Estás leyendo la publicación: Procedimientos operativos estándar (SOP): la guía completa
¿Por qué algunas empresas escalan mientras que otras crecen, se queman y colapsan? ¿Por qué algunos propietarios de pequeñas empresas apenas trabajan y ganan millones, mientras que otros se vuelven esclavos de sus negocios?
En los últimos dos años, hemos analizado algunos negocios increíbles, y todos los propietarios comparten ideas similares. ¿Su secreto? Necesita procedimientos operativos estándar.
Sorprendentemente, las empresas más grandes del mundo ganan hasta $ 2 millones por empleado (excluyendo la industria de la energía), mientras que los empresarios individuales ganan un promedio de $ 50k por año. Los SOP, o procedimientos operativos estándar, son la base de estas ganancias porque son el trampolín para automatizar un negocio.
Veremos cómo implementar procedimientos operativos estándar para ayudar a que su empresa funcione mejor. También le proporcionaremos plantillas y ejemplos de SOP para que pueda comenzar. Haga clic en un enlace a continuación para saltar a la parte que le interese.
¿Qué son los SOP (procedimientos operativos estándar) en los negocios?
Un procedimiento operativo estándar (SOP) define el proceso paso a paso para completar una tarea de rutina. Los POE se crean para ayudar a las empresas a:
- Realizar de manera más eficaz
- mantener la calidad
- Mantener la consistencia
- Reducir el retrabajo
- Cumplir con las regulaciones
- Delegar tareas
- Crecer
Incluso las pequeñas empresas y las nuevas empresas se benefician de los SOP. Por ejemplo, el empresario Cristóbal Mondragón nos dijo:
Un servicio al cliente excepcional ayudará a las empresas de limpieza a comenzar a ganar dinero en días. Dos cosas que hago que otros no hacen es que mi soporte telefónico está disponible de 7 am a 11 pm, los siete días de la semana. También tengo un sistema en línea donde las personas pueden conectarse, ingresar su información y reservar sin hablar con nadie. ¡A los clientes les encanta!
Estos son el tipo de SOP que Chris usó para hacer crecer su negocio de limpieza a $1.5 millones en un tiempo récord. ¿Te gustaría lograr más en tu negocio?
Descubra cómo Chris lo hizo a continuación.
Entonces regístrese en nuestro plan de limpieza de 7 cifras en el que proporcionamos todas las herramientas que usa Chris para tener éxito.
Si la limpieza no suena como el negocio adecuado para usted, prepárese para profundizar en lo que constituye un buen procedimiento operativo estándar.
Industrias que utilizan procedimientos operativos estándar
Cada industria tiene procedimientos operativos estándar. Algunas industrias tienen más regulaciones gubernamentales y, por lo tanto, documentos SOP más estrictos. Algunas de las industrias más reguladas incluyen:
- Fabricación
- Transporte
- Cuidado de la salud
- Instituciones financieras
- Producción de energía
- Servicios profesionales
- Servicios de administracion de empresas
De hecho, hay más de tres millones de regulaciones que rigen las empresas en los Estados Unidos.
No puedo imaginarme dirigiendo una empresa que tenga empleados sin un documento SOP claramente definido. Tenemos docenas de ellos solo para hacerle llegar este blog. Tenemos un SOP de investigación de palabras clave, un SOP de redacción de blogs, un SOP de edición, un SOP de diseño gráfico, un SOP de WordPress, sin mencionar todos los SOP de contabilidad, nómina y otros documentos que las empresas como la nuestra deben seguir.
¿Por qué son importantes los SOP?
Los procedimientos operativos estándar son importantes porque:
- Reducir el tiempo de entrenamiento
- Aumentar la calidad
- Mejorar la lealtad a la marca
- Reducir las sanciones reglamentarias
- Prevenir la pérdida de conocimiento
Plantillas de procedimientos operativos estándar (SOP)
Nuestra misión en UpFlip es proporcionar las mejores herramientas para ayudarlo a tener éxito en los negocios. Es por eso que hemos creado una plantilla para la creación de SOP y otros recursos útiles. Consulte algunos de los documentos de procedimientos operativos estándar que hemos creado para usted:
5 elementos de los SOP
Un procedimiento operativo estándar (SOP) debe incluir como mínimo:
- Objetivo
- Funciones y responsabilidades
- Requerimientos de calidad
- Procedimientos
- Referencias
Si desea un documento SOP más formal, también puede incluir un encabezado, un alcance, un apéndice, un historial de revisiones y firmas.
