Estás leyendo la publicación: ¿Qué es la gestión de contenido empresarial? Una guía para ECM
La gestión de contenido empresarial (ECM) es una estrategia para crear y organizar varios tipos de contenido que se ha vuelto cada vez más popular a lo largo de los años. De hecho, el mercado de administración de contenido empresarial se ha más que duplicado desde 2017, de $ 31,66 mil millones a $ 67,14 mil millones.
Si su empresa crea regularmente contenido para compartir con sus empleados, partes interesadas, líderes de equipo, C-suite, clientes y más, la gestión de contenido empresarial puede ser una gran solución.
A lo largo de esta guía, hablaremos más sobre qué es ECM, los principales beneficios de usarlo, los cinco componentes principales y más.
¿Qué es la gestión de contenido empresarial? Guía de ECM:
¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?
La administración de contenido empresarial, o ECM para abreviar, es una estrategia que emplean muchas organizaciones grandes para administrar los cinco componentes: capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido importante a las partes necesarias. (Más sobre estos componentes en breve).
ECM involucra los diversos procesos y herramientas necesarios para esos componentes y garantiza que su organización pueda mantenerse al día con el flujo de contenido en toda la empresa, y que no se pierda nada esencial.
Sus soluciones de ECM generalmente se enfocan en contenido interno, como informes, documentos de capacitación y cualquier otro tipo de hoja de cálculo, PDF, documento de Word, etc.
También puede contener tanto información estructurada como información no estructurada. La información estructurada se refiere a documentación, datos y otra información que está en un formato más estandarizado, como archivos de Excel o bases de datos SQL. La información no estructurada, por otro lado, no tiene un formato estandarizado o estructurado y puede venir en todo tipo de formas y tamaños.
¿Por qué es importante la gestión de contenido empresarial?
ECM se ha vuelto mucho más frecuente e importante a lo largo de los años a medida que aumentaron las violaciones de datos y los gobiernos tomaron medidas para ayudar a mantener la mayor cantidad de información privada para los ciudadanos como sea posible.
Pero más que eso, ECM es importante porque ayuda a almacenar y administrar los miles de documentos perdidos que las empresas podrían tener. No confíe en el correo electrónico y el almacenamiento no seguro para conservar los contratos de los clientes y los archivos de los empleados.
En su lugar, invierta en un software ECM que pueda ayudarlo a almacenar archivos esenciales, organizarlos en carpetas flexibles para facilitar el acceso y mantener segura la información confidencial.
Principales beneficios de la gestión de contenido empresarial
¿Por qué otra razón su organización debería considerar invertir tiempo y dinero en la gestión de contenido empresarial? Hay una serie de beneficios a considerar.
Organizar documentación importante
Es probable que su sistema ECM contenga una serie de documentos internos, lo que ayudará a mantener todas las piezas de contenido más esenciales en un solo lugar. Esto proporciona a su empresa lo que se denomina una “fuente única de la verdad”, asegurándose de que no haya duplicados, errores y documentos sueltos (especialmente que contengan información confidencial) volando por toda la empresa, excepto en el almacenamiento de ECM.
Reduzca los riesgos de seguridad y cumplimiento
Las herramientas de ECM pueden garantizar que su contenido se almacene en un repositorio seguro, lo que permite que solo aquellos con acceso busquen y encuentren la documentación que necesitan. Esto puede ayudar a aliviar posibles problemas de seguridad y cumplimiento, asegurándose de que solo aquellos que necesitan la documentación puedan acceder a ella.
Haz que sea más fácil encontrar contenido
Con herramientas de búsqueda fáciles y todos en su equipo sabiendo que el contenido que necesitan se almacenará en un lugar seguro, es mucho más fácil buscar y ubicar los documentos, hojas de cálculo, archivos, contratos, etc., que las personas necesitan para su día. tareas de hoy.
