Estás leyendo la publicación: Los 5 mejores programas de gestión de tareas (+ qué buscar)
Completar una tarea puede volverse abrumador cuando un equipo está desorganizado y no puede priorizar las tareas más importantes. Aquí es donde el software de gestión de tareas resulta útil.
Al utilizar una herramienta de este tipo, las empresas de todos los tamaños, desde pequeños equipos hasta grandes empresas, pueden realizar un seguimiento de las campañas, archivos, mensajes y toda la información pertinente a una tarea en particular. Una plataforma de administración de tareas centraliza todas estas cosas para que se almacenen en una sola plataforma, lo que facilita consultarlas y revisar las tareas.
No hace falta decir que las herramientas de software de administración de tareas pueden eliminar gran parte del tedioso trabajo relacionado con la búsqueda de información clave y la comunicación con los miembros del equipo.
Qué buscar en el software de gestión de tareas:
Plataformas de gestión de tareas y factores a considerar
Antes de elegir una plataforma de gestión de tareas, aquí hay algunos factores esenciales a considerar:
Identifique qué funciones necesita
Una solución de software de gestión de tareas tiene múltiples características que lo ayudan a dividir los procesos en procesos más manejables. Piense en ello como una navaja suiza para completar sus tareas. Pero las plataformas de gestión de tareas no son iguales; No todas las herramientas tendrán todo lo que resuelve los problemas de su empresa. En otras palabras, sus características pueden no ser lo que tu equipo está buscando.
Una estrategia crucial al elegir el software que usará su equipo es identificar sus necesidades y limitaciones específicas. Hacer una lista detallada de sus necesidades frente a las limitaciones lo ayudará a reducir sus opciones de manera más eficiente.
Prueba la versión gratuita
Una vez que haya reducido su lista de opciones de software, lo siguiente que puede hacer es probar las plataformas. Sería difícil averiguar qué plataforma es adecuada para su equipo sin usarla. Regístrese para una prueba gratuita o solicite una a la empresa.
Una vez que tenga una idea de la versión gratuita del software, sabrá si la interfaz de usuario funciona para usted y su equipo, si las funciones son útiles y se adaptan bien a sus necesidades, y si puede abordar las tareas diarias que se atascan. su flujo de trabajo diario usándolo.
Discute con tu equipo
A veces, el jefe o gerente puede preferir un software en particular, pero la mayoría del personal tendrá una opinión completamente diferente. Entonces, es importante discutir esto con todo el equipo y evaluar cuán fácil de usar es realmente la plataforma. Cree tareas y subtareas para cada miembro del equipo, explore la automatización y la programación, personalice las notificaciones, cree archivos compartidos y asigne plazos. Estos pueden informar la decisión de su empresa sobre la herramienta de gestión de tareas.
Calcular el valor
La implementación de un software de gestión de tareas aumentará sus gastos operativos, por lo que el software que utilice debería ser una herramienta valiosa para su empresa. Puede ser difícil identificar los costos-beneficios exactos desde el primer día, pero una buena regla general es comparar el costo de compra o mantenimiento del software con el costo de no tenerlo.
Pregúntese: ¿Su equipo está trabajando menos horas ahora? ¿Experimenta menos errores? ¿Puedes acomodar a más clientes? Todos estos son ejemplos de los beneficios que puede obtener al invertir en el software adecuado.
Las 5 mejores recomendaciones de software de gestión de tareas
Estas son nuestras principales recomendaciones de software para empresas de todos los tamaños:
Monday.com se encuentra entre las soluciones de software de gestión de tareas y gestión de proyectos más confiables disponibles en el mercado. Las empresas de varios tamaños, desde individuos y PYMES hasta grandes empresas, pueden aprovechar el software para manejar numerosas tareas. Al ofrecer un conjunto de características funcionales completamente cargadas, Monday.com es líder en términos de colaboración, planificación, visibilidad, información y más. Es una herramienta potente y fácil de usar que puede ofrecer paneles personalizables y eficiencia en la carga de trabajo para su personal.
Características
Múltiples Vistas. Monday.com le permite ver las tareas según sus requisitos específicos. Si prefiere una vista de línea de tiempo o una vista de calendario, o si desea cambiar las vistas entre tareas o dividir vistas, todo esto es factible dentro de la plataforma. Vea las tareas como diagramas de Gantt o tableros Kanban para visualizar sus flujos de trabajo de la manera que tenga más sentido para usted. Con múltiples vistas, los gerentes pueden determinar fácilmente los estados de las tareas y tratar los problemas urgentes lo antes posible.