Cómo crear POE
La creación de procedimientos operativos estándar sigue un proceso simple:
- Identificar puntos de dolor
- Establecer solución
- Implementar solución
- Escribir el documento SOP
- Implementar SOP
- Capacitar a los empleados
- Refinar y Actualizar
El empresario Adam Hill también utiliza SOP en su negocio de máquinas expendedoras. Los usa para estandarizar máquinas, determinar su ruta y decidir cuánto pagar por una ruta de venta. Echa un vistazo a nuestra entrevista con él a continuación.
También puede preinscribirse en nuestro curso gratuito de formación en máquinas expendedoras.
Veamos cada paso del proceso para que pueda comenzar a crear sus propios SOP efectivos.
Paso 1. Identifique los puntos débiles
Los puntos débiles son tareas rutinarias que afectan a su empresa de forma regular. Sus puntos débiles pueden ser desafíos como:
- Capacitar a los nuevos empleados para hacer un trabajo específico
- Cumpliendo con las regulaciones de la industria
- Reducir el tiempo que consume un proceso de negocio
- Mejorar el control de calidad
- Revisar el desempeño de los empleados
Asegúrese de identificar por qué estos son puntos débiles, cuánto tiempo o dinero consumen y qué soluciones podría usar para resolverlos. Este paso será la base para la sección de propósito de sus formularios SOP cuando los cree.
A continuación, proporcionaremos un ejemplo de un punto de dolor.
Punto de dolor de ejemplo de SOP:
Vamos a proporcionar ejemplos de procedimientos operativos estándar a lo largo del artículo.
Dado que uno de los principales puntos débiles que tienen las empresas hoy en día es la capacidad de encontrar empleados, abordaré esta preocupación en muchos de los ejemplos de SOP. Puede describir el punto de dolor de una de las siguientes maneras:
- Contratar nuevos empleados le cuesta a la compañía $10,000 en pérdida de productividad cada vez que contratamos. El objetivo de este SOP es mejorar la retención de empleados de la empresa.
- Nuestro negocio está creciendo tan rápido que no podemos contratar suficientes empleados. Nuestro objetivo es atraer a más candidatos para poder cubrir los puestos más rápido.
Paso 2. Establecer la solución
Una vez que haya identificado un problema, querrá identificar la solución.
Los procesos comerciales variarán de una empresa a otra, pero desea considerar soluciones que resuelvan el problema lo más fácilmente posible. Usando el ejemplo de contratación, algunas soluciones podrían incluir:
- Adopte un SOP para ofrecer a los empleados actuales hasta un 5 % más de salario que las ofertas de trabajo de la competencia para reducir la rotación.
- Aumentar las bonificaciones por recomendación de empleados.
- Aumentar los paquetes salariales para las nuevas contrataciones.
- Asóciese con una agencia de empleo para ofrecer puestos temporales para contratar.
- Publique anuncios pagados para ofertas de trabajo.
- Incluya los salarios en las descripciones de puestos.
- Eliminar o reducir los requisitos educativos o de experiencia de las descripciones de puestos.
- Haz una investigación de palabras clave para las descripciones de trabajo.
Se pueden implementar numerosas soluciones para resolver cualquier problema con los procesos comerciales. Con suerte, está empezando a tener algunas ideas sobre qué procedimiento operativo estándar vamos a crear para resolver el problema de no encontrar suficientes empleados.
Paso 3. Implementar una solución
A continuación, querrá implementar la solución a su problema. Cuando esté en el proceso de creación de SOP, es posible que no lo haga bien la primera vez, pero asegúrese de escribir instrucciones paso a paso de lo que hizo. Esta será la base para el formato SOP.
Muchas de las sugerencias para resolver los problemas de contratación de los empleadores se centraron en la descripción del trabajo, lo que significa que es posible que desee adoptar procedimientos operativos estándar que funcionen así:
- Realizar investigación de palabras clave para descripciones de puestos.
- analizar pago para un puesto a nivel local y fije sus salarios en el extremo superior. (Sí, sé que cuesta más, pero una mejor paga significa mejores candidatos y empleados más felices. Si la paga es más alta que la de los empleados actuales, dale un aumento a todo tu equipo para que no se molesten).
- Escribe la descripción del trabajo. Asegúrese de incluir las palabras clave y la información salarial.
- Reducir o eliminar los requisitos educativos o de experiencia. de las descripciones de puestos existentes.
- Comparta la publicación con los empleados. Recuérdeles acerca de su programa de referencia. Agregue un beneficio y pídales que compartan.
