencia de manera efectiva, primero debe tener una lista completa de Excel que contenga toda la información de dirección necesaria, como el nombre de la empresa o persona, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal. Al crear esta lista en Excel, asegúrese de usar Encabezados para etiquetar claramente cada categoría de información, asegurándose de que sus datos estén bien organizados y sean de fácil acceso.

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Si ya tiene preparada su lista de Excel, aquí hay una guía paso a paso sobre cómo usar la pestaña ‘Correos’ para ejecutar una combinación de correspondencia en Microsoft Word. Esta práctica herramienta simplifica el proceso de combinar sus direcciones con su etiqueta o plantilla de sobre, lo que garantiza un proceso de impresión fluido y eficiente.

  • Abra un documento de Word en blanco. Vaya a la pestaña Correos y seleccione Iniciar combinación de correspondencia. Desde allí, verá un menú desplegable. Elija Etiquetas. Luego elija el tipo (tamaño) de las etiquetas que usará.
  • Vuelve a la pestaña de opciones de Mailings. Esta vez, elija Seleccionar destinatarios. Desde allí, verá un menú desplegable y elegirá Usar una lista existente. Una vez que haya elegido eso, aparecerá el Explorador de archivos de Windows. Seleccione su archivo y haga clic en Abrir.
  • Ahora aparecerá la ventana Seleccionar tabla. Revise la información en el cuadro, asegurándose de que los cuadros apropiados estén marcados para que correspondan con la información. Asegúrese también de que la casilla esté marcada junto a “La primera fila de datos contiene columnas de encabezado”. Elija su lista y haga clic en Aceptar.
  • Seleccione su primera etiqueta. Vuelva a la pestaña de opciones de Envíos y haga clic en Bloqueo de direcciones. Aparece la ventana Insertar bloque de direcciones. Haga clic en Campos de coincidencia. Verifique la información y haga clic en Aceptar. Obtendrá una vista previa de impresión. Si eso se ve bien, haga clic en Aceptar.
  • Vuelve a la pestaña de opciones de Mailings. Esta vez elige Actualizar etiquetas. Las palabras Bloque de direcciones deben aparecer en cada etiqueta. Ahora regrese a Mailings y elija Finish and Merge. Habrá un menú desplegable. Elija Editar documentos individuales. A continuación, aparece la ventana Fusionar en nuevo documento. Elija Todo y haga clic en Aceptar. Imprimir.

Cómo imprimir un sobre en Google Docs

Dentro de Google Drive, vaya a Documentos de Google. Desde allí, vaya a Buscar una plantilla y elija Sobre en la galería de plantillas. Tendrá varias opciones de sobres.

Ahora harás tu plantilla de sobre. Con OpenOffice (o una herramienta similar), cargue un documento en Google Drive y ábralo con Google Docs. Cada campo de dirección aparecerá como un cuadro de diálogo.

Escriba la información para el cuadro de diálogo de dirección de devolución y el cuadro de diálogo de dirección de entrega. Imprime el sobre. Verifique que la información de cada cuadro de diálogo esté en la ubicación correcta en el sobre.

Cómo fusionar o hacer una lista de direcciones en Google Docs

Cuando usa Google, su lista de direcciones generalmente está en una hoja de cálculo o en una hoja de Google. Desde Google Docs, vaya a y seleccione Complementos. Desde allí, puede seleccionar Avery Easy Merge.

Avery es el principal fabricante de etiquetas adhesivas para direcciones. Instale el complemento Avery Easy Merge.

Si aún no tiene una lista de direcciones, puede crear etiquetas. Una vez que haya instalado Avery Add On, abra un nuevo documento de Google. Haga clic en Complementos y busque y elija Avery. En la siguiente pantalla, verá una sección llamada Encabezados de columna.

En Encabezados de columna, haga clic en cada uno que desee agregar a la etiqueta, como Nombre, Ciudad, etc. Cada vez que haga clic en un encabezado de columna, el encabezado aparecerá en la etiqueta en blanco. Trabajando dentro de la etiqueta, puede mover los encabezados de las columnas, eligiendo centrar la información o mantenerla alineada a la izquierda, por ejemplo. De esta manera, puede formatear las etiquetas para que aparezcan como prefiera que se vean en los sobres.

¿Qué programa utilizo para imprimir sobres?

Hay más programas de impresión de sobres además de Word y Google Docs.

