Estás leyendo la publicación: Por qué los procedimientos operativos estándar son fundamentales para las empresas de comercio electrónico
Los procedimientos operativos estándar (SOP) son instrucciones secuenciales que actúan como punto de referencia para guiar el proceso de trabajo que siguen los empleados. Los SOP permiten a las empresas operar sus operaciones diarias de manera consistente y predecible. Hay beneficios de implementar SOP para todo tipo de negocios, sin embargo, aquellos que requieren un cumplimiento estricto de los procedimientos y reglas estandarizados serán los más beneficiados.
Los SOP normalmente no se implementan para empresas que prosperan con la creatividad, sin embargo, eso no quiere decir que estas empresas no tengan ciertos procesos repetibles que podrían ganar estabilidad al implementar los SOP.
Ahora echemos un vistazo a las razones por las que los SOP son fundamentales para las empresas, especialmente las empresas de comercio electrónico…
Los beneficios de los SOP para las empresas
Los SOP pueden escribirse en un formato paso a paso o presentarse en forma de diagrama de flujo. Independientemente del formato, los SOP están claramente escritos y diseñados en función de los aportes que brindan los trabajadores que realizan el trabajo.
Los POE ahorran tiempo y dinero
Es ventajoso para las empresas crear procedimientos operativos estándar para trabajos que deben ser completados por diferentes empleados. El incumplimiento de los procedimientos estándar podría significar que los empleados desperdicien recursos y tiempo porque tienen que repetir ciertos pasos o corregir errores. Los SOP se aseguran de que las tareas se ejecuten de la misma manera cada vez, lo que ahorra tiempo y dinero a su empresa.
Los SOP facilitan el seguimiento del desempeño de los empleados
Tener procedimientos estandarizados hace que la vida de los gerentes sea mucho más fácil. ¿Por qué, usted puede pedir? El proceso de monitorear el desempeño de los empleados es una de las ventajas integradas de adherirse a los SOP. Los trabajadores que siguen los SOP son conscientes de las tareas que deben realizar y pueden planificar para cumplir los objetivos de manera eficiente. Y, si todos los empleados en el mismo rol siguen los mismos pasos, es bastante fácil ver cuáles brillan y cuáles tienen dificultades.
Esto facilita que los gerentes midan el desempeño de los empleados en relación con los estándares y objetivos establecidos, y recompensen a los de alto desempeño, al tiempo que brindan más orientación o capacitación a los empleados que se desempeñan de manera deficiente.
Los POE facilitan la comunicación
Los procedimientos operativos estándar que se articulan claramente ayudan a los empleados a comprender sus responsabilidades. Esto mejora la comunicación al eliminar las conjeturas y reduce los incidentes en los que la mala comunicación deja a los empleados tratando de descubrir cómo realizar ciertas tareas.
Los SOP mejoran la responsabilidad de los empleados
Los SOP también garantizan que los trabajadores rindan cuentas mostrándoles claramente lo que se espera de ellos, así como haciéndoles saber que se está midiendo su trabajo.
Los SOP ayudan a las organizaciones a aumentar la productividad
Los trabajadores con canales de comunicación claros y el conocimiento de lo que se espera de ellos son más productivos y están más probabilidades de desempeñarse en su nivel más alto. Los procedimientos operativos estándar aumentan la productividad de los empleados al reducir la confusión y estipular claramente lo que se espera de ellos.
Los SOP ayudan a minimizar el impacto de la rotación de empleados
Los empleados experimentados a menudo actúan como formadores debido al vasto conocimiento que han acumulado a lo largo de los años. Sin embargo, si dejan la empresa, su experiencia y conocimiento pueden perderse para siempre. ¡Aquí es donde los SOP pueden salvar el día! Al crear SOP basados en la experiencia de estos empleados, se asegura de que este conocimiento se conserve dentro de la empresa.
Los POE crean un entorno de trabajo seguro
Los procedimientos operativos estándar mejoran la seguridad al asegurarse de que los empleados realicen todas las tareas según lo establecido. Por ejemplo, en un entorno de fabricación, un SOP no dejará espacio para que los empleados se desvíen del método más seguro para hacer algo. Además, Los SOP ayudan a reducir la responsabilidad legal de su negocio si ocurre un accidente.
Los beneficios de los SOP para las empresas de comercio electrónico
Ahora que tiene una buena comprensión de cómo los SOP pueden beneficiar a todas las empresas, veamos específicamente cómo las empresas de comercio electrónico pueden obtener las recompensas de la implementación de los SOP.
Para las empresas de comercio electrónico, los SOP pueden ayudar a lidiar con los desafíos del flujo de trabajo, mejorar las tasas de conversión y fomentar mejores relaciones con los clientes. Además, los SOP pueden integrar de manera más efectiva los sistemas de terceros, lo que mejora el rendimiento de los empleados y tiene un impacto directo en sus resultados. Profundicemos en más detalles sobre cómo los SOP pueden beneficiar a las empresas de comercio electrónico.
Los SOP estandarizan las operaciones
Los SOP bien diseñados estipulan claramente cómo se deben realizar las operaciones para su negocio en línea, lo que conduce a la eficiencia y la coherencia. Esto garantiza que su tienda en línea brinde la misma experiencia, calidad y resultados a los clientes todo el tiempo.
Un ejemplo de ello es el embalaje. Si sus productos se empaquetan de la misma manera, cada vez, sus clientes no solo apreciarán la profesionalidad, sino que esto deja menos espacio para el error humano, como perder accidentalmente un artículo en una caja.