- Comparte la publicación en bolsas de trabajo. No tienes que hacer una promoción paga al principio, pero podría ser útil si necesitas un empleado rápido.
- Póngase en contacto con una agencia de empleo. Discuta sus necesidades y presupuesto con ellos.
- Ejecute anuncios pagados. Si los pasos anteriores no han tenido éxito, vale la pena pagar por un trato preferencial en las listas de trabajo.
Paso 4. Escriba el documento SOP
Ahora que tiene un proceso, querrá escribir el documento SOP. Quieres que sea infalible. Personalmente, me gusta darle el documento a alguien que no tiene conocimiento del tema y pedirle que siga las instrucciones del procedimiento operativo estándar.
Veamos cómo escribir SOP.
Cómo escribir un procedimiento operativo estándar
Escribir SOP no debería ser difícil. El punto es hacerlos fáciles de seguir. Querrás:
- Considere su público objetivo
- Crear una portada
- Agregar una tabla de contenido
- Incluya el Propósito
- Incluir roles y responsabilidades
- Incluir requisitos de calidad
- Escribir el Procedimiento Operativo Estándar (SOP)
- Provee referencias
- Incluir el historial de revisión
- Incluir autorización de documentos
Considere su público objetivo
Antes de comenzar a desarrollar SOP, debe identificar a los empleados relevantes, sus conocimientos previos y el formato de SOP con mayor probabilidad de comunicar los SOP correctamente. ¿Necesitan POE técnicos, instrucciones paso a paso o POE jerárquicos?
Asegúrese de escribir con una voz activa y use un lenguaje que los empleados entiendan. Una vez que haya considerado estos factores, puede comenzar a escribir.
Crear una portada
La primera página que creará es una portada. Debería ser obvio de qué se trata el procedimiento operativo estándar. La mejor manera de hacerlo es crear una página de título con:
- Nombre de la compania
- Nombre del procedimiento operativo estándar
- Número de identificación SOP único
- Fecha de revisión más reciente
Le proporcionaremos una plantilla de portada de SOP. Obtenga su copia y más documentos útiles en nuestra descarga gratuita de plantillas SOP a continuación.
Agregar una tabla de contenido
Si sus procedimientos operativos estándar no caben en una sola página, incluya una tabla de contenido. Esto es especialmente cierto si tiene una computadora portátil de tres pulgadas de grosor con todos los procedimientos operativos estándar. Nadie quiere leer un libro de reglas completo para encontrar una sola póliza.
Incluya el Propósito
El propósito o alcance le dice a la gente de qué se trata el POE. Ya deberías haberlo definido en los pasos anteriores. Ahora solo se trata de comunicar lo que cubre el SOP, lo que no cubre y por qué los empleados realizan el nuevo SOP según las instrucciones.
Si proporciona procedimientos operativos estándar digitales (no impresos), proporcione enlaces a otros SOP mencionados en el propósito.
Funciones y responsabilidades
Querrá definir quién implementará el procedimiento operativo estándar, quién verificará el procedimiento y cualquier persona que deba conocer el SOP.
Requerimientos de calidad
Dependiendo del procedimiento operativo estándar, es posible que tenga medidas de control de calidad para asegurarse de lograr un resultado positivo.
Por ejemplo, un SOP de diseño de camiseta podría especificar que un diseño aceptable tiene un descentramiento de solo 1/16” y que las medidas las toma una máquina. También es posible que desee que un humano revise cada 10 piezas para verificar que no haya fallas en el equipo.
Escriba el procedimiento operativo estándar
La escritura de SOP debe ser lo más concisa posible y debe incluir imágenes para una mejor comprensión de la intención. Asegúrese de dar ejemplos de los pasos clave. Los SOP digitales pueden tener videos para que las personas puedan ver el SOP en acción.
Provee referencias
Si hay recursos adicionales que un miembro del equipo necesita comprender, asegúrese de incluirlos en los recursos. Esto podría incluir quejas de clientes, conocimiento organizacional, procesos internos, leyes relevantes y más.
Incluir historial de revisión
A medida que crezca, su procedimiento operativo estándar evolucionará para ser más eficaz. Querrás documentar los cambios. Esto puede ser útil para ayudar a los empleados a comprender cómo ha cambiado el formato SOP con el tiempo y por qué.
Documento que autorizó el SOP
Las grandes organizaciones pueden necesitar autorizaciones de personas específicas antes de implementar procedimientos operativos estándar. Asegúrese de incluir un espacio para estos.
