Estás leyendo la publicación: Intranet 101 Una guía para principiantes en Intranet
intranets. ¿Cuál es el resultado final? Entonces, ¿qué es una intranet?
Inteligencia Organizacional. Una Intranet es un sistema de información interno basado en tecnología de Internet, servicios web, protocolos de comunicación TCP/IP y HTTP y publicación HTML.
¿Eh? La Intranet es una tecnología que le permite a su organización definirse como una entidad completa, un grupo, una familia, donde todos conocen sus roles y todos están trabajando en la mejora y salud de la organización.
¿Cómo lo hacen? Identificando y comunicando misiones, objetivos, procesos, relaciones, interacciones, infraestructura, proyectos, cronogramas, presupuestos y cultura en línea, en una única interfaz que todos usan y a la que pueden agregar valor.
En una palabra, una Intranet representa la “inteligencia” de su organización. El propósito de esta inteligencia es organizar el escritorio de cada individuo con un costo, tiempo y esfuerzo mínimos para ser más productivos, más rentables, más oportunos y más competitivos.
Aprovechamiento de la inteligencia. Las intranets no se tratan de juntar tecnología y software.
Esa es la parte fácil. De hecho, probablemente ya tenga todos los componentes en su organización.
Revise el Capítulo 2 para saber de qué está hecha una Intranet. La construcción efectiva de una Intranet es similar a la construcción de inteligencia individual.
Requiere aprender, aplicar el aprendizaje a la toma de decisiones prácticas, actuar con inteligencia con tareas y responsabilidades sólidas y claras, modificar el aprendizaje para mejorar el desempeño en el futuro y asegurarse de que todo esto se comunique todo el tiempo a todos. Este libro trata sobre el uso de la Intranet para aprovechar la inteligencia de su organización.
Único punto de contacto. La Intranet es la WAN/LAN, cliente/servidor, PC, UNIX, equipo de Apple que ha estado usando en su organización para hacer su trabajo, mejorar la eficiencia y comunicarse con otros.
El problema, por supuesto, es que las máquinas, el software y los sistemas de comunicación han sido propietarios.
No podría tener comunicación interna de todos los datos e información sin un equipo de programadores y un nuevo software para cada nuevo corte en la información.
Con una Intranet tienes acceso a toda la información, aplicaciones, datos, conocimientos, procesos, etc. disponibles en la misma ventana, o el mismo navegador.
No más conversiones a diferentes formatos, esperando que los programadores codifiquen todos los “nuevos sistemas” juntos, o equipos de consultores para revisar sus procesos.
No más oportunidades perdidas, darse por vencido y no hacer negocios con alguien, porque su tecnología era diferente.
En su lugar, una Intranet conecta a las personas, con tecnología de Internet, utilizando servidores web, navegadores web y sus almacenes de datos en una sola vista que todos pueden aprender fácilmente mientras siguen usando sus
programa antiguo
Enfoque Organizacional. La Intranet es su oportunidad para definir su organización y mostrarla para que todos la vean.
Si todos saben qué representa la empresa, cuál es la visión estratégica de la empresa, cuáles son los principios rectores de la empresa, quiénes son los clientes y socios, entonces pueden enfocarse más claramente en cuáles son sus propias contribuciones a la organización.
Una página web clara y única que represente los valores de la empresa es sinónimo de éxito.
Cada organización puede consultar constantemente los mensajes centrales y desarrollar sus propios sitios de apoyo en consecuencia.
Utilice la Web como una herramienta de información, comunicaciones y gestión de proyectos en toda la organización.
Lo que no es la intranet
No Internet. Una Intranet no tiene que estar conectada a Internet.
Sin embargo, mover correo y otra información a través de Internet a clientes y socios es muy deseable, por lo que una conexión a Internet es agradable, pero no necesaria. Las intranets utilizan conceptos de tecnología de Internet y Web.
Pero su información se gestiona de forma segura dentro de su organización. Sin embargo, los problemas de seguridad siguen siendo importantes, ya que puede sufrir fugas de seguridad internas.
