Estás leyendo la publicación: Más de 10 reglas de etiqueta de correo electrónico que todo profesional debe saber en 2023
Un minuto, estás disfrutando de la dulce satisfacción de presionar ‘enviar’ en un correo electrónico. ¿El siguiente? La duda que te aprieta las tripas se apodera de ti.
¿Soné demasiado casual?
¿Demasiado rígido?
Dios no lo quiera, ¿faltaba el archivo adjunto?
¡Un asombroso 35% de los correos electrónicos no se leen! Las reglas sutiles y no escritas de la etiqueta del correo electrónico pueden ser una jungla digital, por decir lo menos. ¡Pero levanta la barbilla!
Estás a solo unos minutos de convertirte en un genio de la etiqueta del correo electrónico. Desde la elaboración de una línea de asunto irresistible hasta la firma perfecta, lo armaremos con técnicas simples y prácticas que garantizarán que sus correos electrónicos lo muestren de la mejor manera.
¿Listo para decir adiós a esos momentos de correo electrónico con la palma de la mano?
¿Qué es exactamente la etiqueta de correo electrónico?
Piense en la etiqueta del correo electrónico como el equivalente digital de un lazo cuidadosamente atado en un regalo bellamente envuelto.
En esencia, la etiqueta del correo electrónico se trata de comunicarse de manera profesional, clara y respetuosa a través del correo electrónico. Es una guía que dicta cómo redactamos, respondemos y administramos nuestros correos electrónicos.
Pero no es un libro de reglas único para todos.
Como cualquier forma de etiqueta, está diseñada para adaptarse a tiempos cambiantes y estilos de comunicación en evolución.
Sin embargo, su esencia permanece invariable: el respeto por el tiempo y el esfuerzo del receptor.
La importancia de la etiqueta del correo electrónico se extiende mucho más allá del ámbito de la “bandeja de entrada”. Es su tarjeta de visita digital, su apretón de manos en línea, por así decirlo. Transmite tu profesionalismo, atención al detalle y sí, hasta cierto punto tu personalidad.
Todos hemos experimentado el placer de leer un correo electrónico bien elaborado y la frustración de lidiar con uno confuso. De modo que comprenda intuitivamente cómo la etiqueta del correo electrónico tiene el potencial de moldear las percepciones y dejar impresiones duraderas.
Ahora, podrías pensar: “¿Y qué si mi correo electrónico no es perfecto? ¡Hace el trabajo!”
Cierto, el mundo no se derrumbará con un ‘cc’ mal usado o una sobredosis de emoji. Sin embargo, ignorar continuamente las normas de etiqueta del correo electrónico puede tener consecuencias no deseadas.
Los errores de comunicación pueden convertirse en conflictos.
Las solicitudes importantes pueden pasarse por alto.
Y seamos honestos, ¿quién quiere ser conocido como la persona que escribe correos electrónicos confusos?
12 reglas de etiqueta de correo electrónico que mejorarán tu juego de correo electrónico
Vivimos en un mundo donde la comunicación es clave.
Las interacciones por correo electrónico efectivas y bien pensadas tienen el potencial de construir relaciones profesionales más sólidas, minimizar los malentendidos y, sí, incluso despertar la alegría en el ajetreado día de alguien.
Entonces, echemos un vistazo a algunas reglas que puede seguir para mejorar su juego de correo electrónico…
1. Dales un empujoncito suave
¿Quién más siente que su ritmo cardíaco se dispara cuando aparece un correo electrónico que grita “lo antes posible” en su bandeja de entrada?
Da la vuelta al guión con el enfoque de “empujón suave”. En lugar de enviar correos electrónicos de alta presión, inicie sus consultas con frases como “Cuando tenga un momento…” o “Sin presión, pero…”
Este cambio sutil en el tono comunica respeto por el tiempo de su destinatario, lo que lo hace más propenso a participar.
Por ejemplo, intente comenzar un correo electrónico con “Hola, ¿podría revisar el informe de ventas que le envié cuando tenga tiempo libre?”
¿Ves la diferencia que hace este cambio sutil?
2. Usa emojis sabiamente
Sí, has leído bien. emojis
En un correo electrónico profesional. Loco, ¿eh? Pero escúchame.