Paso 5. Implementar el POE
En este punto, ha definido el SOP y ha escrito la documentación, pero aún necesita implementarlo. La implementación podría significar:
- Adopción e integración de software en su negocio
- Comprar herramientas o equipos nuevos (esto es común en campos que requieren equipo de protección personal).
- Capacitación de empleados
Durante esta etapa, su objetivo principal es preparar su negocio para implementar SOP claramente definidos. Si su nuevo SOP afecta a otros SOP, edítelos también. Por ejemplo, los nuevos estándares de cumplimiento impactarían tanto en el proceso de incorporación como en los SOP de capacitación continua de los empleados.
Paso 6. Capacitación de empleados
La creación de plantillas de SOP para que trabajen sus empleados puede ayudarlo a lograr más con menos recursos, pero deberá capacitar a sus empleados en el nuevo SOP para alcanzar la máxima eficiencia. Las formas comunes de capacitar a los empleados sobre las políticas de la empresa incluyen:
- Proporcionar SOP por escrito al momento de la contratación.
- Los mejores empleados capacitando a los nuevos empleados.
- Envío de un correo electrónico sobre cambios en la política.
- Tener una reunión de equipo o capacitación. Estos pueden ser virtuales o en persona, pero permitir que los empleados realicen el SOP paso a paso para verlo en acción normalmente funciona mejor. Les ayuda a ver el impacto del SOP en su flujo de trabajo y proporciona comentarios útiles.
Paso 7. Refinar y Actualizar
No importa qué tan efectiva sea la redacción de SOP, siempre encontrará mejores formas de completar un proceso a medida que cambia la tecnología, aumenta su conjunto de habilidades y crece su negocio.
Después de crear procedimientos operativos estándar, asegúrese de volver a ellos de vez en cuando y de que sigan cumpliendo con las normas y las mejores prácticas.
¿Cuáles son los tres tipos de formato SOP?
Un procedimiento operativo estándar normalmente utilizará uno de los tres formatos SOP:
- POE paso a paso
- POE jerárquico
- POE de diagrama de flujo
Veamos cada formato SOP para comprender cómo crear documentos de procedimientos operativos estándar.
POE paso a paso
Un SOP paso a paso muestra cómo completar una tarea completando una serie de pasos de una lista ordenada secuencialmente. Las guías prácticas y las recetas son buenos ejemplos, pero también hay muchos otros usos.
De hecho, cada blog que escribimos sobre cómo iniciar un negocio sigue una plantilla de procedimiento operativo estándar (SOP). Simplemente los modificamos en función de los requisitos para iniciar cada negocio.
Estos POE siguen la secuencia:
Estos son los SOP más comunes y, a veces, se denominan instrucciones paso a paso o flujos de trabajo. Estos se pueden automatizar en muchos escenarios para crear una salida de calidad más rápido.
SOP de formato jerárquico
Cuando las instrucciones escritas sean demasiado complejas para que las sigan los empleados, es posible que deba dividirlas en un SOP jerárquico donde el conocimiento de una parte de la tarea se cubre en un documento SOP y la siguiente parte del proceso está separada.
Por ejemplo, contratar empleados es una tarea enorme. Si intenta incluir todo el proceso en una guía paso a paso, será abrumadoramente largo.
El desarrollo de procedimientos operativos estándar utilizando el formato jerárquico podría seguir una plantilla SOP que se ve así:
- SOP: Contratación de empleados (SOP1)
a. Notificación de necesidades de contratación a Recursos Humanos (enlace a SOP2)
i. Presentar documentación de terminación
ii. Envíe el formulario para crear una descripción del trabajo
iii. Otras tareas asociadas (Listar todas)
b. Investigación del mercado de contratación (enlace a SOP3)
C. Creación de descripciones de puestos (enlace a SOP4)
d. Compartir descripciones de puestos (enlace a SOP5)
mi. Entrevistar a los solicitantes (enlace a SOP6)
F. Confirmación de la aceptación del trabajo de nuevos empleados (enlace a SOP7)
gramo. Preparación del papeleo de nuevas contrataciones (enlace a SOP8)
H. Herramientas de adquisición (enlace a SOP9)
I. Concesión de acceso al software (enlace a SOP10)
j. Configuración del espacio de trabajo (enlace a SOP11)
k. Tareas del primer día (enlace a SOP12)
yo Tareas de Orientación (Enlace a SOP13)
metro. Reuniones de prueba (enlace a SOP14)
Cada una de las letras de esta lista tendría un propósito específico que tiene pasos jerárquicos. El proceso completo para completar las catorce tareas enumeradas podría requerir cientos o miles de pasos, y las personas involucradas podrían pertenecer a diferentes equipos de empleados.
