Estás leyendo la publicación: Correos electrónicos formales e informales: comprenda cuál usar
El correo electrónico ha superado todas las demás formas de comunicación privada y profesional en el mundo digital actual.
Para comunicarse de manera efectiva en diversos contextos a través del correo electrónico, debe dominar el arte de lograr el tono y el estilo correctos.
Por lo tanto, este artículo examinará las principales distinciones entre correos electrónicos formales e informales, exponiendo las muchas funciones y normas de cada uno.
Abordará las diferencias de correo electrónico formal e informal, incluido el tono, el vocabulario y la estructura, y examinará sus beneficios y usos aceptables.
Al leer este artículo y aplicar lo que ha aprendido, puede mejorar significativamente sus habilidades de comunicación por correo electrónico.
¡Vamos a empezar!
¿Qué son los correos electrónicos formales?
Cuando se trata de situaciones más exigentes o profesionalescomo comunicarse con empleadores o clientes, se recomienda optar por un correo electrónico formal.
Se adhieren a las convenciones y pautas establecidas para garantizar que su mensaje transmite el nivel apropiado de respeto, profesionalismo y claridad al destinatario.
Al seguir estos protocolos, puede asegurarse de que sus intenciones se comuniquen y reciban efectivamente de una manera que se alinee con la gravedad de la situación.
1. Características clave de los correos electrónicos formales
Las siguientes son las pautas clave que debe seguir al escribir correos electrónicos formales:
1. Saludos
Los correos electrónicos formales generalmente comienzan con un saludo formal, como o seguido de dos puntos.
El uso del apellido del destinatario y el título apropiado agrega un nivel de respeto y formalidad.
2. Tono cortés
Mantenga el tono de su correo electrónico cortés y respetuoso todo el tiempo.
Debes mantener el lenguaje profesional al no usar jerga, jerga o palabras y frases demasiado informales.
Además, gramática, puntuación y mayúsculas debe ser correcto, para demostrar que está prestando mucha atención a los detalles.
3. Estructura y Organización
Los correos electrónicos formales suelen tener un formato estandar.
Comienzan con una introducción breve y clara, luego pasan a la parte principal del mensaje y terminan con un cierre agradable y una firma formal.
Para la estructura correcta de los correos electrónicos formales, usar párrafos para organizar el contenido de una manera que tenga sentido y sea clara.
4. Lenguaje Profesional
Los correos electrónicos formales usan lenguaje profesional, como palabras y frases formales, y no usan jerga.
El mensaje debe ser clara, al grano y centrada en su objetivo principal.
5. Direccionamiento y títulos adecuados
Al dirigirse a los destinatarios, los correos electrónicos formales utilizan sus nombres completos y títulos apropiados (p. ej., ).
Aquí es importante verificar dos veces la ortografía y la corrección de los nombres y títulos.
6. Uso del cierre formal
Use un cierre formal, como “,” “” o “,” seguido del nombre completo del remitente y la información de contacto.
Estos cierres mantener un tono profesional y crear una sensación de cierre.
Al seguir estas reglas de redacción formal de correo electrónico, puede asegurarse de que su mensaje se tome en serio y establezca una relación profesional con la persona a la que le escribe.
2. ¿Cuándo usar correos electrónicos formales?
Los correos electrónicos formales se utilizan en varios entornos profesionales y corporativos cuando es esencial parecer autoritario y coherente con las normas establecidas.
Es apropiado utilizar correos electrónicos formales en las siguientes situaciones:
🎯 Solicitudes de empleo — Las solicitudes de empleo formales requieren correos electrónicos formales. Muestran profesionalismo, detalle y respeto por el gerente de contratación o el reclutador.
🎯 Propuestas de negocio — Los correos electrónicos formales son mejores para las propuestas comerciales a clientes, inversores y socios. Expresan credibilidad, profesionalismo y seriedad.
🎯 Consultas profesionales — Los correos electrónicos formales son mejores para consultas profesionales o para comunicarse con supervisores, profesores o altos ejecutivos.
🎯 comunicación con el cliente — Los correos electrónicos formales en contextos corporativos ayudan a mantener una imagen profesional.
🎯 Correspondencia oficial — Las organizaciones, las entidades gubernamentales y las instituciones a menudo envían correos electrónicos formales.
🎯 Networking o presentaciones — Los correos electrónicos formales son apropiados para establecer contactos, presentar o asesorar a otros profesionales.
🎯 Resolución de conflictos o quejas — Un correo electrónico profesional puede ayudarlo a resolver un desacuerdo o una queja.
