Estás leyendo la publicación: La contabilidad y la teneduría de libros para pequeñas empresas pueden ser divertidas: la guía definitiva para la puesta en marcha de pequeñas empresas, parte 6
Esta es la parte 6 de una guía de 7 partes sobre cómo iniciar una pequeña empresa. En esta lección, aprenderá sobre contabilidad y teneduría de libros para pequeñas empresas.
Probablemente la parte más aburrida y tediosa de administrar un negocio es hacer un seguimiento de las ganancias, los gastos y llevar “los libros”. Personalmente, odio contar los números y documentar todos mis gastos, kilometraje, etc.
¡Diablos, tengo suficientes problemas para asegurarme de que mi cuenta corriente esté equilibrada todos los meses! Pero en los últimos años al dirigir nuestro negocio de bodas en línea, me he dado cuenta de que si bien mantener números precisos es aburrido, ¡analizar los números es realmente divertido y revelador!
Es por eso que dejo que mi esposa se ocupe de los libros mientras yo solo miro los informes 🙂
Guía de puesta en marcha de pequeñas empresas
En lugar de aburrirlos hasta la muerte definiendo la terminología contable mundana o explicando los detalles esenciales de la contabilidad y la teneduría de libros, pensé que sería más interesante contarles cómo hacemos un seguimiento y utilizamos los datos que mantenemos para nuestro negocio de ropa de boda en línea.
Dos formas principales de llevar los libros
En primer lugar, existen dos formas principales de mantener sus libros, el método de efectivo y el método de acumulación. En general, una empresa que lleva inventario debe utilizar el método contable de acumulación, razón por la cual utilizamos este método para nuestro negocio de ropa de boda.
Lo que esto significa es que los ingresos y los gastos se tratan y gravan cuando se ganan y no cuando se recibe realmente el dinero.
Para nuestro negocio de ropa de boda, digamos que recibí un depósito de $10000 en 2009 para hacer 100 docenas de pañuelos para un cliente que se entregaría en 2010.
Bajo el método de acumulación, no puedo declarar este dinero como ingreso en 2009 porque todavía no he entregado. Por el contrario, si necesito gastar $ 2000 dólares por adelantado en los materiales en 2009, debo tomar esto como un gasto en 2009 y no en 2010.
Lo opuesto a la contabilidad de acumulación se llama contabilidad de caja en la que los ingresos y los gastos se toman cuando las cosas realmente se pagan.
En general, el método de efectivo solo se usa para negocios orientados a servicios, pero se puede usar para cualquier negocio que no esté constituido y tenga recibos anuales de menos de un millón de dólares.
El método de caja es una forma más intuitiva de realizar un seguimiento de los libros porque representa una evaluación precisa de su flujo de caja.
¿Por qué importa todo esto? Porque el IRS lo dice. Elegimos el método de acumulación porque mi esposa solía usar el método de acumulación mientras trabajaba como analista financiera para una empresa Fortune 500.
Cómo hacemos un seguimiento de los gastos
La forma en que hacemos un seguimiento de los gastos es de tecnología extremadamente avanzada y requiere una maestría en ingeniería eléctrica para implementarla. En nuestra oficina, tenemos 3 contenedores. Un contenedor está etiquetado como entretenimiento, un contenedor está etiquetado como gastos en efectivo y el tercero está etiquetado como activos.
Cada vez que viajamos, salimos a comer o gastamos dinero en entretenimiento, tiramos nuestros recibos a la papelera de “entretenimiento”.
La fecha y el monto generalmente ya están impresos en el recibo, pero en el reverso también anotamos el propósito comercial y la relación comercial con la persona que estamos entreteniendo. Esta información adicional es importante en caso de que alguna vez lo auditen.
Cada vez que hacemos un gasto relacionado con el negocio fuera del entretenimiento, tiramos el recibo a la papelera de “efectivo”. Esto incluye cosas como suministros de oficina, facturas de ISP, cargos por Internet, hilos, etc.
Finalmente, el tercer contenedor está reservado para gastos comerciales que caen bajo la categoría de bienes de capital o muebles. Hojeando este contenedor en este momento, tenemos un recibo de una máquina de coser, una silla de escritorio y algunos equipos informáticos.
Básicamente, cualquier cosa en este contenedor es un activo que podría necesitar ser depreciado con el tiempo. Sin embargo, en circunstancias normales, no tenemos que depreciar nada gracias a la sección 179 (puede leer sobre la sección 179 en nuestro artículo sobre impuestos para pequeñas empresas).
En cada uno de nuestros autos llevamos una libreta donde anotamos la cantidad de millas que hemos recorrido en nombre de nuestro negocio. Para cada entrada, nos aseguramos de anotar la fecha, la lectura inicial del odómetro, la lectura final del odómetro y el lugar al que nos dirigimos.
Cada milla vale alrededor de 50 centavos (consulte el IRS para conocer la deducción exacta), por lo que nos aseguramos de anotar hasta la última milla. Para obtener más información sobre cómo contabilizar los gastos de un vehículo, consulte mi artículo sobre Cómo deducir su vehículo de sus impuestos.
Cómo hacemos un seguimiento de los ingresos
Todos nuestros ingresos se rastrean automáticamente en nuestro software de carrito de compras. A fin de mes, nuestro sitio web crea un informe que detalla todo lo que vendimos, a qué precio y a qué cliente.
Nuestro carrito de compras también enumera las tarifas relacionadas con cada transacción, como tarifas de PayPal, tarifas de tarjetas de crédito y tarifas de envío.