POE de diagrama de flujo
Cuando los procesos dependen de variables cambiantes. use diagramas de flujo como el siguiente. Para crear una plantilla SOP para un diagrama de flujo, debe determinar cuáles son las decisiones relevantes.
Como ejemplo, creamos este diagrama de flujo para ayudarlo a decidir qué tipo de plantillas de procedimientos operativos estándar usar. Hay 3 decisiones relevantes que afectan la plantilla que debe crear:
- ¿Hay un proceso a seguir?
- ¿Es difícil seguir el proceso?
- ¿Las decisiones cambian el proceso?
Según las respuestas, obtiene un resultado diferente que le muestra cómo hacer que los SOP sean más fáciles de seguir. El uso de esta estrategia mantiene el conocimiento organizacional y puede ser la base para un plan SOP, que analizaremos a continuación.
¿Qué es un plan de procedimiento operativo estándar (SOP)?
Un plan SOP es un documento que puede necesitar crear cuando pase de ser una sola persona que dirige una pequeña empresa a contratar empleados.
Tiene ciertas formas en que le gusta que se hagan las cosas, y la mejor manera de hacer que los empleados sigan sus pasos jerárquicos es crear un SOP para cualquier cosa que sea importante para usted. Luego, capacitará a los empleados en el SOP y les proporcionará documentos y herramientas de trabajo que faciliten el seguimiento del SOP.
Puede incluir los siguientes elementos en un plan SOP:
- Qué SOP necesita
- Plantillas para procedimientos operativos estándar
- Convenciones de nomenclatura de SOP
- Cuándo y cómo editar cada plantilla de procedimientos operativos estándar
Ejemplo de lista de verificación de procedimientos operativos estándar
Hemos creado una lista de verificación de procedimiento operativo estándar de muestra para contratar e incorporar empleados. Descargue la lista de verificación junto con las pautas de procedimientos operativos estándar y otras plantillas que creamos para ayudarlo a comenzar con los SOP.
Preguntas frecuentes sobre POE
¿Qué es un POE?
El significado de SOP en los negocios significa procedimiento operativo estándar. La definición de procedimiento operativo estándar es un proceso escrito que se sigue cada vez que es necesario repetir el proceso.
Por qué son importantes los SOPS
Los SOP son importantes porque la mayoría de las tareas se repiten constantemente durante el transcurso del negocio. Documentar y seguir los procedimientos operativos estándar ayuda a las empresas a:
- Reducir la toma de decisiones
- Aumente la eficiencia
- Aumentar la calidad
- Cumplir con las regulaciones gubernamentales
- Capacitar a nuevos empleados
- Mantener el cuerpo de conocimiento.
SOP técnicos vs. de gestión
Los SOP técnicos explican cómo realizar y completar tareas, mientras que los SOP de gestión explican cómo crear, actualizar, distribuir y supervisar otros SOP. Por ejemplo, los SOP técnicos se utilizan para tareas rutinarias como nómina, órdenes de trabajo e inspecciones, mientras que los SOP de gestión se utilizan para mantener la coherencia en la creación de formularios completos de SOP.
Cómo utilizan las empresas los SOP para mejorar la eficiencia
Cada vez que toma una decisión, debe pensar en los factores que intervienen en la decisión. Cuando las empresas crean procedimientos operativos estándar, eliminan el proceso de toma de decisiones para ese procedimiento, lo que aumenta la eficiencia.
Esto también facilita la capacitación porque todos tienen el mismo método para realizar una tarea. Esta estandarización también disminuye los defectos y errores, lo que conduce a una mayor eficiencia.
¿Qué es un Manual de Procedimientos Operativos Estándar?
Un manual de procedimientos operativos estándar es una lista de todos los procedimientos operativos estándar reunidos en un solo lugar.
Hoy en día, un manual de SOP se guarda mejor en la nube, donde todos los empleados pueden acceder a él, pero para las empresas físicas, es posible que las pautas operativas estándar también deban imprimirse y almacenarse en una ubicación de fácil acceso.
¿Qué están haciendo los SOP por su negocio?
Como puede ver, existen muchos beneficios al implementar los SOP en una empresa. No importa el tamaño de su empresa, puede beneficiarse de la definición de sus procedimientos operativos estándar.
¿Cuáles son algunas de las formas en que ha definido sus operaciones comerciales?
- Cumpliendo con las Regulaciones Gubernamentales
- Automatización de Procesos
- Capacitación de empleados
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