Estás leyendo la publicación: Contabilidad de comercio electrónico: definición, mejores prácticas y herramientas
Cuando se ejecuta un negocio de comercio electrónico, es fácil pasar por alto la importancia de la contabilidad. Sin embargo, comprender sus números es crucial para el éxito a largo plazo. ¿Cómo determina si su negocio está generando más ingresos que gastos? ¿O qué actividades son más rentables para su empresa? La contabilidad de comercio electrónico puede darle respuestas a estas preguntas y más.
¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?
La contabilidad de comercio electrónico implica registrar, organizar y administrar todos los datos y transacciones financieros de una empresa de comercio electrónico. Es un subconjunto especializado de contabilidad de pequeñas empresas creado para satisfacer las necesidades únicas de los comerciantes de comercio electrónico.
En esencia, la contabilidad implica el seguimiento y la categorización de las transacciones como ingresos o gastos. Si bien esto puede parecer simple, la terminología contable puede ser abrumadora, especialmente si es nuevo en las finanzas comerciales.
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Veamos los componentes clave de la contabilidad del comercio electrónico:
- Orden de compra: Una orden de compra es un documento legalmente vinculante preparado por los clientes para especificar el tipo y la cantidad deseada de artículos para la compra.
- Órdenes de venta: Preparado por el vendedor en respuesta a una orden de compra, una orden de venta describe todos los detalles necesarios de una venta, incluida la descripción de los bienes, el monto de la venta, la cantidad, la información de pago y la fecha y dirección de entrega.
- Costo de los bienes vendidos (COGS): COGS representa el costo total involucrado en la producción y distribución de un producto. Comprende gastos como almacenamiento, envío y tarifas de tarjetas de crédito directamente relacionados con la venta de productos (excluyendo los gastos generales).
- Impuesto sobre las ventas de comercio electrónico: este es el impuesto que los comerciantes de comercio electrónico pagan al estado de residencia del comprador. Solo es aplicable cuando existe un nexo de impuestos sobre las ventas entre el estado y el vendedor, es decir, el estado tiene derecho a gravar a la empresa.
- Cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Las cuentas por pagar se refieren a las cuentas y facturas pendientes, mientras que las cuentas por cobrar representan la cantidad total de gastos e ingresos pendientes de pago.
¿Qué incluye la contabilidad de comercio electrónico?
La contabilidad de comercio electrónico, como toda la contabilidad comercial, incluye:
- Funciones básicas de contabilidad, como balances, facturación y nómina.
- Funciones avanzadas de planificación e informes, como la creación de un plan fiscal estratégico.
Pone mayor énfasis en tres áreas clave:
Teneduría de libros
La contabilidad precisa forma la base para la planificación y las operaciones comerciales. Comprende tareas esenciales como la gestión de inventario, la categorización de ingresos y gastos y la revisión de balances.
También realiza un seguimiento de las devoluciones de los clientes, que a veces pueden plantear desafíos si no se registran con precisión. Un sistema de contabilidad de comercio electrónico debe acomodar las devoluciones de los clientes y registrarlas con precisión sin descartar sus informes financieros.
Gestión fiscal
Las firmas de contabilidad ofrecen servicios de administración de impuestos para abordar las posibles consecuencias de los errores en la presentación o interpretación del código tributario. En el comercio electrónico, la gestión de impuestos implica calcular y presentar impuestos trimestrales estimados, completar declaraciones de fin de año, distribuir formularios 1099 a trabajadores contratados y rastrear y remitir impuestos estatales y locales.
Determinar cuándo un vendedor de comercio electrónico debe cobrar el impuesto sobre las ventas es complejo, ya que los diferentes estados tienen reglas diferentes. Por lo general, los vendedores con negocios sustanciales en un estado (nexo de impuestos sobre las ventas) son responsables de recaudar y remitir los impuestos estatales por las compras realizadas dentro de ese estado.
Una empresa de comercio electrónico siempre tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en el estado donde tiene su sede. Otros desencadenantes incluyen superar umbrales de ventas específicos en estados particulares, asistir a ferias comerciales, tener una ubicación física o almacén, o emplear personal o socios de envío en un estado.
Planificación del crecimiento
Escalar un negocio es un viaje emocionante, y la contabilidad del comercio electrónico juega un papel fundamental más allá de ser una mera tarea administrativa. Sirve como una poderosa herramienta para recopilar información crucial para impulsar su negocio hacia sus objetivos.