Los SOP alientan a sus empleados a administrar sus responsabilidades de manera adecuada y realizar sus tareas diarias de manera consistente.
Los SOP cambian la dependencia de su empresa de los humanos a los sistemas
El tiempo es valioso para todas las empresas; se traduce directamente en dinero. Para empresas de comercio electrónicoel tiempo es aún más valioso porque la mayoría de las operaciones están automatizadas y dependen del tiempo con márgenes de beneficio que a menudo puede ser muy delgado. La eficiencia es clave.
Las tareas comunes en el comercio electrónico, como el control de calidad, pueden llevar mucho tiempo sin SOP. Por ejemplo, las tiendas en línea a menudo necesitan verificar la calidad de los productos antes de enviarlos. Implementar SOP que definan claramente los pasos involucrados y automatizarlos puede aumentar la productividad y la rentabilidad de su empresa de comercio electrónico, porque no tiene que depender únicamente de los recuerdos de sus empleados.
Los SOP garantizan la satisfacción del cliente durante y después de las ventas
Los SOP no solo pueden ayudar a hacer crecer su negocio de comercio electrónico, pero también facilitan la ejecución de proyectos complejos. Esto mejora la experiencia del cliente en su tienda en línea, lo que lleva a relaciones más duraderas con los clientes.
Los procedimientos operativos estándar se pueden usar para todo, especialmente para simplificar las comunicaciones, la logística, las relaciones con los clientes e incluso los sistemas de facturación para su tienda en línea. Su implementación brinda una experiencia similar para los clientes cada vez que se detienen en su tienda. Sus clientes definitivamente apreciarán esto y regresarán para una experiencia positiva repetida.
Los SOP pueden aumentar el valor de su marca y el posicionamiento de su producto
Los SOP fomentan el trabajo en equipo y brindan pasos y reglas sobre la colaboración. Esto puede ser útil en campañas de marketing. Por ejemplo, los SOP pueden indicar el enfoque que se utilizará en las campañas de marketing y cómo colaborarán los diferentes departamentos para lograr objetivos específicos. Tal vez su departamento de marketing quiera crear un seguimiento de Instagram. Mediante el uso de un SOP comprobado, puede lograr esto de manera más rápida y efectiva que si tratara de “improvisar” (a falta de un término mejor).
Para otro ejemplo, un experto en optimización de motores de búsqueda puede tener que trabajar junto con un diseñador o desarrollador web. Trabajarán juntos para mejorar el SEO de su sitio. Esto implica cosas como mejorar la calidad del contenido en su tienda en línea mediante la inserción de enlaces apropiados, la actualización del contenido para incluir palabras clave específicas y la realización de análisis técnicos de SEO en el sitio. Este proceso de colaboración solo puede progresar sin problemas si su empresa tiene un SOP claramente definido que estipula las tareas y responsabilidades de cada miembro.
Si está en el negocio de ventas de Amazon, al implementar un SOP existente con respecto al uso recomendado de Anuncios de productos patrocinados por Amazonpuede adelantarse a su competencia y aprovechar al máximo la rentabilidad de la potente plataforma publicitaria de Amazon.
Los SOP le dan a su negocio una ventaja sobre los competidores
El entorno empresarial en línea es súper competitivo debido a la facilidad con la que fluye la información, así como al bajo riesgo que implica ingresar a este espacio. La mayoría de las veces, ni siquiera necesita una oficina física o un inventario para lanzar su startup. Los consumidores a menudo son bombardeados con anuncios de diferentes compañías que ofrecen productos y servicios similares o de la competencia.
Al implementar procedimientos operativos estándar, su empresa puede ofrecer productos y servicios de mayor calidad y mantenerse por delante de su competencia. Idealmente, estos SOP deberían tener instrucciones claras paso a paso, así como también contener procesos comerciales que hayan demostrado ser efectivos.
Cómo empezar a escribir un POE
Puede comenzar con los SOP de inmediato. Aunque existen numerosas herramientas de software para ayudarlo a crear y administrar sus SOP, bastará con usar algo tan simple como un editor de documentos como Microsoft Word o Google Docs. Luego, puede compartir los documentos electrónicamente con su personal o imprimirlos y distribuirlos en carpetas.
¿Quién es la persona adecuada para escribir este POE?
Debe ser el empleado con mayor conocimiento sobre el proceso que se está documentando. Tal vez no se trate de una sola persona, y necesitará involucrar a varias personas.
¿Qué incluir en el POE?
Hay varias opiniones por ahí con respecto a la estructura básica de SOPsin embargo, la mayoría de ellos contienen:
- una página de título (contiene la fecha de publicación/revisión y los nombres de los autores)
- una tabla de contenido (opcional, dependiendo de la duración del SOP)
- El propósito o alcance del POE
- Definiciones de terminología (si usa terminología poco común)
- Procedimientos (esta sección debe ocupar la mayor parte del documento; enumere todos los pasos involucrados con tanto detalle como sea necesario)
Resumen
A estas alturas, probablemente se haya dado cuenta de que los SOP no son simplemente guías de instrucciones básicas para los empleados. De hecho, son documentos estratégicos cruciales que juegan un papel importante en el éxito de cualquier negocio, ya sea en línea o en el mundo físico.
Si aún no está implementando SOP en su negocio, debería considerarlo seriamente.