Lo que hace que la Intranet sea tan diferente es la infraestructura. Eso significa, ¿cuáles son sus políticas para usar la tecnología? ¿Cómo configura la Intranet para su departamento, quién publica el contenido?
¿Cuál es el proceso de aprobación para publicar contenido? ¿Quién mantiene el contenido? ¿Existen bibliotecas de gráficos, logotipos, texto aprobado y otras funciones de diseño y navegación para cada página?
Internet es más una entidad de marketing y atención al cliente. La Intranet es su mecanismo de comunicación interna.
No la LAN/WAN. Aunque utilizan las mismas conexiones, sus redes LAN/WAN dependen de las aplicaciones de su proveedor, HPtm, IBMtm, Suntm, Appletm, Novelltm, Banyan Vinestm, etc.
Estos proveedores de hardware y empresas de redes brindaron soluciones excelentes para sus necesidades de información, pero su tecnología y soluciones son independientes de la configuración de su Intranet.
Con un modelo de informática de Intranet, es posible que ni siquiera necesite confiar en estos softwares.
Es posible que haya necesitado sus sistemas operativos, sus controladores, sus aplicaciones y sus programadores. Pero ahí es donde residen sus problemas de ‘interconectividad’. ¡La tecnología de intranet te hace libre!
No es un programa de correo electrónico. La Intranet no es sólo un programa de correo. De hecho, va mucho más allá del correo electrónico.
Una web corporativa ofrece aplicaciones confiables y ricas en funciones que comparten cinco servicios básicos basados en estándares: administración de directorios, correo electrónico, archivos, impresión y red.
No solo hardware y software (servidores y navegadores). La Intranet no es difícil de configurar. La conexión es la misma en todos los sistemas operativos.
Los Servidores no son más que computadoras. El software no es más que un usuario gráfico universal
interfaz.
Aunque existen Netscape, Microsoft Internet Explorer y otros navegadores, todos tienen la misma funcionalidad básica.
Muestran páginas web, formularios web y aplicaciones web. La Intranet utiliza estas tecnologías para conectar el procesamiento de información humana con el desempeño humano.
No Groupware. Los productos de Groupware ofrecen muchas funciones que funcionan bien juntas. Groupware no es totalmente interoperable.
Requiere hardware, sistema operativo y configuración de red específicos. Es caro y no siempre fácil de escalar.
Hasta hace poco, el software colaborativo no era compatible con otros sistemas de red, incluida la Intranet.
Todavía tiende a estar encerrado en su propia aplicación. Groupware es vulnerable a los cambios en el mercado y, en última instancia, es propietario.
Proviene de una empresa, cuya experiencia radica en su propia percepción del desarrollo de software y las necesidades del cliente.
El software colaborativo suele ser complejo y costoso de instalar, administrar y capacitar a los usuarios. La Intranet es simple e independiente de cualquier organización de desarrollo. Puedes hacer lo que quieras que sea.
Intranet como herramienta
Piense en una Intranet como una navaja suiza de alta tecnología que le brinda un conjunto de herramientas para casi todas las funciones dentro de su organización.
La mayoría de las organizaciones dependen de la información, el conocimiento y la inteligencia para crear productos, servicios, educación y entretenimiento.
Información es poder. En el pasado, siempre era difícil de conseguir. O no pudo obtener información confiable, o no pudo obtenerla a tiempo.
Esto fue por intención o por engorroso mainframe o sistemas en red. Ahora, la información se gestiona directamente en el escritorio sin preocuparse especialmente por la compatibilidad de la plataforma o el software.
Cada usuario compra las herramientas que necesita para hacer el trabajo que necesita hacer. Algunos todavía usan conexiones de mainframe, con soluciones de software cliente/servidor.
Sin embargo, todavía no pueden confiar completamente en la precisión de la información, porque la fuente puede o no haber enviado la información al servidor.
Con una Intranet cualquier usuario, de cualquier nivel, puede publicar información. Esto hace que la información sea confiable porque proviene de la fuente.
