Estás leyendo la publicación: Integración ERP: qué es, cómo funciona y por qué lo necesita
Las compras en línea han experimentado un crecimiento sin precedentes en 2020, en parte debido a las órdenes de confinamiento y otras medidas preventivas durante la pandemia de COVID-19. Esto ha abierto nuevas oportunidades de productos y mayores volúmenes de pedidos para los minoristas en línea, junto con la necesidad de aumentar la funcionalidad de la plataforma en línea.
Las estrategias han tenido que cambiar, incluidas las actualizaciones de los patrones de almacenamiento y las cantidades de inventario, ya que las cadenas de suministro, tanto locales como en el extranjero, han experimentado graves interrupciones. Los centros de cumplimiento y los transportistas pueden estar trabajando a capacidad reducida, creando desafíos en la entrega de productos a los clientes en lo que considerarían una cantidad de tiempo razonable. Los patrones de compra también han cambiado, y los clientes inicialmente se inclinan más hacia las necesidades y se alejan de las compras impulsivas.
Dicho esto, con un poco de creatividad y tecnología, los minoristas de comercio electrónico pueden maximizar su potencial para adaptarse a este aumento en la actividad y estar preparados para el éxito continuo si disminuye.
Por qué debería conectar su ERP a través de la integración
Una de las mejores maneras de construir y mantener el éxito en línea y mantenerse al día con la demanda cada vez mayor de la funcionalidad de pedidos digitales es agregar integración a los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (comúnmente denominados “ERP”). En su explicación más básica, Integración ERP puede ayudar a las empresas a recibir fácilmente nuevos pedidos, cumplirlos y proporcionar a los clientes acceso en tiempo real a la información de la cuenta para aumentar el servicio al cliente y la satisfacción.
Los ERP ya satisfacen la necesidad del minorista moderno de gestión y orquestación de datos mediante la automatización de procesos en el backend, proporcionando planificación y previsión y, en última instancia, permitiendo la innovación. También pueden brindar a los equipos de toda la empresa acceso para ver y aprovechar la información de clientes, productos y contabilidad en tiempo real. A su vez, este acceso a la información impulsa los procesos comerciales optimizados, creando servicios y soluciones más efectivos.
La magia, sin embargo, no se encuentra únicamente en el ERP. Se trata de tener una estrategia de integración de ERP de comercio electrónico que garantice que el ERP se conecte a todos los sistemas empresariales necesarios.
La integración de ERP puede automatizar y potenciar muchas de las funciones principales que necesitan sus equipos. Los puntos de contacto para la integración de ERP de comercio electrónico incluyen pedidos, seguimiento, datos de inventario, datos de clientes, procesamiento de tarjetas de crédito y más. Las conexiones pueden ser ilimitadas con múltiples sitios, mercados, bases de datos, envíos y socios 3PL.
Estos son los beneficios más comunes de una integración ERP de comercio electrónico:
- La integración elimina los silos de datos y proporciona datos precisos a todos los departamentos
- La integración y la automatización reducen los costos ya que se eliminan los procesos largos
- Los datos específicos del cliente en tiempo real están disponibles entre el ERP y el sitio de comercio electrónico
- Mayor satisfacción y compromiso del cliente con datos precisos y fácilmente disponibles
1. Integración de datos = Calidad de datos
Las empresas prosperan con los datos y las empresas de comercio electrónico no son una excepción. Necesitan saber qué compró un cliente, cómo llegó al sitio, el canal específico en el que compró e incluso información más detallada sobre los costos de fabricación y los impuestos de envío. Aquí es donde brilla la integración de datos ERP. No solo captura datos; también lo integra.
La toma de decisiones precisa se basa en datos precisos, lo que significa que debe asegurarse de que se eliminen los datos duplicados y que todos los datos del sistema sean correctos. La integración de ERP recupera los datos para actualizarlos, de modo que los clientes puedan cambiar sus nombres, direcciones u otra información de contacto sin tener que buscar manualmente la información correcta. La integración puede ayudar a proteger a las empresas de tomar decisiones basadas en datos incorrectos.
2. La integración y la automatización reducen los costos
Los ERP pueden automatizar procesos largos, mejorar la eficiencia y respaldar decisiones comerciales más informadas. Cuanto más integrados estén los datos comerciales con el software ERP, mejor información se recopilará y presentará para transformar el negocio. Una mayor eficiencia y una mejor toma de decisiones darán como resultado costos reducidos y un mayor retorno de la inversión.
3. Comprender mejor a los clientes
La integración de datos mejora la inteligencia de marketing. La integración de datos significa que el sistema ERP se puede usar para informar datos sobre lo que compran los clientes, quién los recomienda, de dónde vienen, compras de productos adicionales, clientes en riesgo y tendencias de compra. Todos estos datos impulsan mejores decisiones de marketing.
