Estás leyendo la publicación: KAIZEN: Una forma sistemática de transformar su negocio (2023)
¿Alguna vez has sentido que tu negocio está estancado? ¿Que se desperdicia tanto tiempo de la empresa sin nada que mostrar? ¿Que debe haber una mejor manera?
De eso se trata Kaizen: mejorar las cosas. Paul Akers aprendió directamente de los japoneses cómo implementar kaizen en Fast Cap, ¡y está emocionado de compartirlo con usted!
La experiencia de Paul con kaizen en Fast Cap le ha dado el conocimiento y las habilidades para viajar por el mundo y educar a las personas sobre la filosofía kaizen. Compartiremos con usted las ideas que Paul compartió con nosotros y le daremos ideas sobre cómo implementar kaizen en su negocio.
¿Qué es Kaizen?
Kaizen es la palabra japonesa para mejorar, pero Paul nos dice que hay mucho más que mejorar. Él nos dijo:
Kaizen no es solo mejora. Es la mejora continua todos los días. Kaizen es una mentalidad que comienza cuando te despiertas y continúa a lo largo del día.
La práctica de Kaizen se remonta a después de la Segunda Guerra Mundial, cuando Japón se estaba reconstruyendo y muchos expertos estadounidenses en control de calidad estaban en el área. Los japoneses tomaron las lecciones aprendidas de estos expertos en control de calidad y las hicieron propias.
La adopción más famosa de kaizen es Toyota Way, una filosofía líder en manufactura esbelta. Toyota ha estado utilizando la filosofía Kaizen durante mucho tiempo. Toyota Way combina Kaizen con una mentalidad de personas primero para crear una cultura de mejora continua y respetuosa.
Pablo dice:
Kaizen te hace feliz. Mejora tu vida. Mejora tu trabajo. Mejora tu mentalidad.
Básicamente es resolver problemas para que no sigan ocurriendo.
¿Cuáles son los 5 elementos de Kaizen?
Los cinco elementos de Kaizen son:
- Trabajo en equipo- Trabajando hacia un objetivo común
- Disciplina personal: hacerse responsable de hacer lo correcto
- Mejora de la moral: niveles más altos de felicidad.
- Calidad: menos fallas, mejor artesanía
- Sugerencias de mejora- Apertura a formas de mejorar
Basado en la investigación y las entrevistas con Paul, me parece que cuando los miras juntos, todos se alimentan entre sí y casi naturalmente empujan a una persona o empresa a mayores alturas.
A lo largo de la historia de Kaizen, parece haber un enfoque en lo positivo. El enfoque en lo positivo tiende a crear más ideas, mejoras y productividad.
Cuando las ideas se convierten en procesos, crean una mayor calidad y un mayor trabajo en equipo, lo que genera una mejor moral. Luego siguen alimentándose unos a otros.
¿Cuáles son los principios fundamentales de la filosofía kaizen?
Según el Instituto Kaizen, la Filosofía Kaizen se basa en 5 principios básicos:
- Conozca a su cliente
- Eliminar Desperdicios o “Muda”
- Practica Gemba (estar donde se realiza el trabajo)
- Empodere a su gente
- Medir y compartir datos honestamente
Profundicemos en cada uno de estos.
Conozca a su cliente
Conocer a su cliente es un primer paso esencial para iniciar un viaje de mejora continua. Ya sea que se aplique en un sentido comercial o en su vida personal, las mejoras deben crear un beneficio para aquellos a quienes impacta.
Crear mejoras para los demás requiere saber qué es importante para ellos. Sin embargo, ¿cómo establecemos lo que es importante para nuestros clientes?
Aquí hay algunas formas en que puede establecer lo que es importante para su cliente:
- Encuestas de satisfacción del cliente
- Base de datos de sugerencias y quejas de los clientes
- Tendencias industriales
- eres tu cliente
- Demografía
- Investigación del comportamiento
La mayoría de estos requerirán una buena gestión de datos, de la que hablaré en un momento, pero muchos negocios se inician porque usted es el cliente.
Ese fue el caso de Fast Cap.
En nuestra entrevista con Paul, nos dijo:
Creé Fast Cap porque quería una forma rápida de hacer que los gabinetes que construyo se vean mejor.
Eso es lo que significa cuando digo que usted es el cliente. Usted creó el producto para mejorar su propia vida.
En este escenario, puedes pensar cómo eres y crear un perfil de cliente basado en tus características. En el escenario de Paul, el cliente de Fast Caps se vería así:
- Carpinteros, Artesanos, Ebanistas
- Preocúpate por la eficiencia
- Preocúpate por la calidad
Esas tres cosas pueden ayudarlo a identificar lugares para llegar a los clientes, como publicaciones sindicales y revistas comerciales, que también lo ayudarán a realizar un seguimiento de las tendencias de la industria.
Eliminar Desperdicios o “Muda”
Los japoneses llaman a los residuos Muda y creen que eliminar los residuos crea una vida y un negocio más felices y productivos.