El particular puede servir la información que puede ser leída en cualquier navegador, y hacerse enlazable a cualquier otro servidor.
Este vínculo crea un flujo de procesos dentro de su organización. Puede proteger la información y compartirla de la mejor manera que le parezca. Con las Intranets, todas las personas de la empresa pueden acceder a la información, el conocimiento y la inteligencia de la empresa y diseñarla de cualquier forma que mejore sus modelos de negocio.
Usos. Las intranets se pueden utilizar para muchas funciones diferentes dentro de su organización. Las aplicaciones que ha estado utilizando durante años están llegando a la Intranet.
Todos los desarrolladores en 1996/97 están creando nuevas aplicaciones Web o adaptando las aplicaciones existentes para que funcionen sin problemas en el entorno de Intranet.
Los usos incluyen sistemas de soporte de decisiones ejecutivas, herramientas de automatización del ciclo de ventas, sistemas financieros, aplicaciones de procesamiento analítico en línea (OLAP), aplicaciones de productividad personal, sistemas de piso de negociación financiera, compras y aplicaciones de comercio de empresa a empresa, sistemas de gestión de documentos y soporte al cliente y aplicaciones de mesa de ayuda. La lista sigue y sigue.
Una herramienta para la toma de decisiones. La Intranet vincula toda la información de su organización. Puede ver información predeterminada o puede usar formularios interactivos o escritores de informes para podar e injertar información que lo ayude a analizar las tendencias del mercado o el comportamiento comercial.
Puede compartir resultados con colegas, clientes y socios, y modificar sus decisiones comerciales en consecuencia. Las plantillas y la apariencia común vienen incluidas.
Con una sofisticada herramienta de búsqueda en la web, tampoco necesita examinar largas páginas de información para obtener lo que desea. Simplemente ingrese algunas palabras clave y su información se le servirá como una comida.
Herramienta de organización del aprendizaje. Cuando la información se puede extraer al instante, los responsables de la toma de decisiones pueden analizar los procesos comerciales, las oportunidades comerciales y los objetivos comerciales mucho más rápido.
De ello se deduce que más empleados pueden convertirse en tomadores de decisiones. Los proyectos se gestionan de forma más eficiente. La comunicación se abre para incluir a cualquier persona relacionada con cualquier parte de un proyecto.
Los requisitos del cliente se documentan y cumplen. El desarrollo ocurre en un espacio de desarrollo electrónico compartido, en lugar de entre reuniones, llamadas telefónicas y horarios individuales.
La empresa que comparte información, aprende juntos, mejora juntos y crea una organización más inteligente.
Una herramienta de comunicación completa. Imagine integrar todas las comunicaciones corporativas, todas las comunicaciones departamentales, todas las comunicaciones grupales y todas las comunicaciones individuales en un lugar que brinde información actualizada, de calidad e instantánea a cualquier persona en la organización, cuando y donde lo desee.
Imagine un solo lugar como la portada de una revista que permitiría fácilmente a todos en la empresa obtener cualquier información de los Ejecutivos, Recursos Humanos, Marketing, Ventas, Capacitación, Finanzas, Socios, Operaciones, Instalaciones.
Imagine todos los cientos de documentos, presentaciones, notas, software, políticas, materiales de capacitación en línea. Imagina estos recursos al alcance de todos las 24 horas del día.
Imagine su empresa comunicándose con cualquiera que produzca esta información, mejorando su presentación o contenido.
Imagine saber de dónde provino la información, cuándo se generó y cómo se relaciona con otra información. La Intranet es esta herramienta de comunicación.
Una herramienta de colaboración. Piense en lo que sucede cuando se entrega a todos en su organización en red una herramienta potente, fácil de usar y fácil de aprender para colaborar, gestionar proyectos, recopilar datos, gestionar conocimientos e información.
