Estás a ler: Google Agenda: 10 dicas para ir mais longe
calendário do Google é usado por milhões de pessoas em todo o mundo e também é possível que você mesmo tenha confiado a gestão de seus horários à solução. Especialmente se você tiver uma conta do Gmail e usar os serviços do Google com frequência.
Muito completo, o serviço é cheio de opções e algumas delas podem melhorar muito nossa produtividade.
Se você sente que não está usando o Google Agenda da maneira que deveria, aqui estão 10 dicas para ir mais longe com a ferramenta.
Dica #1: Crie vários calendários para se organizar melhor
O Google Agenda não se limita a gerenciar um único calendário. Na realidade, a solução permite criar quantos calendários você quiser e é claro que é recomendável usar – e até abusar – dessa função para organizar melhor sua vida e seu dia a dia.
No que me diz respeito, uso regularmente meia dúzia de diários diferentes: um para os negócios, outro para o meu quotidiano pessoal, outro ainda para a família, outro para tudo relacionado com a casa ou com as raparigas.
É uma boa forma de compartimentar a sua vida e, sobretudo, de se encontrar mais facilmente nos compromissos do dia a dia.
Para criar um novo calendário, basta seguir estes passos:
- Abra o Google Agenda
- Clique no “+” localizado ao lado da seção intitulada “agendas”
- Procure a opção “criar um calendário”
- Insira um nome, descrição e fuso horário
- Valide clicando em “criar uma agenda”
Dica #2: Consulte a agenda de seus parentes ou colegas
O Google Agenda oferece muitas funções colaborativas e uma delas permite que uma pessoa compartilhe seu próprio calendário com terceiros.
Se você trabalha em equipe, pode ser interessante pedir aos seus colegas que compartilhem sua agenda com você ou envie uma solicitação diretamente pelo serviço.
Funciona nos dois sentidos, então tudo que você precisa fazer é:
- Abra o Google Agenda
- Preste atenção no lado esquerdo
- Digite o endereço de e-mail do seu contato no campo dedicado
- Selecione o nome deles na lista
Se a pessoa tiver um calendário compartilhado publicamente, os eventos associados a ele aparecerão em seu próprio calendário. Caso contrário, o serviço permitirá que você envie uma solicitação para ele.
Dica #3: Encontre um horário comum para seus compromissos
Esta função é válida apenas para pessoas que usam a função de calendários compartilhados. Se este não for o seu caso, você não poderá usá-lo corretamente.
Organizar uma reunião entre várias pessoas nem sempre é fácil. O Google, portanto, teve a ideia de desenvolver uma função para encontrar um nicho comum entre vários usuários.
Para aproveitar, não é complicado:
- Abra o Google Agenda
- Criar um novo compromisso
- Convide convidados através do campo “adicionar convidados”
- Clique na guia “Encontrar um horário”
- Deixe-se guiar.
Dica nº 4: adicione calendários oferecidos pelo Google
O Google configurou uma vasta biblioteca de um grande número de calendários temáticos.
Graças a esta função, é possível acompanhar feriados cristãos, férias escolares ou até mesmo eventos esportivos de sua escolha sem precisar inserir tudo manualmente.
Para aproveitá-lo, não é necessário ir muito longe:
- Abra o Google Agenda
- Clique no “+” localizado ao lado da seção “Outros calendários”
- Clique em “procurar os calendários que podem lhe interessar”
- Marque a caixa do calendário que lhe interessa.
Dica #5: Faça alguns compromissos privados
O Google Agenda oferece uma variedade de funções que nos permitem acompanhar nossos compromissos e eventos.
Um deles permite que você faça alguns compromissos privados, o que obviamente é muito útil quando você costuma compartilhar seu calendário com terceiros.
Para assumir o controle desta opção, tudo o que você precisa fazer é:
- Abra o Google Agenda
- Ir para o evento relevante
- Edite-o para acessar suas opções avançadas
- Desça até a linha simbolizada por uma pequena mala
- Clique na segunda lista suspensa
- Escolha a opção “privado”
Dica nº 6: Anexe um anexo a um evento
Nem todo mundo necessariamente sabe, mas o Google Agenda permite anexar um anexo a um evento em poucos cliques e com total transparência. O que obviamente pode ser muito útil se você tiver uma agenda para passar para seus colegas, por exemplo.
Por outro lado, a função não é fácil de encontrar e você ainda precisa quebrar a cabeça um pouco para encontrá-la.
Ou siga estes passos:
- Abra o Google Agenda
- Criar um novo evento
- Adicione um título, link ou até mesmo um alerta, se necessário
- Clique no clipe acima da descrição
- Selecione o anexo e valide
Dica #7: Use (e abuse) de arrastar e soltar
Nem todo mundo sabe, mas não é necessário editar um compromisso para alterar sua data ou hora. Também é possível usar um simples arrastar e soltar para reorganizar seu calendário.
Se esse método às vezes não tiver precisão, ele ainda permitirá que você economize um tempo precioso diariamente e quando tiver que lidar com uma agenda bastante ocupada.
Dica #8: Ative o relatório diário por e-mail
O Google Agenda oferece muitas opções quando se trata de notificações e uma delas permite configurar o serviço para receber um relatório completo de todos os próximos compromissos todos os dias.
Se esta função não deve mudar a vida de quem ocasionalmente recorre ao serviço, deve ser muito útil para quem está acostumado a fazer malabarismos com agendas muito ocupadas e que precisa dar um passo atrás nos compromissos.
Para habilitar este relatório, basta seguir estas etapas:
- Abra o Google Agenda
- Clique na pequena roda dentada no canto superior direito
- Clique em “Configurações”
- Clique no calendário de sua escolha na coluna da esquerda
- Clique no menu “notificações gerais”
- À direita, clique na lista ao lado da “programação diária”
- Selecione a opção “e-mail” se ainda não estiver selecionada.
O Google Agenda enviará a você todas as manhãs às 5h um resumo de todos os compromissos do dia.
Dica nº 9: Exporte seu calendário
Por uma razão ou outra, você pode sentir a necessidade de uma manhã exportar seu calendário para recuperá-lo, por exemplo, em uma solução de CRM ou até mesmo fazer uma cópia local.
E a melhor parte é que você ainda tem a escolha do formato de saída:
- Abra o Google Agenda
- Clique na pequena roda dentada no canto superior direito
- Clique em “Configurações”
- Clique na sua agenda na área à esquerda
- Role para baixo até a seção “Integrar Calendário”
Lá, você terá a escolha e poderá gerar um código de incorporação para integrar seu calendário em uma página da Web ou recuperar o arquivo iCal para integrá-lo a qualquer outro software.
Dica 10: Use atalhos de teclado
O Google Agenda, como todos os outros serviços da empresa, oferece suporte a vários atalhos de teclado diferentes. Atalhos que permitirão que você seja muito mais eficiente no dia a dia para gerenciar seus compromissos.
Se você ainda não os conhece, basta acessar o serviço e digitar “?” no teclado para vê-los aparecer na tela.
Alguns dos atalhos mais úteis incluem:
- c: Criar um evento
- e: Modificar um evento
- Backspace ou Excluir: Excluir um evento
- CTRL ou CMD + Z: Desfaz a última modificação
- CTRL ou CMD + S: Salvar evento
- p ou k: Exibe o período anterior
- n ou d: exibe o próximo período
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