Este enfoque de la mejora de procesos se puede realizar ocasionalmente en lo que se conoce como un bombardeo kaizen o puede ser un enfoque diario en la mejora continua.
De cualquier manera, se pueden eliminar ocho tipos de Muda:
- Sobreproducción: producir demasiado de un producto.
- Esperando-Tiempo perdido
- Transporte: envío de mercancías fuera del camino durante la cadena de suministro.
- Sobreprocesamiento: agregar funciones innecesarias
- Movimiento: dar pasos que no contribuyen al proceso.
- Inventario: almacenar demasiado producto e inmovilizar efectivo
- Fabricación de piezas defectuosas: desperdicio de insumos.
- Talento infrautilizado: no permitir que los empleados contribuyan tan bien como podrían.
Practica Gemba
Pablo nos dijo:
Gemba significa investigar la escena del crimen.
Cada vez que me ves estoy en el piso de la tienda. No en alguna oficina lejos de lo que está pasando. Ahí es donde está la acción. Tengo que estar aquí para encontrar realmente las cosas que no funcionan bien.
La única forma de obtener ideas para mejorar es estando donde se realiza el trabajo. Ahí es donde se pueden realizar cambios significativos, pero la gerencia no puede ser la única persona involucrada en Kaizen y Gemba.
Kaizen funciona mejor cuando todos los empleados participan activamente en el proceso de generación de ideas y búsqueda de mejoras. Realizan el trabajo todos los días, por lo que saben lo que no funciona.
Los empleados nos dijeron:
Kaizen aumenta el trabajo en equipo al dar a conocer fácilmente los procesos. Si no conozco el proceso, es más difícil ayudar a otros empleados con su trabajo.
Mire el video a continuación para ver la conversación completa.
Empodere a su gente
Kainen tiene que ver con empoderar a su gente. La gerencia no puede identificar cada desperdicio o necesidad de mejora en los procesos de la empresa.
Por lo tanto, deben confiar en su gente para identificar oportunidades para mejorar los procesos con los que están más familiarizados.
Las empresas dan lo mejor de sí cuando sus empleados están contentos y comprometidos. En la fuerza laboral, describen eso como la cultura de la empresa, pero Paul considera que hacer felices a sus empleados es el objetivo principal de Kaizen. Él nos dijo:
Los empleados felices son empleados productivos. El objetivo de Kaizen es deshacerse de las cosas que te molestan. Si te deshaces de ellos, nos haces la vida más fácil y podemos trabajar mejor en equipo.
Así es como Paul hace eso. Su equipo no tiene que obtener permiso para arreglar algo que les molesta; solo tienen que desarrollar una solución, informar al líder del equipo y compartirla en el chat de mejoras en el lugar de trabajo de WhatsApp.
Eso mantiene a todos en la misma página para que puedan ayudar a otras áreas del equipo.
Medir y compartir datos honestamente
Para alentar al equipo a realizar cambios incrementales verdaderamente significativos, se requiere medir y compartir datos con honestidad.
A muchas empresas les gusta controlar sus datos compartiéndolos solo cuando sea necesario.
Si ha trabajado recientemente con una importante empresa que cotiza en bolsa, probablemente haya escuchado a la gerencia decirle a su base de empleados algunas mentiras realmente grandes.
Mi primer día en un importante contratista de defensa y control de edificios comenzó con una reunión de equipo, y lo primero que preguntaron los empleados fue:
¿Vamos a recibir aumentos este año?
La respuesta fue no, no podían permitírselo. Mientras tanto, hicieron una recompra de acciones de $ 100 mil millones y registraron ganancias récord. Sorprendentemente, no me quedé mucho tiempo porque los trabajadores eran miserables y el lugar de trabajo carecía de una cultura atractiva.
La moraleja de la historia es que el arduo trabajo del empleado valió la pena para la organización, pero la gerencia optó por no compartir la información con honestidad.
¿Cómo funciona Kaizen?
El proceso kaizen está destinado a ser un proceso de mejora diaria. Paul explica el proceso y da ejemplos en la Parte 1 de nuestra entrevista.
Son 4 pasos básicos:
Es simple: primero, planifica lo que necesita hacer, luego realiza la tarea, después de eso, verifica lo que funcionó y lo que no, luego promulga el cambio.
Más adelante en la entrevista, Paul explica la importancia de las reuniones de equipo para ayudar a las personas a desarrollar un enfoque kaizen en su trabajo. Uno de sus trabajadores explica:
Cuando llegué a la organización, realmente no pensaba en procesos como este, pero los beneficios de kaizen son innegables. Siento que pierdo menos tiempo, tengo un ambiente de trabajo más positivo y puedo aumentar mi productividad. Las reuniones de equipo realmente me ayudan a mejorar.
Pablo nos dijo:
Tener un empleado diferente para gestionar cada reunión diaria realmente beneficia a la organización porque les da a todos un sentido de propiedad. Ayuda a enseñarles la mentalidad Plan-Do-Check-Act.