4. Mejorar las relaciones con los clientes
Una solución integrada puede mejorar las experiencias de sus clientes. Los factores contribuyentes que mejoran su experiencia incluyen la confirmación de pedidos, el seguimiento y las opciones de autoservicio donde los usuarios pueden realizar un seguimiento de pedidos anteriores, devoluciones, pagos, etc. Además, una empresa puede reaccionar rápidamente ante problemas, como la necesidad de un producto que no está disponible. existencias.
Quizás el mayor beneficio de integrar los sistemas ERP con el comercio electrónico es la capacidad de proporcionar a los clientes información oportuna sobre los pedidos. Los clientes pueden comprar con confianza sabiendo que tienen acceso en tiempo real al estado del pedido, información de seguimiento e incluso cantidades precisas de inventario en la tienda en línea desde la que realizan el pedido. En el back-end, ya no se requiere que los equipos actualicen manualmente toda esta información, lo que provoca retrasos debido a limitaciones de tiempo o incluso errores y errores de información.
Cómo superar los desafíos de la integración de ERP y comercio electrónico
Los proyectos de integración pueden ser complejos, y cada proyecto tiene un conjunto único de desafíos. Algunos de estos desafíos se identificarán antes de que comience la integración, mientras que otros no ocurrirán hasta después de que el proyecto de integración esté en proceso.
1. Asegúrese de que los objetivos y las operaciones estén alineados
Dado que los objetivos difieren de una empresa a otra, las necesidades de integración también serán diferentes. Es importante asegurarse de que los objetivos y las operaciones estén alineados, y que el ERP apropiado esté en uso (o seleccionado para la implementación). Enumere todos los requisitos, indicando cuáles pueden ser integraciones personalizadas, para que pueda estar seguro de que las soluciones seleccionadas pueden realizar tales conexiones.
La integración de ERP tampoco suele ser un proceso “único”. El objetivo es que el negocio se expanda, dando como resultado nuevas metas y actividades. A medida que las nuevas bases de datos requieran conexión al ERP, o aumenten las especificaciones de puntos de datos existentes, la integración también deberá actualizarse. Esto es para asegurar las transferencias de datos correctamente entre el ERP y otros sistemas, evitando fallas en la integración.
2. Estandarice los datos en todas las aplicaciones
Los esfuerzos de integración continúan con la estandarización de datos en todas las aplicaciones. Dado que cada aplicación proporcionará datos en diferentes formatos, es posible que el ERP no acepte un punto de datos único de un sistema tal cual, lo que requiere una estandarización entre aplicaciones. Cada vez que se integre un nuevo sistema con su ERP, asegúrese de que las API, o la interfaz de programación de aplicaciones, de ambos sistemas acepten las transferencias de datos. Una vez que se aborde el desafío de la estandarización de datos, la integración de ERP será considerablemente más fluida.
3. Considere las necesidades futuras
Las necesidades de integración de ERP son bastante estándar de una empresa a otra, aunque algunas organizaciones tienen necesidades únicas. Con muchas empresas, la integración necesita cambiar una vez que los beneficios y posibilidades se vuelven claros. Por lo tanto, es importante mirar más allá de los puntos débiles actuales y asegurarse de que la plataforma de integración pueda escalar para admitir la expansión.
La integración con la automatización es clave
Las integraciones de ERP satisfacen múltiples necesidades, pero el denominador común es el ahorro de tiempo. Las empresas que implementaron con éxito una integración utilizaron un patrón o una secuencia lógica de pasos para resolver una tarea específica y ahorrar tiempo. Algunos patrones comunes de integración de ERP incluyen:
- Migración: Esto implica un movimiento único de un conjunto específico de datos de un sistema a otro, generalmente relacionado con la implementación de un nuevo sistema o plataforma ERP y dejando atrás la plataforma anterior.
- Transmisión: Se trata de mover datos en tiempo real (o casi en tiempo real) desde un único sistema de origen a múltiples sistemas de destino. Esencialmente, esto actualiza una sincronización unidireccional de 1:1 a 1:muchos. En la práctica, un patrón de difusión podría actualizar los niveles de inventario en varios canales de venta.
- Agregación: Esto implica tomar o recibir datos de múltiples sistemas y copiarlos, moverlos o canalizarlos a un solo sistema. Este patrón fusiona los datos en una sola aplicación y elimina la necesidad de ejecutar regularmente varias migraciones. Además, promueve la precisión de los datos al eliminar la oportunidad de datos duplicados.