Rastreador de tiempo. Monday.com tiene una función de columna de seguimiento de tiempo incorporada, lo que significa que no tiene que obtener un complemento de seguimiento de tiempo si eso es algo que su equipo necesita. El rastreador de tiempo del software permite a los gerentes determinar cuánto tiempo toman las tareas e identificar algunos cuellos de botella en términos de envío de archivos o cumplimiento de tareas. Los miembros del equipo pueden usar el rastreador de tiempo para optimizar sus horas de trabajo y administrar mejor su tiempo. Esta característica también está disponible para usuarios móviles.
Opciones de automatización. Esta herramienta puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Las funciones de automatización son personalizables y están disponibles para todos los miembros del equipo. Por ejemplo, se puede automatizar la asignación o transferencia de tareas a otro miembro, con notificación por correo electrónico para la persona designada. Esta característica es intuitiva y fácil de configurar incluso para usuarios novatos. Las actualizaciones de estado, las alertas de fechas de vencimiento, el seguimiento del tiempo, la creación de tareas recurrentes y más se pueden automatizar.
Integraciones de terceros. Las herramientas adecuadas pueden hacer las cosas más eficientes. Integrar las diversas aplicaciones de su empresa es mucho más que conectar una aplicación con otra. Mediante el uso de herramientas de automatización y la integración de servicios de terceros, puede optimizar las operaciones para todos en la oficina en piloto automático. Monday.com permite más de 200 integraciones. Aquí se pueden integrar herramientas como Slack, Dropbox, Google Calendar, Zoom, Shopify y más.
Precios
- Individual: Este plan de precios cubre hasta 2 miembros del equipo y es gratis para siempre. Proporciona hasta 500 MB de almacenamiento.
- Básico: Comienza en $ 8 por usuario mensual. Los miembros pueden beneficiarse de artículos y tableros ilimitados, con más de 200 plantillas.
- Estándar: Comienza en $ 10 por usuario mensual. Los miembros obtienen acceso a la línea de tiempo y vistas de Gantt, vistas de calendario, además de automatizaciones e integraciones de hasta 250 acciones mensuales.
- Pro: Comienza en $ 16 por usuario mensual. Este plan ofrece tableros privados, automatizaciones e integraciones (hasta 25 000 acciones mensuales), vistas de gráficos y seguimiento del tiempo.
- Empresa: Cotización personalizada. Algunas de las características exclusivas de este nivel incluyen permisos de múltiples niveles, seguridad a nivel empresarial, información e informes avanzados, incorporación personalizada y servicio al cliente premium.
Trello es una solución fácil de usar para equipos que buscan administrar sus diversas tareas. Es una herramienta de colaboración visual que ayuda a los equipos a comprender mejor las tareas en las que se está trabajando y a realizar un seguimiento del progreso de cada uno.
Características
Listas de verificación avanzadas. Esta característica puede ayudarlo a mantener a su equipo más responsable al facilitar la visualización de tareas y fechas de vencimiento en una sola lista. Trello también le permite automatizar y repetir las listas de verificación que usa a menudo para agilizar los flujos de trabajo.
Múltiples Vistas. Trello ofrece varias vistas para visualizar sus tareas, como la línea de tiempo, el calendario, el tablero, la tabla y el mapa. Los usuarios pueden crear varias vistas generales personalizadas en función de sus necesidades de trabajo.
Plantillas personalizadas. Ahorre tiempo utilizando la amplia gama de plantillas de Trello. Puede encontrar plantillas para la gestión de tareas diarias, tareas de equipo, tareas personales y más.
Etiquetado conveniente. La función de etiquetado de Trello ayuda a los miembros a priorizar las tareas más importantes en su lista de tareas pendientes. Le permite filtrar etiquetas, esencialmente ocultando aquellas en las que no necesita trabajar de inmediato para que pueda mantener su atención enfocada en las tareas prioritarias.
Precios
- Gratis: Este plan viene con tarjetas ilimitadas, encendidos de tarjetas, almacenamiento (10 MB por archivo) y registro de actividad. Los usuarios pueden crear 10 tableros para cada espacio de trabajo.
- Estándar: $5 por usuario mensual, facturado anualmente. Esto es mejor para equipos pequeños que necesitan almacenamiento ilimitado de 250 MB por archivo, campos personalizados y listas de verificación avanzadas.
- De primera calidad: $10 por usuario mensual, facturado anualmente. Esto es lo mejor para los equipos que necesitan múltiples vistas (Mapa, Línea de tiempo, Tablero, Calendario y Tabla), características de seguridad y soporte prioritario.
- Empresa: $17.50 por usuario mensual, facturado anualmente. Este plan viene con espacios de trabajo ilimitados y SSO.
Asana es una de las mejores soluciones de software de gestión de tareas y proyectos en este momento. Permite a los usuarios administrar y realizar un seguimiento de las tareas de manera eficiente al proporcionar un camino claro desde la asignación y la ejecución hasta el seguimiento del progreso. La suave interfaz de usuario de arrastrar y soltar es fácil de usar y crea una forma más fácil de verificar las tareas asignadas.