  • Creador de sobres. Este es uno de los programas más fáciles de usar para imprimir un sobre. Simplemente utilizará un PDF que ya tiene una plantilla con lugares para escribir la información de la dirección de devolución y la dirección de entrega. Usando el PDF, también puede elegir el tamaño de los sobres. Y puede elegir las opciones para el estilo de letras usando el botón de fuente. Una vez que haya completado todos los campos del PDF, elija Imprimir el sobre.
  • Somacón. Este es otro programa simple para imprimir sobres. Hay un tamaño de sobre para las dimensiones, el sobre comercial n.º 10. Complete los espacios en blanco de cada casilla e imprima el sobre.
  • retocando. Este es un programa de software gratuito que lo guía paso a paso a través de las opciones de sobres.
  • Impresora de sobres S Suite. Este es un programa de software gratuito con instrucciones fáciles de seguir y muchas opciones de diseño de sobres.
  • Impresora de sobres de dataware. Este es un programa de software gratuito que permite al usuario completar un cuadro de texto con información de la dirección. Es fácil llenar el cuadro de dirección y hay muchas opciones de diseño.
  • Tu impresora. Algunas impresoras tienen como característica un controlador de impresión interno que permite al usuario elegir Sobre como el objeto que se imprimirá utilizando una pestaña de opciones de impresión. Si es así, deberá ajustar el tamaño del papel y asegurarse de colocar el sobre en la bandeja correctamente. El controlador de impresión puede guiarlo a través de las opciones de la pestaña de opciones de impresión durante todo el proceso, desde el tamaño de la página hasta hacer clic en Imprimir.
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¿Cómo hago una plantilla de sobre?

Para trabajos frecuentes de impresión de sobres, considere crear y guardar una plantilla en Microsoft Word o Publisher, lo que agilizará significativamente sus tareas futuras.

Los pasos para crear una plantilla de sobre en cualquiera de estos programas son bastante similares, y cada uno ofrece una variedad de opciones de estilo y tamaño para satisfacer sus necesidades específicas.

Para comenzar a crear una plantilla en Word o Publisher, abra el software y seleccione ‘Nuevo’. Aparecerá una nueva ventana y, dentro de esa ventana, encontrará una opción para ‘Buscar plantilla en línea’. Ingrese el término ‘Sobre’ en este cuadro de búsqueda y aparecerán varias opciones de plantilla de sobre para su selección.

Estas plantillas suelen tener áreas designadas para que ingreses las direcciones de devolución y entrega, lo que permite una rápida personalización.

¿Por qué mi impresora no imprime un sobre?

A pesar de una cuidadosa preparación, puede haber casos en los que al hacer clic en ‘Imprimir’ no se obtengan los resultados deseados y su proyecto de impresión de sobres no avance como se esperaba. En tales situaciones, después de asegurarse de haber seguido los pasos correctos, es posible que deba comunicarse con un técnico de soporte de impresoras para obtener ayuda. Todas las impresoras tienen requisitos y opciones de tareas únicas, y el soporte técnico puede ayudarlo a navegar por estos detalles. Como alternativa, también puede consultar el sitio web del fabricante de la impresora, que a menudo contiene guías útiles para la solución de problemas y consejos para ayudarlo a corregir problemas comunes de impresión.

Mientras tanto, aquí hay una guía rápida para solucionar problemas:

  • Verifique que haya cambiado el tamaño del papel a las dimensiones del tamaño del sobre.
  • Asegúrese de no haber ingresado incorrectamente las dimensiones del tamaño del sobre.
  • Verifique que su impresora no le envíe una nota de error como “sin papel”. Esto puede deberse a que solo ha colocado un sobre en el acceso a la bandeja. Ese sobre único es tan ligero que no se registra. Abra el acceso a la bandeja y apile hasta diez sobres, teniendo cuidado de no exceder la guía de altura de la bandeja.
  • El error puede ser la colocación del sobre. El borde del sobre no está firmemente contra el costado de la bandeja de la impresora. O el borde no está contra el lado correcto de la bandeja de la impresora. El sobre puede ser de arriba hacia abajo o de arriba hacia arriba.
  • Por lo general, si usa una impresora de inyección de tinta, asegúrese de que el sobre esté boca abajo. Con una impresora láser, debe estar boca arriba. El lugar donde se coloca el borde del sobre es diferente en cada tipo de impresora.