Luego, mi esposa toma estos datos e importa esta información a su hoja de cálculo maestra, que incluye el costo de los bienes y otra información extraída de nuestros recibos en las bandejas de gastos.
Todo lo que no sea ingresar y escanear manualmente los datos de gastos de los recibos está más o menos completamente automatizado.
Qué hacemos con los datos
La parte divertida de tener todos estos datos es que puede usarlos para reconocer tendencias en su negocio. Estas son algunas de las formas útiles en que usamos los datos que recopilamos de los números de nuestra empresa.
- Precios – Cada trimestre, analizamos nuestros productos más vendidos para ver si hay tendencias obvias. En este momento, también jugamos un poco con los precios aumentando los precios de los artículos que se venden bien y reduciendo los precios de los productos que no se mueven tan bien. Al analizar los resultados de nuestros experimentos de fijación de precios, hacemos los ajustes correspondientes. Es un proceso iterativo, pero con el tiempo generalmente podemos tener una buena idea de cuál es el punto óptimo de fijación de precios para la mayoría de nuestros productos.
- estacionalidad – Ciertos artículos en nuestra tienda se venden mejor durante ciertas épocas del año. Por ejemplo, durante el Día de Acción de Gracias, las ventas de nuestras servilletas de lino se disparan. Descubrimos estas tendencias creando gráficos de tendencias de productos con nuestros números. Al analizar estos gráficos, sabemos cuándo abastecernos de ciertos artículos durante ciertas épocas del año para que podamos llevar menos inventario.
- Reducción de impuestos – Al conocer las finanzas por dentro y por fuera de nuestro negocio, generalmente podemos hacer compras en el momento oportuno. Por ejemplo, si las ganancias de nuestro negocio son especialmente altas para el año, a veces adelantaremos el cronograma de algunas de nuestras compras. Dependiendo de nuestro nivel de ganancias, podría decidir seguir adelante y actualizar mi computadora o comprar esa computadora portátil un poco antes para compensar las ganancias de nuestro negocio.
- Evitar Sanciones Fiscales – Al realizar un seguimiento de nuestro nivel de ganancias, podemos asegurarnos de que no nos penalicen cuando llegue el momento de los impuestos. Dado que tengo un trabajo de tiempo completo, mi esposa y yo en realidad no pagamos impuestos estimados para nuestro negocio en este momento. En cambio, aumento las retenciones de mi cheque de pago para cubrir la factura de impuestos del negocio. Mantener estados de ganancias/pérdidas precisos es esencial para saber cuánto retener.
- Datos demográficos – Al analizar nuestras ventas, hemos notado que muchos de nuestros clientes viven en áreas específicas de los Estados Unidos. Si bien actualmente no usamos estos datos, podríamos optar por lanzar publicidad basada en datos demográficos en el futuro para orientar los puntos clave de los clientes locales.
- Experimentación – Mantener números precisos nos permite ver el efecto directo de cualquier experimento que elijamos realizar. Por ejemplo, el año pasado agregamos la venta cruzada a nuestra lista de estrategias y notamos un aumento cuantificable en el tamaño de los pedidos. En algún momento en el futuro, planeo implementar un complemento para recuperar las ventas perdidas y mantener datos precisos nos permitirá analizar el impacto en nuestra línea superior
- Subcontratación – Actualmente estamos buscando contratar un servicio de contestador para tomar algunos de nuestros pedidos telefónicos. Dado que hacemos un seguimiento de todas nuestras conversaciones telefónicas, incluida la hora, la fecha y la duración de la llamada, podemos hacer fácilmente una evaluación precisa de cuánto nos va a costar y si la subcontratación tiene sentido económico.
Herramientas del oficio
Aquí hay algunas herramientas para ayudar con la contabilidad de su pequeña empresa.
Ejecutar informes es divertido
Llevar los libros es aburrido, pero reconocer y aprovechar patrones con tus números es muy divertido y gratificante. La contabilidad no es solo para el IRS.
¡Mantener números precisos también es esencial para el sustento de su negocio!
A continuación: Recursos para pequeñas empresas y dónde encontrar ayuda
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Sobre Steve Chou
Steve Chou es una persona influyente muy reconocida en el espacio de comercio electrónico y ha enseñado miles de estudiantes cómo vender efectivamente productos físicos en línea en RentableOnlineStore.com.
su blog, MyWifeQuitHerJob.comha aparecido en Forbes, Inc, The New York Times, Entrepreneur y MSNBC.
Él también es un autor colaborador para BigCommerce, Klaviyo, ManyChat, Printful, Privy, CXL, Ecommerce Fuel, GlockApps, Privy, Social Media Examiner, Web Designer Depot, Sumo y otras publicaciones comerciales líderes.
Además, dirige un popular podcast de comercio electrónicomi esposa renunció a su trabajo, que es una Los 25 mejores programas de marketing en todos los Podcasts de Apple.
Para mantenerse actualizado con las últimas tendencias de comercio electrónico, Steve ejecuta un tienda de comercio electrónico de 7 cifrasBumblebeeLinens.com, con su esposa y se pone un conferencia anual de comercio electrónico llamado La cumbre de vendedores.
Steve tiene una licenciatura y una maestría en ingeniería eléctrica de Universidad Stanford. A pesar de especializarse en ingeniería eléctrica, pasó una buena parte de su educación de posgrado estudiando el espíritu empresarial y la mecánica de la gestión de pequeñas empresas.
