Estás leyendo la publicación: [Guide 2023] Optimización del sistema de gestión hotelera mediante software
El software de gestión hotelera (HMS), a menudo conocido como software de gestión hotelera, es un sistema que ayuda a los hoteles y empresas hoteleras con tareas diarias como la gestión de reservas, el seguimiento y la actualización de la disponibilidad de habitaciones para reservas, la gestión de recursos humanos, etc.
Por definición, las operaciones hoteleras incluyen muchos procedimientos repetitivos y un HMS proporciona una forma de automatizar algunos de estos trabajos para mejorar la eficiencia laboral, minimizar errores y reducir retrasos.
Como resultado, un Sistema de Gestión Hotelera Es muy importante en el sector hotelero hoy en día para que los empleados del hotel no tengan que gastar su valioso tiempo realizando tareas monótonas y puedan utilizar su tiempo para mejorar el servicio.
Un HMS también puede ayudar a monitorear el desempeño de los empleados del hotel y otras partes de las instalaciones y administrar los pagos entrantes y continuos.
En resumen, un Sistema de Gestión Hotelera Es vital para cualquier negocio hoy en día. Las empresas hoteleras generalmente pueden elegir entre dos opciones: adquirir un Sistema de Gestión Hotelera ya preparado o adquirir un Sistema de Gestión Hotelera hecho a medida.
Es preferible un sistema de gestión hotelera personalizado si desea un sistema adaptado a sus necesidades específicas. Aun así, suele ser más caro que el software equivalente ya preparado. ¿Un Sistema de Gestión Hotelera a medida es la mejor opción para ti? Algunas variables importantes a considerar se analizan a continuación.
Foto por Cristina @ wocintechchat.com en desempaquetar¿Por qué necesitaría un sistema de gestión hotelera personalizado?
Las siguientes son algunas ventajas importantes de un sistema de gestión hotelera personalizado frente a una solución de software hotelera ya preparada:
Mayor control sobre sus datos
Con un sistema de gestión hotelera personalizado, puede mantener la información de sus visitantes en el HMS y combinarla con su CRM existente (si corresponde). Es posible que el HMS listo para usar no sea compatible con algún software CRM y sus datos estén expuestos hasta cierto punto a una fuente de terceros.
Personalización
Puede desarrollar servicios personalizados para sus visitantes utilizando software de gestión hotelera personalizado, como enviar correos electrónicos de bienvenida personalizados, crear programas de fidelización, ofrecer beneficios únicos para el cliente, etc. La personalización se está volviendo cada vez más crucial para establecer la lealtad del cliente en estos días.
Experiencia de cliente consistente
Un sistema de gestión personalizado puede ayudar a automatizar numerosos procesos específicos de la propiedad, como registros de entrada (y salidas), servicios de conserjería y otros servicios. Evite posibles malentendidos y disputas reduciendo el contacto humano entre el personal del hotel y los visitantes.
Las tareas repetitivas deben automatizarse
Hemos mencionado esto brevemente anteriormente, pero el software de gestión hotelera personalizado puede ayudar a eliminar el trabajo repetitivo y a menudo duplicado realizado por el personal. Las distintas propiedades pueden tener diferentes tareas, y es ahí donde el software especializado puede brillar.
Teniendo en cuenta los beneficios enumerados anteriormente, ¿por qué necesita un sistema de gestión hotelera personalizado en primer lugar? Los siguientes son algunos objetivos frecuentes a considerar:
Las reservas han aumentado
Podemos mejorar las reservas de hotel con un sistema de gestión hotelera más personalizado y fluido (y, por lo tanto, aumentar nuestros ingresos).
Con este objetivo en mente, deberíamos desarrollar un sistema de gestión hotelera más centrado en el cliente, como servicios personalizados, procedimientos de check-in y check-out más fluidos y una mejor experiencia general para los huéspedes.
Procesos operativos mejorados
Un sistema de gestión hotelera personalizado es fundamental para reducir el tiempo dedicado a actividades administrativas repetitivas y monitorear cómo los trabajadores realizan su trabajo diario. Podemos adaptar el HMS para que las operaciones sean más fluidas, eficientes y rentables.