Un emoticón ingeniosamente insertado puede suavizar el borde de su mensaje o agregar una pizca de su personalidad a su correspondencia digital.
Imagina que estás proporcionando comentarios sobre un proyecto. En lugar de “Este diseño necesita trabajo”, prueba “Un poco más de ajuste en el diseño sería genial 🙂”.
No es tan intimidante, ¿verdad?
Pero aquí está el problema: los emojis son como hojuelas de chile. Un pellizco puede animar el plato, pero una sobrecarga puede prenderle fuego a la boca.
¡Úsalos con moderación!
3. Crea magia EOM y EOF
Impresione a sus lectores y ahorre su tiempo con este ingenioso truco de acrónimo.
Si su mensaje completo cabe en la línea de asunto, simplemente etiquete EOM (Fin del mensaje) o EOF (Fin del archivo) al final.
Este ingenioso truco le ahorra al destinatario la molestia de abrir el correo electrónico.
Por ejemplo, “Reunión de equipo reprogramada para las 3 p. m. EOM”.
Sin embargo, guarde esta joya para actualizaciones breves y no urgentes, no para debates en profundidad.
4. Domina el arte de cerrar sesión
¿Cómo firmas tus correos electrónicos sin sonar como si estuvieras redactando una carta de amor victoriana o leyendo un manual corporativo?
Ingrese el cierre de sesión casualmente profesional.
Prueba “Nos vemos más tarde” o “Hasta la próxima”. Es optimista, contemporáneo y logra el equilibrio perfecto entre amistoso y profesional.
Algunos otros ejemplos de firmas son:
- Todo lo mejor (o, simplemente, “lo mejor”)
- Días posteriores
- Gracias por tu tiempo
- Hablar pronto
- gracias de antemano
Consejo profesional: asegúrese de que su firma coincida con el tono de su correo electrónico. Un mensaje formal aún puede requerir un clásico “Saludos cordiales”.
5. Encuentra la voz de tu correo electrónico
¿Alguna vez pensaste en el tono de voz que usas en tus correos electrónicos?
Si bien no puede agregar inflexiones vocales o cambios de tono, su correo electrónico aún puede tener una “voz” distintiva.
Imagina que estás escribiendo como hablas. Esto puede dar calidez y autenticidad a sus correos electrónicos.
En lugar de escribir: “La propuesta ha sido debidamente anotada y está bajo consideración”, ¿por qué no intentas decir: “Te tengo, tu propuesta está en mi radar!”
Una herramienta como Grammarly puede ayudarlo a obtener su tono perfecto. Se dará cuenta cuando estás siendo demasiado formal o informal y te ofrecerá sugerencias para cambiarlo.
Solo recuerda mantener un equilibrio profesional.
No le estás enviando un mensaje de texto a tu amigo.
6. Diseño para ojos ocupados
Algunos correos electrónicos son tan densos que podrían ser una novela.
No seas esa persona.
Elabore sus correos electrónicos para el lector ocupado y hojeador. Haz buenos amigos con viñetas, listas numeradas y párrafos cortos.
Trate de presentar una propuesta como esta:
- Objetivo: Aumentar las ventas en línea
- Estrategia: Revisar la experiencia del usuario del sitio web
- Línea de tiempo: 2 meses
No solo es más agradable a la vista, sino que también resalta los puntos clave.
7. Crea un comienzo cálido
A nadie le gusta sumergirse directamente en la conversación de negocios. Comience sus correos electrónicos con un comentario alegre y personalizado o un cálido deseo.
Un casual “Espero que tu semana vaya bien, Sam” o “¿Aprovechando al máximo el sol, Lisa?” puede establecer un tono positivo para el resto de su correo electrónico.
Este pequeño paso muestra que no eres un robot en piloto automático: te preocupas por la persona que está al otro lado.
Lo más importante que debe recordar cuando comienza de esta manera es mantenerlo auténtico. No tienes que sonar colega con alguien que nunca has conocido antes. Se trata de conocer a tu audiencia.
8. Tenga cuidado con “Responder a todos”
Piense en ello como el botón de la perdición.
Todos hemos sido atrapados en la avalancha de “responder a todos”. Su bandeja de entrada le hace ping cada cinco segundos, pero ninguno de los correos electrónicos es relevante para usted.