3. Beneficios de los correos electrónicos formales
Los correos electrónicos oficiales brindan numerosas ventajas en entornos comerciales y profesionales. Estos son algunos de los beneficios de enviar correos electrónicos formales:
✅ Profesionalismo — Demuestran que te tomas en serio tu comunicación y valoras un tono profesional en tus interacciones.
✅ Claridad y precisión — Al utilizar un tono formal, puede asegurarse de que su mensaje sea claro y conciso para evitar errores de comunicación o malentendidos.
✅ Respeto y etiqueta — Demuestran que respetas el tiempo del destinatario y hablas profesionalmente. Esto puede mejorar las conexiones con clientes, colegas y socios comerciales.
✅ Transmitir una imagen profesional — Cuando usa un tono y un estilo profesional de manera constante, se le percibe como confiable, competente y digno de confianza.
✅ Documentación y rendición de cuentas — Crean un nivel de responsabilidad ya que ambas partes tienen un registro escrito de la conversación.
✅ Coherencia en la comunicación empresarial. — Al usar un formato estandarizado y un tono profesional en sus correos electrónicos, crea una imagen de marca cohesiva y profesional para usted o su organización.
✅ Finalidades legales y contractuales — Los correos electrónicos formales pueden ser prueba legal en disputas o contratos. Estos correos electrónicos oficiales pueden usarse como prueba del acuerdo o entendimiento.
Profesionalismo, claridad y responsabilidad. son solo algunas de las razones por las que los correos electrónicos formales son tan útiles para la comunicación comercial, a pesar de que necesitan un poco más de atención a los detalles y la etiqueta.
4. Ejemplo de un correo electrónico formal
Sujeto:
¿Qué son los correos electrónicos informales?
Los correos electrónicos informales tienen que ver con ser casual y relajado. Son perfectos para ambientes personales o informales donde no necesitas ser formal y rígido.
Puedes dejar que tu amabilidad brille y conversar honestamente con el destinatario.
De hecho, los correos electrónicos informales suelen utilizar lenguaje cotidiano, saludos sencillos y una estructura más flexible.
Por lo tanto, siéntete libre de relajarte y convertirlo en un intercambio relajado y agradable.
1. Características clave de los correos electrónicos informales
Los correos electrónicos informales se emplean con frecuencia para la comunicación personal. entre amigos, familiares, colegas cercanos o en escenarios de redes informales.
Son ideales para invitaciones casuales, conversaciones amistosas, reconectarse con conocidos o compartir información no relacionada con el trabajo.
Si bien los correos electrónicos informales ofrecen un tono más relajado, es crucial recordar la importancia de mantener una conducta respetuosa y considerada.
Esto es especialmente cierto cuando se comunica con personas con las que no está familiarizado o en entornos profesionales que requieren un enfoque más formal.
Algunas características clave de los correos electrónicos informales incluyen:
1. Saludos casuales
Debe comenzar sus correos electrónicos informales con saludos más relajados, como o
Estos saludos reflejan una tono amistoso e informala diferencia de los saludos formales que se utilizan en los correos electrónicos formales.
2. Tono conversacional
Los correos electrónicos informales tienen un tono más informal en comparación con los correos electrónicos formales.
Ellos permitir palabras de argot, jerga y términos casuales para crear una atmósfera amistosa y accesible similar a una conversación con un amigo o colega.
3. Estructura relajada
Al escribir correos electrónicos informales, tiene más libertad para estructurar su mensaje.
Por ejemplo, puedes usar párrafos más largos o más cortos, incluidos viñetas e incluso emojis, para expresar sus emociones.
Sin embargo, garantizar que su mensaje sea claro y coherente es crucial.
4. Anécdotas e historias personales
Los correos electrónicos informales brindan la oportunidad de compartir anécdotas personales, historias u opiniones. Permiten un enfoque más expresivo y subjetivo de la comunicación, fomentando una sensación de conexión y familiaridad con el destinatario.
5. Abreviaturas y Emoticones
correos electrónicos informales puede incluir abreviaturas, acrónimos o emoticonos para transmitir emociones, humor o informalidad.
Sin embargo, es esencial usarlos con moderación y asegurarse de que el destinatario esté familiarizado con el estilo de comunicación.
6. Cierre y Firma
Los correos electrónicos informales a menudo terminan con un cierre menos formal, como o incluso un simple
Las firmas son más personales cuando incluir el nombre del remitente o una abreviatura del mismo.
2. ¿Cuándo usamos correos electrónicos informales?
Un tono más informal es apropiado o incluso preferible al escribir un correo electrónico a un amigo o familiar.