Promoción mejorada
Con un administrador de canales integrado, un HMS personalizado puede ampliar su alcance en todo el sector hotelero al automatizar el proceso de publicidad y promoción de su hotel en numerosos canales y al mismo tiempo preservar la paridad de precios.
Además, el sistema puede ofrecer información de reservas en tiempo real a todos sus medios promocionales, incluidos GDS, OTA y agentes minoristas independientes.
Foto por Cristina @ wocintechchat.com en desempaquetarCreando un proceso de automatización para reservas
Una de las características más importantes de cualquier sistema de gestión hotelera es la capacidad de automatizar su proceso de reserva.
Una función sólida de gestión de reservas puede proporcionar una experiencia de reserva impecable, permitiendo a todos los clientes obtener la habitación que han reservado y al mismo tiempo permitiendo a los empleados del hotel realizar un seguimiento de todas las reservas y los datos de la reserva.
Aquí hay algunos aspectos cruciales a considerar en este sentido:
Administración de reservas
El sistema puede aceptar, organizar y responder a los detalles de la reserva. Por ejemplo, el HMS debería indicar la ocupación de las habitaciones durante un período determinado según los parámetros de reserva.
El sistema debe poder ofrecer una vista de calendario de todas las reservas y los empleados del hotel deben poder realizar los ajustes necesarios (modificar fechas/categorías de alojamiento, cancelar una reserva, emitir una confirmación, etc.).
Integración de reservas online
Hoy en día, es habitual que el sitio web de un hotel muestre la disponibilidad de habitaciones y permita a los visitantes potenciales reservar directamente en el sitio web.
El sistema de gestión hotelera debe interactuar de forma eficaz con el sitio web y automatizar diversos procedimientos, como el envío de una confirmación por correo electrónico tras una reserva y la gestión de datos relacionados con las reservas, la información de los huéspedes y los detalles de pago.
Sistema de relación con los huéspedes gestionado y automatizado
Un sistema de gestión hotelera personalizado debe almacenar de forma segura la información de los huéspedes, como información de contacto, detalles de la habitación, métodos de pago, fechas de nacimiento y otra información pertinente.
Este módulo de relación con los huéspedes también debería ayudar en la distribución de comunicaciones y alertas como facturación, promociones, etc.
Se debe crear un flujo de relación con los huéspedes adecuado en función de las preferencias comerciales del hotel, que incluyen:
Personalización
Puede brindar servicios personalizados, como programar ciertos restaurantes que sabe que les gustan o simplemente darles la bienvenida con su bebida favorita y una revista a su llegada, si conoce las preferencias y hábitos individuales de los visitantes.
La recopilación y el análisis de datos se pueden utilizar para diseñar futuras campañas y personalizaciones de servicios.
Notificaciones
El sistema debería enviar alertas automáticamente en las siguientes etapas de su estancia:
- Inmediatamente antes de su llegada (proceso de reserva, confirmación de pago, lista de servicios solicitados)
- Durante su estancia (ofertas y descuentos especiales en servicios de hotel, comidas en restaurantes, etc.)
- Inmediatamente después del pago (pedirle al huésped que proporcione comentarios y reseñas)
Considere las opciones de su proveedor
Aquí hay algunas cosas cruciales que debe recordar al desarrollar un sistema de gestión hotelera personalizado:
Haga una lista de características deseables.
Enumere las funciones necesarias y su prioridad en función de las variables mencionadas anteriormente. Lo esencial que debe recordar es que desea el proveedor más barato que pueda proporcionar estas características/funciones de manera consistente.
En la mayoría de las circunstancias, no podrá localizar un proveedor que pueda satisfacer todos sus requisitos, por lo que establecer una prioridad es fundamental para poder evaluar cuidadosamente sus posibilidades.
Conclusión
HMS es fundamental para todos los hoteles, desde una posada familiar con solo un bed and breakfast hasta grandes redes hoteleras.
Desarrollar el suyo propio o utilizar la solución ya preparada depende de usted, pero si elige crear el HMS precisamente para sus necesidades, prepare la lista completa de sus requisitos para acortar el tiempo de desarrollo.