Con la contabilidad de comercio electrónico, puede:
- Identifique los productos o servicios más rentables para su empresa
- Realice un seguimiento de sus mayores gastos y responsabilidades
- Controle los cambios en sus ganancias a lo largo del tiempo
- Descubra oportunidades para optimizar sus márgenes de beneficio
Métodos de contabilidad para empresas de comercio electrónico.
Los proveedores de contabilidad existen en varias formas, desde firmas de contabilidad tradicionales hasta plataformas de software de contabilidad. Pero antes de comenzar con un proveedor, es esencial decidir un método de contabilidad.
Hay dos opciones disponibles: contabilidad de caja y contabilidad de acumulación. Una empresa de comercio electrónico puede optar por cualquiera de los dos métodos, pero no por ambos a la vez.
Contabilidad de caja
La contabilidad de caja es un método contable que mide la transferencia de efectivo.
Supongamos que tiene una tienda de productos electrónicos y recibe un pedido de un teléfono inteligente de $ 500. Después de enviar el producto al cliente, registraría los ingresos de la venta solo cuando se reciba el pago del cliente y se deposite en su cuenta.
El mismo principio se aplica a los gastos. Supongamos que tiene una factura pendiente de $ 1200 de un diseñador web para las actualizaciones del sitio web. Si el pago aún está pendiente al final del trimestre, estaría obligado a pagar impuestos sobre ese monto, aunque no se haya liquidado. En la contabilidad de caja, el gasto se reconoce cuando el dinero se desembolsa realmente de su cuenta.
Contabilidad de precisión
La contabilidad de acumulación es una técnica contable que registra las transacciones cuando se incurren o se ganan en lugar de cuando se intercambia efectivo.
Considere un escenario en el que opera un negocio que fabrica y vende muebles hechos a medida. Según la contabilidad de acumulación, cuando completa una mesa de comedor de alta calidad con un valor de $3000 para un cliente, reconoce los ingresos de $3000 inmediatamente, incluso si el pago aún no se ha recibido.
Este enfoque proporciona una visión más completa del estado financiero de su empresa a largo plazo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, a pesar de reconocer los ingresos, es posible que la cuenta bancaria de su empresa no refleje la entrada inmediata de fondos.
El mejor software de contabilidad de comercio electrónico
Aquí hay una lista de los mejores software de contabilidad para pequeñas empresas que puede elegir para su negocio de comercio electrónico.
Xero es una solución de software de contabilidad basada en la nube para pequeñas y medianas empresas. Proporciona un conjunto completo de funciones, que incluyen más de 800 integraciones, facturación personalizable, contabilidad de doble entrada y soporte para presupuestos. Con Xero, puedes tener tantos usuarios como necesites, con diferentes niveles de control de cuentas.
QuickBooks Online automatiza los procesos de contabilidad para las empresas de comercio electrónico. Se integra con canales de venta populares como Shopify, lo que elimina la entrada manual y garantiza un seguimiento de ventas preciso en varias tiendas. Con funciones como la administración de impuestos automatizada, la comparación inteligente de ingresos y el análisis de tendencias, QuickBooks Online simplifica su administración financiera.
Zoho Books ofrece una ubicación única y segura para administrar sus tareas de contabilidad. Con este software, puede manejar las facturas de su empresa, conciliar estados de cuenta bancarios y administrar el control de gastos, todo en un solo lugar. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la priorización de tareas y agilizan las operaciones al proporcionar notificaciones en la aplicación, actualizaciones de campo y más.
Mejores prácticas de contabilidad de comercio electrónico
Las reglas contables tienden a variar según el país y el estado, por lo que es crucial mantenerse actualizado. Incluso si no domina la contabilidad, seguir algunas pautas simples puede ayudarlo a garantizar una operación de comercio electrónico sin problemas.
Tanto para los propietarios de tiendas en línea nuevos como para los experimentados, estas son algunas de las mejores prácticas de contabilidad que deben tener en cuenta:
Practique una buena contabilidad
Equilibrar sus libros es clave para una contabilidad de comercio electrónico eficaz. Registre todas las transacciones financieras con precisión, incluidos los ingresos, los gastos, las compras y las ventas. De esta manera, tendrá una comprensión clara de su salud financiera.