Hasta ahora hemos estado hablando de la filosofía kaizen como un proceso de mejora continua, pero hay otras formas de abordar el kaizen. Sigue leyendo para averiguar cómo.
Eventos Kaizen
Los eventos Kaizen son básicamente un enfoque a corto plazo para crear mejoras en los procesos. Hay dos tipos principales de eventos Kaizen: el Kaizen blitz y un taller Kaizen.
Ambos se enfocan en hacer cambios significativos rápidamente. Ambos suelen estar dirigidos por un experto en Kaizen. Estos pueden ser excelentes para grandes cambios como cuando FastCap hizo un bombardeo Kaizen para su máquina de moldeo por inyección.
Miremos cada uno para entender cómo son similares y diferentes.
¿Qué es un bombardeo Kaizen?
Un bombardeo kaizen es un proceso empresarial que se centra en desarrollar e implementar ideas para solucionar un problema específico.
Durante este tiempo, se evaluarán los procesos involucrados en el problema y se implementará una solución.
Estos están destinados a realizar grandes mejoras rápidamente para reducir el desperdicio causado durante la fabricación. Las empresas a menudo hacen esto para ayudar a obtener la aceptación de sus empleados.
La compra de Paul de una máquina de moldeo por inyección es un ejemplo de un evento kaizen porque fue una mejora importante, pero también es un bombardeo kaizen porque se enfoca en un tema específico.
Pasaron meses planeando cómo implementar este gran cambio. Luego lo implementaron una vez que decidieron la mejor manera.
Vea la discusión sobre la máquina de moldeo por inyección a continuación:
¿Qué son los talleres Kaizen?
Los talleres Kaizen son similares a los blitz, pero tienen una visión mucho más amplia. Buscan crear cambios positivos en toda la organización en un corto período de tiempo.
Incorporan recursos de todas las partes de la organización para ver si las soluciones surgen de la unión de equipos de diferentes orígenes.
El Centro Municipal de Investigación y Servicios describe los talleres como más largos que un bombardeo o un evento. Por lo general, habrá más de 8 reuniones repartidas en semanas o meses para obtener mejores resultados. Esto permite que las personas procesen la discusión y planifiquen las mejoras de manera más eficiente.
Nota para el lector: La terminología de los eventos tiende a variar según la fuente. Durante la investigación, he visto talleres, eventos y bombardeos utilizados como sinónimos, pero también con diferentes objetivos.
Interpreto que esta diferencia se basa en la comprensión de las personas sobre el tema, las diferencias culturales y el deseo de usar la terminología Kaizen para algo que solo adopta parcialmente la filosofía kaizen.
Mejores prácticas de mejora continua
Paul pasa gran parte del tiempo que pasamos con él discutiendo las mejores prácticas de kaizen. Veamos algunas de las mejores prácticas de kaizen que usa en Fast Cap para ayudar a los equipos pequeños a lograr resultados exitosos usando kaizen.
- Comience su día con las 3S: barrer, ordenar, estandarizar. Mira a Paul explicando las 3S.
- Reunión diaria del equipo para involucrar a todos en la creación de un mejor cambio.
- Si te molesta, cámbialo.
- Comparta sus soluciones para que puedan ser estandarizadas.
Pablo nos dice:
Recuerde, Kaizen es algo diario, no algo ocasional. Es desarrollar la forma en que piensas y actúas a diario.
¿Cuáles son ejemplos de kaizen?
A estas alturas, estoy seguro de que es obvio que esta estrategia de fabricación japonesa mejora la calidad, la productividad y el entorno de trabajo, pero ¿cuáles son algunos ejemplos reales de soluciones kaizen efectivas?
Un ejemplo que Paul nos mostró fue conectar un tornillo a un bloque magnético para asegurarse de que no los pierda. Vea la imagen a continuación.
Perder tornillos realmente puede ralentizar la productividad. Esta es una gran solución que puede ahorrar una tonelada de tiempo en muchas industrias.
Otro ejemplo que Paul nos mostró fue el uso de marcas para mostrar dónde están las longitudes de cinta que se necesitan comúnmente.
Si bien es posible que esto no ahorre mucho tiempo, es mucho más rápido que encontrar una regla, medir la cinta y cortarla. Simplemente tira a la longitud correcta y estás listo para continuar con el trabajo.
Mire la segunda parte de la entrevista con Paul para obtener más consejos excelentes sobre soluciones kaizen fáciles para mejorar su entorno de trabajo.
Influenciadores
Le hemos proporcionado una tonelada de recursos relacionados con la gestión del sistema kaizen. Esperamos que tenga una idea que pueda ayudar a agregar valor a su negocio.
Consideramos que seguir a influencers sociales exitosos es beneficioso para generar nuevas ideas. Si aún no lo ha hecho, siga a Paul Akers en LinkedIn y YouTube.
Además, consulte esta lista de 20 personas influyentes en la mejora continua a seguir.