Características
Múltiples Vistas. Asana puede ser abrumador para una pequeña empresa al principio, pero sin duda tiene una interfaz de administración de tareas integral. Ofrece múltiples vistas para visualizar sus tareas, como tableros, lista, calendario y vistas de línea de tiempo. Permite cambiar entre vistas para que los administradores controlen el progreso general. Hay actualizaciones en tiempo real y opciones de tablero personalizables, según el tipo de información que necesite de inmediato.
Colaboración en equipo. Asana hace que la documentación y la recuperación sean eficientes, ya que tiene suficientes opciones de colaboración para cualquier empresa. Puede compartir archivos PDF, JPG y documentos de Google, transmitir instrucciones para el equipo y para las personas, y más. Se pueden configurar tareas, subtareas y listas de prioridades, junto con las fechas de vencimiento, todo en un solo lugar, para que todo se pueda rastrear fácilmente.
interoperabilidad. Asana se integra con varias herramientas de mensajería de terceros, software de correo electrónico y otras aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, Salesforce y más para personalizar aún más las comunicaciones de su equipo.
Interfaz de usuario intuitiva. El tablero de Asana es fácil de usar. Todas las funciones principales se encuentran en el lado izquierdo de la pantalla y las pestañas se encuentran en la parte superior para facilitar la navegación. Además, puede personalizar qué funciones mostrar y cuáles ocultar.
Precios
- Básico: Siempre libre. Este plan viene con tareas, proyectos, mensajes, registro de actividad y almacenamiento de archivos ilimitados (hasta 100 MB para cada archivo). Permite el seguimiento del tiempo y más de 100 integraciones.
- De primera calidad: Comienza en $10.99 por usuario mensualmente, facturado anualmente. Los miembros pueden acceder a plantillas de tareas, búsqueda avanzada, Workflow Builder para crear flujos de trabajo automatizados y más.
- Negocio: Comienza en $24.99 por usuario mensualmente, facturado anualmente. Este plan presenta carteras, objetivos, un generador de reglas personalizadas e integraciones avanzadas.
- Empresa: Cotización personalizada. Las características incluyen marca personalizada, exportación de datos y soporte 24/7.
ClickUp es un software de gestión de tareas basado en la nube que ofrece funciones de tareas compartidas. Hace que las alertas y las actualizaciones de tareas sean muy visibles y accesibles para los gerentes y los miembros del equipo. ClickUp es una de las mejores herramientas cuando se trata de precios e interfaz de usuario.
Características
Plantillas personalizadas. ClickUp está por delante del juego cuando se trata de funciones de personalización para la descripción general del trabajo. El software puede adaptarse a cualquier tipo de modelo de negocio, preferencias personales sobre qué detalles mostrar y qué tipo de colaboración necesita. Por ejemplo, la función Campos personalizados permite a los administradores agregar información completa por vista de tareas, incluidos enlaces web. Y hay más de 50 widgets para sus tableros. Dispondrá de total flexibilidad para trabajar con software adaptado a cualquier tarea ya las especificaciones de cada usuario.
Múltiples Vistas. Esta plataforma de administración de tareas ofrece varias vistas entre las que puede elegir, lo que le permite diseñar cómo se verán las escalas de tiempo, la estructura de tareas y la designación del equipo en el tablero. Están disponibles la vista de Gantt, la vista de calendario, la vista de lista, la vista de carga de trabajo y la vista de mapa mental integradas.
Informes en tiempo real. ClickUp permite a los equipos recuperar datos, crear y personalizar informes. Le permite establecer objetivos medibles e hitos clave para facilitar el seguimiento del progreso. Informar sobre el progreso puede hacer que la empresa esté mucho más informada sobre qué procesos puede mejorar. Además, puede proporcionar informes de rendimiento y descubrir cómo cada miembro del equipo puede maximizar su productividad en cualquier tarea.
Aplicación móvil fácil de usar. Otras plataformas de administración de tareas tienen problemas con la compatibilidad con dispositivos móviles, pero ClickUp no. Los gerentes y el personal pueden trabajar con la aplicación móvil para asignar y finalizar tareas, comunicarse con los miembros del equipo, enviar archivos y más. Esta herramienta puede ser muy beneficiosa para los miembros que manejan tareas mientras están en movimiento.
Precios
- Siempre libre. Este plan viene con 100 MB de almacenamiento, tareas ilimitadas y miembros del plan gratis, seguimiento de tiempo, soporte 24/7, documentos colaborativos, autenticación de dos factores y más.
- Ilimitado: $5 por usuario mensual. Ideal para equipos pequeños, este plan ofrece almacenamiento ilimitado, integraciones, tableros, diagramas de Gantt y campos personalizados.