Conciliar regularmente las cuentas
Desarrolle el hábito de comparar con frecuencia los registros financieros con los extractos bancarios para garantizar la precisión. Esto puede ayudarlo a identificar y corregir cualquier error antes de que represente una amenaza grave.
Supervisar el flujo de caja
Esté atento a los fondos entrantes y salientes. Si el flujo de efectivo es positivo, tiene un negocio financieramente saludable. Pero si el flujo de efectivo es negativo, debe abordarlo de inmediato.
Comprender el impuesto a las ventas
El impuesto sobre las ventas puede ser complicado para las empresas de comercio electrónico, especialmente cuando se vende a clientes en diferentes estados o países. Familiarícese con sus obligaciones y asegure el cobro y envío precisos de los montos correspondientes del impuesto sobre las ventas.
Utilice un software de contabilidad de comercio electrónico
Muchas soluciones de software de contabilidad se integran con plataformas de comercio electrónico. Estos sistemas pueden ayudar a conciliar y administrar sus ventas, gastos e inventario.
Adopte la automatización
Aproveche la tecnología para automatizar diversas tareas contables. El software puede ayudarlo a enviar facturas, rastrear ventas e incluso calcular impuestos en su nombre. Esto ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores contables.
Mantener control de inventario
La gestión eficaz del inventario es fundamental para las empresas de comercio electrónico. Necesita saber qué se vende, qué no y qué tiene en stock. Compruebe si su software de contabilidad incluye seguimiento de inventario o considere utilizar una herramienta de gestión de inventario dedicada para agilizar el proceso.
Tome el control con la contabilidad de comercio electrónico
Ahora que tiene una mejor comprensión de la contabilidad del comercio electrónico, puede navegar con confianza los aspectos financieros de su negocio. Solo recuerda que no tienes que hacerlo solo. Con el software de contabilidad de comercio electrónico, puede realizar un seguimiento de las ventas, registrar los gastos, calcular los impuestos y hacer más con unos pocos clics.
Recuerde, la contabilidad efectiva es un pilar clave de su empresa de comercio electrónico, así que priorícela junto con otros aspectos cruciales de su negocio para garantizar una rentabilidad y un crecimiento sostenidos.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad de comercio electrónico
¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad de comercio electrónico?
La contabilidad y la contabilidad son muy importantes para las empresas de comercio electrónico. La contabilidad precisa ayuda a realizar un seguimiento del flujo de efectivo y comprender la salud financiera de la empresa. Esto le permite tomar mejores decisiones y cumplir con las regulaciones. Además, las buenas prácticas contables pueden revelar áreas en las que la empresa puede reducir costos y aumentar las ganancias.
¿Cómo se lleva la contabilidad de un negocio de comercio electrónico?
La contabilidad de comercio electrónico se ocupa de las transacciones en línea que generalmente se pagan con tarjeta de crédito u otros métodos de pago digitales. A diferencia de las tiendas regulares, las empresas de comercio electrónico deben monitorear y conciliar las ventas, los pagos, los reembolsos y las devoluciones de varias fuentes, como Stripe y PayPal. Además, deben rastrear y administrar el envío, el inventario, los impuestos y otros datos transaccionales.
¿Debo contratar a un contador para mi negocio de comercio electrónico?
Depende de en qué etapa se encuentre su negocio de comercio electrónico. Si su negocio aún se encuentra en sus primeras etapas, es posible que no necesite un contador. Pero a medida que su negocio crece y enfrenta complejidades fiscales y financieras, un contador puede brindarle una valiosa ayuda.
¿Cuáles son los problemas de contabilidad para el comercio electrónico?
La contabilidad del comercio electrónico presenta múltiples desafíos, incluida la necesidad de realizar un seguimiento de los productos en múltiples almacenes para una gestión eficiente del inventario. Otro aspecto complejo implica la gestión de la responsabilidad del impuesto sobre las ventas en varias jurisdicciones según las reglas del “nexo económico”. Además, la contabilidad precisa de las devoluciones de productos, el seguimiento de las tarifas de los vendedores en las plataformas de comercio electrónico y las limitaciones para acceder a los datos analíticos en tiempo real contribuyen a los problemas que enfrenta la contabilidad del comercio electrónico.