Imagine una herramienta que permita a las personas dar lo mejor de sí mismas, mostrando con orgullo sus productos de calidad, consejos de ventas, mensajes de marketing, servicios de atención al cliente internos, procedimientos técnicos, procesos, objetivos departamentales, preguntas frecuentes, atajos, sugerencias, trucos y autoimágenes. en un lugar donde cualquiera que se suscriba pueda acceder a ellos.
Imagínese colaborar entre sí sin leer el correo electrónico, jugar sesiones telefónicas o perder la oportunidad de participar en una reunión.
Y piense en foros donde las personas con intereses comunes se reúnan y discutan los problemas, hasta que se logre la mejor solución posible. Luego, agregue videoconferencias, pizarras electrónicas, uso compartido de un solo documento y tendrá una herramienta colaborativa: la Intranet.
La herramienta de un experto. ¿Quién conoce mejor su trabajo en cualquier organización? El individuo o grupo(s) que realizan los trabajos. Imagine expertos responsables de compartir su experiencia y responsables de comunicarla a otros para que puedan entenderla.
E imagine estar vinculado al soporte de expertos en línea en tiempo real por parte de expertos que agregan profundidad y amplitud a
su sitio, mientras incorpora sus niveles de experiencia en su flujo de trabajo.
Imagine chatear directamente con los principales consultores esenciales y zares del conocimiento dentro de su organización.
Y capturando toda esa información en bases de datos encadenadas, para que cualquiera pueda verla, en cualquier momento.
Imagínese compartir consejos, trucos, trampas, análisis e información básica sobre cualquier tema, y obtenerla de quienes saben mejor y han pasado innumerables horas investigando, pensando y poniendo las ideas en acción.
Una sola herramienta de invención. Imagine que los empleados encuentran información cuando la necesitan y están disponibles para cortarla y pegarla en sus presentaciones, argumentos de venta, mensajes de marketing o módulos de capacitación.
Piensa en el tiempo que la gente ahorra al no reinventar la rueda. En lugar de la información de la empresa almacenada en archivadores, escritorios, botes de basura, enormes pilas en los escritorios, la información está en línea en su Intranet disponible para que cualquiera que trabaje en temas similares la reutilice.
Considere la apariencia común y los objetivos y mensajes comunes que se repiten en toda la organización. ¡Imagínese a todos en la organización contándoles a los clientes la misma historia!
Un teléfono del siglo XXI. La Intranet es una herramienta que ya se ha convertido en una utilidad en muchas empresas, al igual que el teléfono.
Úselo y estará capacitado para acelerar los ciclos de producción, concentrarse en la información de expertos, personalizar productos y servicios para los clientes, educarse de inmediato, comunicarse con cualquier persona en el
organización.
Permita que las personas creen sus propios sitios, sitios de grupos, sitios departamentales y creará un entorno de conocimiento en el que las personas dentro de la organización saben con quién están hablando, qué representan y cómo encajan en la organización.
El nivel de interacción se vuelve más inteligente y más optimizado para los objetivos comerciales y las misiones corporativas.
Una herramienta de identificación y mejora de procesos. ¿Alguna vez se preguntó cómo funcionaba realmente su ciclo de ventas?
¿O alguna vez soñó con un sistema que le mostrara dónde se encontraba cualquier transacción dentro de un ciclo de ventas, para que pudiera hacer el movimiento más apropiado?
Debido a que una Intranet produce una representación visual del flujo de trabajo dentro de la organización, todos en la organización pueden examinar los elementos del proceso que representa.
Ve la forma en que los equipos multifuncionales integran sus necesidades, productos y servicios. Desarrollas conciencia de cómo tu forma de hacer negocios facilita el trabajo de tu cliente interno.
¿Incluye las piezas necesarias de su organización, departamento o grupo en general?
¿Su grupo está dando a otros lo que necesitan? ¿De dónde obtienen su información y “usted” tiene algo para facilitar su trabajo?
O viceversa. ¿Puede ver claramente sus propias entradas, de qué actividades de proceso es responsable y qué
sus salidas son?
¿Puede observar el flujo de trabajo entre los miembros de su equipo, identificar el proceso y proporcionar formas de mejorarlo continuamente? Las empresas con intranets establecidas e integradas solo tienen una palabra, “SÍ”.