Aumente la eficiencia
Los sistemas ECM pueden reducir las tareas manuales, automatizando su gestión de contenidos. También facilita que sus empleados encuentren lo que necesitan para completar sus tareas y, al mismo tiempo, evita el trabajo redundante, como tener que volver a crear documentos perdidos, lo que mejora la productividad y la eficiencia en general.
Elementos de gestión de contenido empresarial
La gestión adecuada del contenido empresarial se puede dividir en cinco componentes principales. Su estrategia de ECM debe tener cada una de estas piezas en su lugar para garantizar que nada se quede entre las grietas.
Este primer componente, captura, se trata de capturar o recopilar la documentación existente para incorporarla a su nuevo sistema ECM. Deberá convertir todos los documentos en papel a formatos electrónicos, importar archivos electrónicos existentes y compilar una lista de toda la documentación existente que debe vivir en su almacenamiento de ECM.
Esto podría incluir documentación como:
- Contratos
- Facturas y ordenes de compra
- Currículums y aplicaciones
- Archivos de empleados
- Reportes de investigación
- Propuestas
La digitalización de todos estos documentos en un repositorio centralizado puede ayudar a mejorar los procesos organizacionales y hacer que el contenido comercial sea aún más fácil de encontrar.
El siguiente componente es administrary aquí es donde entrará en juego un sistema integral de software de gestión de contenido empresarial. La interfaz de cualquier herramienta ECM que elija debe hacer posible que los miembros del equipo que necesitan acceder a varios documentos puedan buscarlos y encontrarlos fácilmente.
Las características del componente de gestión deben incluir la gestión de documentos, los sistemas colaborativos, la gestión de contenido web y la gestión de registros transaccionales.
El tercer componente es almacenar. Su herramienta ECM debe tener una opción de almacenamiento que contenga sus archivos digitales por usted. Pero más que eso, deberías poder:
- Establecer parámetros sobre quién puede acceder a los archivos
- Use estructuras de carpetas flexibles para organizar sus archivos
- Copia de seguridad de la información que cambia con frecuencia
- Permita que los usuarios realicen ediciones en documentos y hojas de cálculo
El cuarto componente, preservar, se refiere a retener información que cambia con poca frecuencia a través de la gestión de registros. Esto también se puede denominar gestión de archivos: básicamente, su sistema ECM está archivando documentos a los que no accede con frecuencia para ahorrar espacio para los archivos a los que sí accede y actualiza periódicamente.
Estos archivos conservados aún se pueden utilizar, pero esta es una excelente manera de asegurarse de que cumple con su documentación que cambia con poca frecuencia.
El último componente es entregar. Este componente garantiza que quienquiera que necesite acceso a los documentos en su sistema ECM los obtenga. Pueden ser miembros del equipo o clientes, pero el aspecto de entrega garantiza que siempre caigan en las manos adecuadas.
Cómo implementar un sistema de gestión de contenido empresarial
¿Listo para implementar su propio sistema ECM? Repasemos estos seis pasos clave para ayudarlo a comenzar.
Audite su proceso de gestión de contenido actual
(O la falta del mismo en algunos casos). ¿Dónde guarda su contenido? ¿Está, como mencionamos anteriormente, utilizando archivos adjuntos de correo electrónico y almacenamiento en la nube no seguro para su información confidencial? ¿Tiene archivos guardados en un disco duro externo?
Ninguna de esas opciones es segura o infalible. Y es hora de ponerse manos a la obra e invertir en ECM.
Compile una lista de todos sus documentos existentes, PDF, archivos, hojas de cálculo, etc., y dónde los está almacenando actualmente. Esto le ayudará a configurar su plataforma ECM para que sepa exactamente qué información capturar.
Reúna a las partes interesadas clave
Un buen sistema ECM funciona en todos los equipos y departamentos, por lo que debe asegurarse de planificar para cada departamento que necesita tener acceso a los archivos. Obtenga un líder de equipo o jefe de departamento de cada equipo clave y pídales que trabajen juntos para encontrar la mejor solución e implementar su nuevo sistema ECM.