Los siguientes son ejemplos de cuándo es aceptable usar un correo electrónico informal:
🎯 Comunicación personal — En la mayoría de los casos, los mejores destinatarios de un correo electrónico informal son personas que ya conoces, como amigos, familiares o conocidos. Hacen que sea fácil mantener un estado de ánimo amistoso, una actualización de los acontecimientos personales, mantener conversaciones alegres y mantenerse en contacto.
🎯 Invitaciones sociales — Cuando invite a amigos o conocidos a reuniones informales, fiestas o eventos sociales, los correos electrónicos informales son la norma.
Le permiten transmitir los detalles del evento de una manera amigable y cercana, utilizando un lenguaje y expresiones casuales.
🎯 Redes informales — En situaciones de redes informales, como asistir a eventos sociales, reuniones o reuniones informales de la industria, usar un correo electrónico informal para hacer un seguimiento de las nuevas conexiones puede ayudar a mantener la atmósfera informal y amistosa que se estableció durante la interacción inicial.
🎯 Comentarios personales o recomendaciones — Un correo electrónico informal puede ser apropiado si brinda comentarios, sugerencias u opiniones personales a alguien con quien tiene una relación cercana, como un colega o un conocido.
🎯 Colaboraciones amistosas — Cuando trabaje con colegas o compañeros en proyectos o iniciativas informales, puede usar correos electrónicos informales para discutir ideas, coordinar esfuerzos o compartir actualizaciones.
🎯 Consultas no relacionadas con el trabajo — Los correos electrónicos informales son adecuados para consultas no relacionadas con el trabajo, como comunicarse con una empresa local, pedir recomendaciones o buscar el consejo de personas con las que tiene una conexión casual.
🎯 Notas personales de agradecimiento — Si desea mostrar gratitud o agradecer a alguien por un favor personal, puede utilizar correos electrónicos informales.
Proporcionan una forma más personal y cálida de expresar su aprecio.
Tenga en cuenta que incluso en correos electrónicos informales, es vital considerar las preferencias del receptor y el contexto de la comunicación.
Aunque los correos electrónicos informales pueden tener un tono relajado, es fundamental mantener siempre la cortesía y la amabilidad al interactuar con personas con las que no está familiarizado.
3. Beneficios de los correos electrónicos informales
Hay muchas ventajas en el uso de correos electrónicos informales cuando sea apropiado, tales como:
✅ Establecer una conexión personal — Los correos electrónicos casuales ayudan a establecer una conexión. Puede desarrollar relaciones más sólidas empleando un tono casual, un lenguaje normal y relatos personales.
✅ Comunicación relajada y cercana — Hacen que la conversación sea más informal y facilita que los destinatarios tengan interacciones abiertas y honestas en contextos oficiales.
✅ Fomentar el diálogo abierto — Los correos electrónicos informales invitan a respuestas casuales. En un ambiente relajado, es más probable que las personas hablen libremente.
✅ Flexibilidad en la expresión — Te permiten comunicar emociones, humor y pasión. Te permiten expresarte más vívidamente con lenguaje informal, acrónimos y emojis.
✅ Facilidad de escritura — Los correos electrónicos casuales toman menos tiempo y esfuerzo para escribir. El tono conversacional hace que la escritura sea más natural y menos reglamentada.
✅ Comunicación rápida y eficiente — Se centran en el punto principal sin formalidades ni justificaciones innecesarias. Esto puede acelerar la comunicación, especialmente cuando se valora la brevedad.
✅ Flexibilidad en el tono — Los correos electrónicos informales le permiten personalizar el tono. Su relación con el destinatario determina el nivel de informalidad, lo que permite un enfoque más personalizado.
✅ Apto para contextos no profesionales —Son buenos para socializar, establecer contactos y hacer preguntas personales. Mantienen el ambiente tranquilo y acogedor de la interacción.
En general, los correos electrónicos informales son ventajosos ya que permiten conversación más distendida y amistosa, así como el fomento de los vínculos personales.
Al aprovechar los muchos beneficios del correo electrónico, puede mejorar sus conexiones, facilitar la comunicación e incluso hacerla divertida.
4. Ejemplo de un correo electrónico informal
Sujeto:
Correos electrónicos formales e informales: ¿cómo empezar?
El tono que desea establecer y la naturaleza de su relación con el destinatario pueden determinar si emplea un estilo formal o informal en un correo electrónico.
Si no está seguro sobre el nivel de formalidad a utilizar en una situación particular, lo mejor es elegir un tono más formal.
Esto asegurará que sus comunicaciones escritas y habladas transmitir el nivel adecuado de respeto y profesionalismo.
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