Una herramienta de asociación. Parece que todas las empresas del mundo han creado al menos una página en Internet. Seguramente muchos aún no lo han hecho, pero lo están planeando.
Encontrará estadísticas de Internet en IDC, Dataquest, una empresa del grupo Gartner (también -dataquest.com), The Burton Group, Zona Research y Forrester Research Group, si desea conocer realmente lo que millones de personas están haciendo en el exterior. Internet.
Con toda esta explosión de información, la idea es, obviamente, conectarse también con sus socios, si se conectan en línea.
Al hacerlo, proporciona información precisa, precisa y actualizada sobre productos y servicios, ventajas competitivas, tendencias actuales, noticias de última hora, asociaciones, tecnologías, etc.
Qué gran cantidad de información que puede alimentar su Intranet. Incorpore su sitio en su sitio web para una Intranet interna más robusta.
Realice un seguimiento de los proyectos, gestione los proveedores, gestione los requisitos, vincule la excelencia y los procesos de los demás.
Una herramienta de cliente. Además de socios, sus clientes también se han conectado en línea, describiendo sus procesos, sus servicios, sus productos y, a menudo, su competencia.
Los enlaces a estos sitios le brindan un punto de referencia mucho más rápido para saber qué está pensando su cliente.
Además, puede conectarse con los clientes de su cliente y analizar soluciones u oportunidades desde un punto de vista diferente.
Esta conexión es una herramienta de Internet, lo que significa que está fuera de los firewalls de seguridad de su empresa.
Pero, tener la información sobre su cliente al alcance de su mano puede impactar decididamente en la forma en que les entrega, por lo que mantener ese conocimiento de Intranet/Internet es muy importante.
Una herramienta ISO. La Intranet puede satisfacer muchos de sus requisitos de ISO 9000. En primer lugar, puede proporcionar toda la información en línea en un solo lugar.
En segundo lugar, puede identificar procesos, métricas y contactos de proyectos en línea. Dado que todo el mundo puede acceder a la Intranet, se convierte en una sólida fuente o depósito singular que permite cumplir muchos de los requisitos de la ISO.
Una herramienta de marketing objetivo. Steve Finnegan, presidente de The Huntington Group, Inc. dice: “Los elementos de un programa tradicional de marketing y ventas de empresa a empresa pueden integrarse dentro del entorno web para crear un marketing objetivo, que atraiga a clientes potenciales/clientes altamente calificados y los involucra en un diálogo continuo de ventas de productos/servicios.
El resultado final puede ser una relación cliente/cliente más rentable ya largo plazo. (just4u.com o
[email protected]). . . .
Estos problemas incluyen un cambio en el énfasis de las transacciones de ventas al valor de por vida de las relaciones comerciales, del flujo de información unidireccional al diálogo y la colaboración bidireccionales, y de los mercados masivos a los segmentos de mercado, cada uno de los cuales exige más personalización y tiempos de respuesta más rápidos”. Una vez más, más valor de una Intranet.
Una herramienta de recursos humanos. Se necesita un replanteamiento sistemático sobre la naturaleza de las relaciones de empleado a corporación y de empleado a empleado ahora que cada empleado tiene la capacidad de comunicar instantáneamente el trabajo, los pensamientos, las quejas, las experiencias y las soluciones a todos los demás empleados.
El poder del empleado también crea un conjunto de responsabilidades para todos los miembros de la comunidad corporativa.
Vas a tener que empezar a pensar en infraestructura, políticas, procedimientos, funciones y responsabilidades, plantillas, cuestiones legales.
La Intranet puede hacer que su empresa se reevalúe por completo. Pero, ¿no nos han dicho que durante los últimos cinco años: rediseñe su corporación, adecúe su tamaño, conviértala en una organización de aprendizaje, concéntrese en los principios?
¿Liderazgo centrado para que sus empleados puedan crear productos, servicios, educación y entretenimiento de calidad? SÍ.