- Sincronización bidireccional: Esto es unir múltiples conjuntos de datos entre uno o múltiples sistemas, permitiendo que esos sistemas se comporten como un solo sistema mientras se mantiene la existencia de diferentes conjuntos de datos. En última instancia, este patrón ayuda a mantener la integridad de los datos en los sistemas sincronizados mientras los diferentes sistemas realizan diferentes funciones, todo en el mismo conjunto de datos.
- Correlación: Esto es similar al patrón bidireccional. Pero, mientras que los patrones de datos bidireccionales crean nuevos registros para la información que existe en un sistema y no en el otro, la correlación solo sincroniza los datos que se encuentran en ambos sistemas.
Se necesita un nivel de complejidad con la integración de ERP porque implica más que replicar datos de un sistema a otro. Las empresas necesitan tanto la automatización de la integración de datos como la creación de formularios y el envío de comunicaciones para aprovechar al máximo el tiempo ahorrado y el retorno de la inversión.
Por ejemplo, los datos de un pedido de comercio electrónico se pueden importar al sistema ERP, pero para configurar un pedido de venta en el ERP, es necesario que exista un proceso automatizado. En cuestión de segundos, la solución debería buscar un registro de cliente válido. Si no hay ningún cliente, la solución debería generar un nuevo registro de cliente. Una vez hecho esto, se debe crear una orden de venta y el SKU del producto vendido debe coincidir con lo que está registrado. Si los números de modelo son ligeramente diferentes de un sistema a otro, se debe crear una referencia cruzada para que los niveles de inventario reflejen con precisión esta nueva venta. El siguiente es el pago, que se registra del cliente de la tienda, pero luego se debe registrar en el módulo de contabilidad del ERP como un registro de pago del cliente que se puede contabilizar como un depósito bancario.
Para enviar el producto, se deben hacer coincidir los métodos de envío, validar las direcciones, registrar el impuesto sobre las ventas y enviar la confirmación del envío a la plataforma para generar una comunicación con el cliente. Incluso en este ejemplo “simple”, hay múltiples puntos de contacto en el ERP que deben mapearse. Con la integración, todos estos procesos se pueden automatizar para que se lleven a cabo en menos tiempo y con mayor precisión de lo que es humanamente posible.
Se pueden integrar múltiples tipos de software comercial con ERP utilizando diferentes patrones que mejor se adapten a las necesidades del negocio. Sin embargo, para los minoristas en línea, la integración de ERP con sus soluciones de comercio electrónico, sin importar el patrón, es fundamental.
Gran parte de los datos de los clientes de un minorista de comercio electrónico se originan en el sitio de comercio electrónico, donde la empresa realiza la mayor parte de la interacción con los clientes previstos. Los datos de estas interacciones pueden incluir prospectos, clientes, pedidos, transacciones y estadísticas de envío. Todos estos datos son útiles, ya sea en su totalidad o en parte, para varias áreas dentro de la organización. La integración del ERP con su tienda de comercio electrónico es lo que garantizará que todos los datos necesarios estén disponibles para quienes los necesitan en toda la empresa.
Ejemplos de integraciones exitosas de ERP de comercio electrónico
La integración se convierte en un programa de valor agregado para muchas empresas, lo que les permite agregar datos desde y hacia los ERP a un nivel más eficiente. Los siguientes negocios experimentaron integraciones exitosas y lograron eficiencia para el negocio, así como también mejoraron la satisfacción del cliente para los compradores.
LogoUp
Este sitio de comercio electrónico de Shift4Shop para impresión y bordado personalizados utiliza la plataforma para personalizar su apariencia mientras atiende a los clientes con productos con logotipos personalizados, desde camisetas y sombreros hasta bolsas de lona. La integración de ERP garantiza que se muestren los archivos de logotipo correctos en los productos cuando los clientes inician sesión. Los precios se ajustan automáticamente según el tamaño y el estilo del diseño y la cantidad pedida.
fuego de campo
Este centro de suministro de una sola fuente cubre las necesidades contra incendios, rescate y seguridad y comenzó como un único centro de servicio y distribución. Pasó de ser una estructura solo de representantes de ventas a incluir una base de comercio electrónico, lo que afectó el funcionamiento de los almacenes y los equipos de cumplimiento. La integración bidireccional de comercio electrónico y ERP mantiene alta la satisfacción del cliente al garantizar que el ERP refleje datos en tiempo real sobre pedidos, inventario y el canal a través del cual se realizó la venta.
Cree conectividad ERP ahora
La integración de ERP y comercio electrónico es fundamental para satisfacer la mayor demanda de compras en línea y reducir los costos. Con mejores datos, costos reducidos y mejores relaciones con los clientes, su negocio solo puede mejorar con la integración de ERP. Sin embargo, elegir un socio de integración es el primer paso para un proyecto exitoso y un éxito continuo.