Defina sus metas
¿Por qué quiere implementar este sistema ECM? ¿Cuáles son tus metas? Algunos objetivos comunes incluyen:
- Reducción del riesgo de seguridad y cumplimiento
- Mejora de los procesos de negocio
- Reducir el desperdicio de papel
- Impulsar la eficiencia de los empleados
- Facilitando la búsqueda de documentos clave
Asegúrese de que cada parte interesada esté alineada con sus objetivos y no tenga nada adicional que agregar.
Investigue y elija una plataforma de ECM
Cada miembro del nuevo equipo de proyecto de ECM debe trabajar en conjunto para investigar y encontrar opciones de software de administración de contenido empresarial que tengan todas las funciones que necesitan para alcanzar sus objetivos.
Para comenzar su búsqueda con el pie derecho, aquí hay algunas opciones de software a considerar:
- Al aire libre
- AODocs
- Texto abierto
- Hyland
- Nuevo
- IBM Cloud Pak
- Archivos M
- SharePoint
Crear una hoja de ruta
Una vez que haya aterrizado en la herramienta de ECM perfecta para su organización, es hora de crear una hoja de ruta para la implementación. Esta hoja de ruta ayudará a su equipo a pasar del punto A (donde existe actualmente su contenido) al punto B (cómo visualiza su contenido dentro de la herramienta ECM).
El uso de tácticas de planificación Agile o Scrum para este proyecto puede ser una excelente manera de mantener a todas las partes interesadas involucradas y poner en marcha el nuevo proceso de la manera más rápida y eficiente posible.
Implemente su nueva herramienta ECM
Por último, pero no menos importante, es hora de implementar. Regístrate, captura todo tu contenido, almacénalo y organízalo, etc. Sin embargo, este proceso no va a terminar con eso. Hay pasos adicionales que se deben tomar para asegurarse de que su contenido se mantenga seguro y organizado.
Considera lo siguiente:
- Cree políticas que definan quién tiene acceso a qué archivos en la herramienta
- Crear procesos para el ingreso correcto de nuevos documentos
- Capacite a los líderes de equipo sobre cómo utilizar mejor la herramienta para sus equipos
- Diseñe conocimientos y documentos de capacitación para los nuevos miembros del equipo.
- Pruebe varios procesos para encontrar el mejor sistema ECM para su organización
Comience con la gestión de contenido empresarial
Mantenga su empresa organizada a través de la gestión de contenido empresarial. Encuentre la herramienta ECM adecuada para su negocio y obtenga más información sobre otro software empresarial que puede aumentar la eficiencia en toda su organización.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa gestión de contenido empresarial?
La gestión de contenido empresarial se refiere a la estrategia de capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar documentación importante dentro de una organización.
¿Cuáles son los componentes de la gestión de contenido empresarial?
Los cinco componentes de la gestión de contenido empresarial son:
- Captura
- Administrar
- Almacenar
- Preservar
- Entregar
¿Cómo funciona un sistema de gestión de contenido empresarial?
Un sistema ECM permite a los miembros del equipo organizar, almacenar y encontrar fácilmente documentos importantes para su negocio. Por ejemplo, un miembro del equipo de recursos humanos puede usarlo para organizar archivos de empleados, mientras que un vendedor puede usarlo para almacenar contratos de clientes, órdenes de compra, etc.
¿Cuál es un ejemplo de gestión de contenido empresarial?
Se puede encontrar un ejemplo de ECM en proveedores de gestión de contenido empresarial como Alfresco, AODocs, OpenText, Hyland, Newgen, IBM Cloud Pak, M-Files y SharePoint.
¿Cuál es la diferencia entre CMS y ECM?
Un CMS, o sistema de administración de contenido, es lo que una empresa usaría para editar sus páginas web o el contenido de su blog. Está más orientado al público, mientras que ECM, o gestión de contenido empresarial, se centra en el almacenamiento y la organización de la documentación interna.