Es lo mismo que quedar atrapado en uno de esos mensajes de texto grupales que, hasta hace poco, no podías dejar.
Antes de presionar ese botón, haz una pausa.
¿Todos en ese hilo de correo electrónico necesitan ver su respuesta? Si no, simplemente presione “responder”.
Sus colegas apreciarán su consideración.
9. Trabaja en tu juego de seguimiento
Si alguna vez envió un correo electrónico solo para escuchar el silencio, sabe lo frustrante que es. Tus emociones van desde la preocupación hasta la frustración y el enfado total.
Aquí es donde dominar el juego de seguimiento es crucial.
Deshazte de la gastada línea “Solo revisando mi correo electrónico anterior”. En su lugar, agregue algún valor o contexto que los empuje suavemente hacia una respuesta.
Algo como, “Oye, he adjuntado un informe relevante de la industria que respalda nuestra propuesta. ¡Espero eso ayude!”
Si no tiene nada valioso que agregar, también puede enviar un correo electrónico rápido. “Oye, sé que estás ocupado, solo estoy enviando este mensaje a tu bandeja de entrada en caso de que aún no hayas tenido la oportunidad de leerlo”.
Es así de simple.
Recuerde, la falta de respuesta generalmente no es personal: ¡todos están abrumados!
10. Evite usar el correo electrónico como mensajes de texto
Recordatorio rápido: los correos electrónicos nunca deben verse como una serie de textos rápidos.
Claro, es tentador recurrir al lenguaje de texto cuando el tiempo es corto. Pero el correo electrónico no es enviar mensajes de texto. Mantenlo estructurado y profesional.
Deje la “u” para “usted” y “2” para “a” para sus conversaciones de SMS. La mayoría de las oficinas tienen un sistema de mensajería instantánea como Slack o Outlook para mensajes y conversaciones más breves.
Usar oraciones completas y gramática adecuada en sus correos electrónicos. No solo se ve profesional, sino que muestra que respetas a tu destinatario.
11. Haz que las líneas de asunto sean tu arma secreta
¿Estás cansado de que tus correos electrónicos sean pasados por alto?
He aquí un truco ingenioso: plantee una pregunta en su línea de asunto.
Despierta la curiosidad y aumenta las posibilidades de que se abra su correo electrónico.
En lugar de “Informe de ventas mensuales”, intente “¿Vio las cifras de ventas de este mes?” Una pregunta atractiva casi obliga al destinatario a abrir el correo electrónico.
Si está enviando un correo electrónico que desea que la gente abra, trate la línea de asunto como un minitítulo. Muestra a tus destinatarios el beneficio que obtendrán al abrirlo.
Por ejemplo: “¡Estas cifras de ventas significan que obtendremos una bonificación del tercer trimestre!”
¡Auge! Acabas de subir de nivel tu juego de correo electrónico.
12. Escribe atractivas líneas de vista previa
¿Conoces la breve línea de texto que sigue a la línea de asunto en tu bandeja de entrada? Esa es la línea de vista previa, y puede actuar como un avance de película para su correo electrónico.
Tu línea de asunto es lo primero que ven los lectores. Pero la línea de vista previa es donde los lectores toman la decisión de seguir leyendo.
Asegúrese de que sea atractivo y encapsule el contenido de su correo electrónico.
En lugar de un saludo genérico, salta directamente a la acción. Algo como, “¡Noticias emocionantes! Nuestras ganancias del tercer trimestre han aumentado en…” puede hacer que su correo electrónico no se pueda omitir.
Lo mejor de las líneas de asunto es que puedes dejar a tu lector colgando. No tienes que escribir una oración completa, solo lo suficiente para que quieran abrirla.
Mejore su juego de etiqueta de correo electrónico
Esa fue una gira relámpago, ¿no?
Apuesto a que estás pensando: “¿Todas estas reglas para un simple correo electrónico?” Pero aquí está la cosa. Todos estamos tratando de sonar como seres humanos decentes en un mundo digital.
¿Y estas 12 reglas de etiqueta de correo electrónico prácticas y poco convencionales? Son su boleto para hacer precisamente eso.
No solo estás despejando las bandejas de entrada; estás construyendo relaciones, un correo electrónico a la vez.
Así que adelante, escriba con entusiasmo.