- Negocio: $12 por usuario mensual. Esto es mejor para equipos medianos. Sus funciones incluyen exportación personalizada, automatizaciones avanzadas y funciones de tablero, y estimaciones de tiempo granulares.
- Negocios Plus: $19 por usuario mensual. Esto es ideal para varios equipos. Habilita permisos personalizados, creación de roles y capacidad en la carga de trabajo. También viene con soporte prioritario.
- Empresa: Cotización personalizada. Lo mejor para múltiples equipos grandes, este plan viene con roles personalizados ilimitados, capacitación de incorporación en vivo, marca blanca, SSO, acceso a servicios administrados y más.
Fundada en 2015, Hive es una de las soluciones de software de gestión de tareas más nuevas del mercado. A pesar de ser relativamente nuevo, se considera una de las herramientas más efectivas por su versatilidad y personalización. Los equipos de todos los tamaños pueden aprovechar Hive para la asignación conveniente de tareas y la colaboración.
Características
Tareas optimizadas. Hive simplifica la gestión de tareas al facilitar la asignación de tareas a individuos, equipos e incluso a varias personas que no pertenecen a los mismos departamentos. Permite a los miembros realizar un seguimiento del tiempo que dedican a cada tarea, así como automatizar las notificaciones de actualización.
Tableros personalizados. Con Hive, usted y los miembros de su equipo obtienen varios diseños de tareas para comprender mejor el progreso de las tareas. Está la vista Kanban, Gantt, tabla, calendario, personal, equipo, resumen, etiqueta y cartera. Además de personalizar los diseños, puede establecer estados de acción con colores personalizados y niveles de urgencia para indicar el nivel de prioridad de cada tarea. También hay disponibles notificaciones personalizadas y emojis.
Colaboración en equipo. Hive le permite almacenar todas las actualizaciones de tareas en una sola ubicación para mejorar la comunicación dentro del equipo. La plataforma es ideal para equipos de varios tipos, como híbridos, remotos y en la oficina.
Varias integraciones. El software cuenta con más de 1000 integraciones, lo que le permite traer diferentes aplicaciones a una ubicación para una mayor eficiencia. Sus integraciones nativas incluyen Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Slack, Jira, GitHub y más.
Precios
- Solo: Siempre libre. Mejor para usuarios individuales, el plan Solo viene con almacenamiento ilimitado, proyectos y tareas, y notas colaborativas.
- Equipos: $12 por usuario mensual, facturado anualmente. Este plan brinda a los miembros acceso a todo en Solo, junto con el seguimiento del tiempo, un calendario en la aplicación, formularios para compartir y más.
- Empresa: Cotización personalizada. Esto es lo mejor para los equipos que requieren soporte adicional y seguridad de nivel empresarial. Este plan viene con análisis e informes avanzados e incorporación ilimitada.
Optimice los flujos de trabajo de tareas con el software de gestión de tareas
Los gerentes y los equipos pueden beneficiarse enormemente de la implementación de una solución de software de gestión de tareas. Agiliza los procesos de flujo de trabajo, se alinea con las necesidades y el modelo comercial personalizado de la empresa, y hace que el monitoreo de tareas sea conveniente. Algunas plataformas pueden presentar una curva de aprendizaje más pronunciada que otras, pero una vez que todos los miembros de su equipo estén familiarizados con el software, puede centralizar todas las asignaciones de tareas, plazos y comunicaciones.
Nuevamente, debe encontrar la herramienta adecuada para su negocio, y eso podría requerir algo de prueba y error. Inicie su búsqueda del mejor software con nuestra lista de soluciones de administración de tareas recomendadas y comience a optimizar los flujos de trabajo de sus tareas para mejorar la productividad del equipo.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el software de gestión de tareas?
El software de gestión de tareas es un tipo de plataforma digital que permite a las personas y equipos gestionar sus tareas. El software de administración de tareas proporciona más que solo listas de tareas pendientes. Ayudan a los trabajadores a colaborar digitalmente, priorizar sus tareas y asignarse tareas entre sí.
¿Qué herramienta de gestión de tareas es mejor?
El mejor software de gestión de tareas en 2023:
- lunes.com
- Trello
- ásana
- hacer clic
- Colmena
¿Qué es la gestión de tareas de CRM?
La gestión de tareas de CRM le permite crear recordatorios para cuentas de clientes que se sincronizan con su propio calendario. Esto significa que puede configurar tareas para usted mismo o asignarlas a su equipo, así como configurar recordatorios por correo electrónico. Además, puede configurar tareas recurrentes.
¿Qué software se utiliza para realizar las tareas?
El software de aplicación, también conocido como aplicación, es un software de computadora que ayuda a los usuarios a realizar tareas específicas. Los ejemplos de software de aplicación incluyen software empresarial, software de contabilidad, suites ofimáticas, software de gráficos y reproductores multimedia.
