Estás leyendo la publicación: La guía definitiva para elegir el software CMMS adecuado
Si se encuentra en una industria que utiliza equipos pesados, probablemente conozca el CMMS y cómo facilita el mantenimiento de los equipos y aumenta la productividad. Sin embargo, al presentar el software, debe ayudar a su equipo a trabajar con él y navegar por el diseño para que la tecnología sea valiosa.
Por lo tanto, es crucial tomarse un tiempo para elegir el software CMMS adecuado entre las numerosas alternativas del mercado. Las siguientes son seis cosas vitales que debe hacer.
1. Establecer metas claras
Antes de elegir el CMMS, es fundamental definir los objetivos y necesidades de su organización. Comience con la evaluación de sus necesidades y procesos de mantenimiento y los desafíos y la ineficacia que enfrenta.
Deberá evaluar los activos de su empresa, el tamaño de su negocio, la demanda actual y las capacidades del software, las tareas y procedimientos de mantenimiento disponibles y los requisitos específicos que debe cumplir. ¿Cumple con las normas de mantenimiento o necesita un software que lo ayude? Por ejemplo, el mantenimiento del generador es obligatorio y existen regulaciones que debe cumplir. Por lo tanto, considere cuánto necesita atención y cómo el software lo ayudará a lograr estos objetivos.
Es posible que necesite software para mejorar la eficiencia del mantenimiento, aumentar la vida útil del equipo y reducir el tiempo de inactividad y los costos de mantenimiento. Una vez que comprende las necesidades de su organización, es fácil elegir el mejor CMMS para satisfacerlas.
2. Comparar GMAO
Ahora que comprende las necesidades específicas de su organización, lo más importante que debe hacer es comparar las opciones de CMMS. Compruebe los servicios y características y cómo los incorporará a su sistema actual. Al comparar CMMS, considere factores como:
La facilidad de uso
Compruebe lo fácil que será utilizar el software en su organización. La interfaz, el diseño, la navegación y las instrucciones deben ser simples. De esta manera, será fácil para su equipo adoptarlo en los procesos de mantenimiento.
Capacidades
¿El software tiene características y capacidades que serán valiosas para su organización? Necesita un software con funciones como mantenimiento preventivo, gestión del orden de las palabras, herramientas de análisis e informes y gestión del ciclo de vida de los activos.
Costo
Otro factor vital es comparar los costos. Verifique las tarifas de licencia, los costos de suscripción y cualquier otro costo inicial. Sopese los beneficios del software con el cargo para saber si vale la pena invertir en el software para lograr los objetivos de su organización.
Apoyo
Elegir un software con recursos de soporte como manuales de usuario, tutoriales y soporte técnico es crucial para garantizar que su equipo pueda acostumbrarse rápidamente al software y usarlo de manera efectiva.
3. Crear una lista de CMMS
Después de comparar varias opciones de CMMS, deberá elaborar una lista de proveedores potenciales. Puede solicitar pruebas para cada uno para ver cómo funciona. Asegúrese de brindar al proveedor detalles sobre la empresa y lo que desea lograr con el software.
El proveedor adaptará el software de demostración a sus necesidades para ayudarlo a comprender cómo el CMMS cumplirá con sus objetivos. Busque cosas como:
Gestión de activos
El CMMS que elija debe permitirle a su empresa administrar y controlar el rendimiento de sus activos, incluida la ubicación de sus activos, el ciclo de vida de la gestión de activos y el mantenimiento. Debe incorporar inventario y gestión de activos para escalar a medida que crecen sus necesidades.
La gestión del inventario
El CMMS debería permitirle administrar el inventario, desde realizar pedidos hasta realizar un seguimiento de las ventas y las existencias. Debería ayudarlo a superar los problemas de la cadena de suministro y mejorar la precisión del inventario. ¿Cuántos activos tiene, dónde están y cuánto valen? Puede tomar estas decisiones vitales en cuestión de segundos utilizando su CMMS.
Integración de software
También es vital comprobar si el software se integra fácilmente con otros sistemas de la organización. Su software debe integrarse a la perfección con otros sistemas para que el flujo de trabajo sea eficiente. Debe adoptarse rápidamente para mejorar los procesos de mantenimiento y aumentar las capacidades organizativas.
Informes y análisis
Debe poder realizar un seguimiento de sus KPI y tomar decisiones basadas en datos al usar el software. Solo logrará esto eligiendo un software con funciones de informes y análisis.
Gestión de órdenes de trabajo
El CMMS que elija también debe permitirle crear y asignar órdenes de trabajo y realizar un seguimiento de estas órdenes. Esto le permitirá mantener el mantenimiento en orden y mejorar la eficiencia. Recuerde, su equipo será confiable si puede administrar adecuadamente cómo se utilizan. Por lo tanto, la gestión de órdenes de trabajo es el mejor proceso para las empresas.
Mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es crucial para su organización. Por lo tanto, el CMMS que elija debe habilitar el mantenimiento preventivo que le permitirá programar y monitorear los procesos de mantenimiento. Viene con programación automatizada a través de criterios definidos.
4. Considere los beneficios y costos del CMMS
La evaluación de diferentes opciones de CMMS en su lista le permitirá encontrar un par de ellas que podría considerar. Otro paso crucial que debe tomar es comparar beneficios y costos. Verifique los costos de software, como tarifas de licencia, costos de implementación, costos de capacitación y costos de suscripción.
Compare estos costos con la ayuda de un software para determinar su valor. Necesitará un presupuesto para el software y el costo de implementarlo. No olvide incluir costos y beneficios a largo plazo.
Consultar referencias
Necesita referencias de empresas y organizaciones que usan o han usado el software para comprender cómo funciona y el tipo de soporte que brinda el proveedor. Hable con estas empresas para comprender el rendimiento del software en un entorno natural y cómo las organizaciones han logrado sus objetivos utilizando CMMS.
También puede consultar estudios de casos para comprender las situaciones de las organizaciones y cómo el software ha ayudado a superarlas. Puede obtener ejemplos de condiciones específicas de los procesos de mantenimiento que el software ha ayudado a las organizaciones a satisfacer sus necesidades.
Al observar las referencias y los estudios de casos, obtendrá información valiosa sobre cómo funciona el software y cómo ha ayudado a las organizaciones. Entonces podrá tomar una decisión basada en esta información.
Resumen
Debe verificar estas cosas vitales para elegir el software CMMS que satisfaga las necesidades de su empresa. Asegúrese de no incurrir en más costos a largo plazo al usar el software. Debería ser una inversión valiosa que haga que los procesos de mantenimiento sean más manejables, económicos y eficientes.
Por lo tanto, siga estos cinco pasos y elija el software adecuado para las necesidades y objetivos de su empresa. Debe respaldar los objetivos específicos de su organización, agilizar los procesos de gestión y proporcionar herramientas para optimizar las operaciones. No olvide involucrar a su equipo en su decisión y permitir que el equipo pruebe el software antes de comprarlo. Las pruebas lo ayudan a comprender cómo funciona y si será compatible con otros sistemas y respaldará las actividades de mantenimiento.
