Estás leyendo la publicación: ¿Qué es una declaración de impuestos y salarios del formulario W2? Lo que los empleadores y los empleados deben saber
¿Es usted un empleado que tiene curiosidad acerca de qué es un formulario W2 de declaración de salarios e impuestos, o un empleador que se pregunta si necesita proporcionarlos? Es esencial que los empleadores y los empleados entiendan sus responsabilidades cuando se trata de formularios W2. Este documento fiscal tiene implicaciones vitales para la declaración de impuestos y es una parte esencial del panorama financiero de cualquier trabajador. En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre las complejidades del formulario W2, desde su propósito, contenido y plazos de distribución. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es un formulario W2?
Un formulario W2 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para informar sueldos, salarios y otras formas de compensación pagadas a un empleado. En esencia, es un registro financiero integral de las ganancias de un empleado durante el año. El empleador debe proporcionar al empleado una copia del formulario W2 completo para que pueda presentar sus impuestos de manera correcta y eficiente. Además de proporcionar una copia al empleado, el empleador también está obligado por ley a enviar copias del formulario al IRS y a las agencias tributarias estatales correspondientes para garantizar la transparencia y el cumplimiento.
¿Quién recibe un Formulario W-2 – Declaración de salarios e impuestos?
Se envía un Formulario W2, también conocido como Declaración de salarios e impuestos, a un empleado que ha trabajado para un empleador durante el año fiscal. Ya sea que el trabajo haya sido a tiempo parcial o completo, el formulario lo emite el empleador al final del año fiscal. Incluye información detallada sobre las ganancias del empleado, los impuestos retenidos y cualquier compensación recibida, lo que garantiza un registro transparente de los ingresos de un empleado a efectos fiscales. Es un requisito que todos los empleados deben recibir una copia de este formulario para poder presentar sus impuestos. Los empleadores deben enviar una copia de este formulario al IRS y las agencias de impuestos estatales correspondientes.
Sus responsabilidades como empleador
Como empleador, la ley le exige que proporcione a los empleados un formulario W2 al final del año fiscal. Este formulario, que debe completarse con precisión y presentarse a tiempo, es una parte importante de las obligaciones fiscales de su empresa. No se trata solo de cumplimiento legal; un W2 oportuno y preciso también ayuda a mantener una relación positiva con sus empleados. Es importante que mantenga registros meticulosos de los salarios de los empleados y los impuestos retenidos durante todo el año, ya que esta información se reflejará en el formulario W2 y las discrepancias podrían generar problemas potenciales con el IRS o las agencias estatales.
¿Cómo puedo obtener mi W-2?
Muchas personas no están seguras de cómo obtener su formulario W-2, pero en realidad es bastante simple. Estos son algunos consejos prácticos sobre cómo asegurar su W-2:
- Comuníquese con su empleador: Su empleador es su primer punto de contacto para los formularios W-2. Deberían poder proporcionarle la documentación necesaria o las instrucciones sobre cómo acceder y descargarlo en línea si existe dicho sistema.
- Inicie sesión en su sistema de nómina en línea: Si tiene acceso en línea a su sistema de nómina, puede descargar una copia de su W-2 directamente desde el sitio web, lo que hace que el proceso sea rápido y sin papel.
- Comuníquese con la Administración del Seguro Social (SSA): La SSA puede proporcionarle una copia de su W-2 si lo ha perdido o no puede obtener uno de su empleador. Esta es una opción de copia de seguridad útil si se encuentra en un aprieto.
- Solicite una copia del IRS: Si no puede recibir una copia de su empleador, puede solicitar un reemplazo gratuito del IRS presentando el formulario 4506-T. Esta es una buena alternativa si otros métodos no tienen éxito.
- Usar servicios de terceros: Hay varios servicios de terceros que pueden ayudar a recuperar copias de su formulario W-2 si todos los demás métodos han fallado. Estas compañías generalmente cobran tarifas por este servicio, por lo que es recomendable hacer una investigación adecuada de antemano para asegurarse de que está tomando una decisión informada.
¿Cuándo vencen los formularios W-2 en 2023?
Los formularios W-2 para el año fiscal 2022 vencen el 31 de enero de 2023 o antes. Los empleadores deben emitir formularios W-2 al final del año calendario y deben enviarse antes del último día de febrero. Este es un plazo crucial, y su incumplimiento puede dar lugar a sanciones. Es importante que los empleadores se aseguren de que todos los empleados reciban sus formularios W-2 de manera oportuna, lo que les permite preparar sus impuestos de manera precisa y eficiente.
¿Qué información incluye el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?
Un formulario W-2 de declaración de salarios e impuestos proporciona una descripción general completa de los datos financieros de un empleado para el año. Este documento actúa como una fuente única de información vital para la declaración de impuestos. La siguiente es una lista de los detalles incluidos en el Formulario W-2:
- Nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado
- Nombre del empleador, dirección y número de identificación del empleador (EIN)
- Ganancias totales, salarios y propinas
- Monto del impuesto federal sobre la renta retenido
- La cantidad de impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos
- Impuestos estatales, locales y/o municipales retenidos
- Cualquier otro ingreso sujeto a impuestos o deducciones reportadas al IRS
Cómo presentar el formulario W-2
Veamos cómo completar el formulario W-2 cuadro por cuadro a continuación…
Cajas AF
La casilla A es para el SSN del empleado. Este número es una pieza fundamental de identificación personal a efectos fiscales. Las casillas B, C y D son para el EIN, la dirección del empleador y el número de control. Estos detalles proporcionan información importante sobre el empleador. Las casillas E y F son para el nombre y la dirección del empleado, otro aspecto crítico de la identificación personal para los registros de impuestos.
Casilla 1 – Salarios, propinas, otras compensaciones
Esta sección contiene el total de salarios imponibles, propinas y otras compensaciones de su empleado. Incluye todas las formas de ganancias que están sujetas a impuestos.
Casilla 2 – Retención de impuestos federales sobre la renta
Aquí es donde se enumera la suma total del impuesto federal sobre la renta deducido del salario del empleado durante todo el año. Esta cifra representa las contribuciones de impuestos federales pagadas por adelantado del empleado.
Casillas 3 y 4
Los salarios brutos de su empleado y los impuestos del Seguro Social retenidos de su pago se muestran en estas casillas. Esto indica qué parte de sus ganancias estuvo sujeta a impuestos del Seguro Social.
Recuadro 5: salarios y propinas de Medicare
Esta casilla muestra la cantidad de salarios y propinas sujetas a impuestos de Medicare. Este es un detalle importante ya que afecta directamente los futuros beneficios de Medicare de su empleado.
Recuadro 6: impuestos de Medicare retenidos
Esta sección contiene la cantidad total de impuestos de Medicare retenidos del cheque de pago del empleado. Al igual que los impuestos del Seguro Social, estas contribuciones influyen en los beneficios de Medicare del empleado.
Recuadro 7 – Consejos de seguridad social
Si corresponde, esta casilla contiene la cantidad total de propinas que le informó su empleado. Estas propinas cuentan como renta del trabajo a efectos del cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social.
Casilla 8 – Propinas asignadas
Este cuadro captura la cantidad de propinas asignadas a su empleado, según los ingresos de propinas informados. Ayuda a proporcionar una imagen más precisa de los ingresos totales del empleado.
Caja 9
Esta casilla ya no se usa y debe dejarse en blanco.
Recuadro 10 – Beneficios para el cuidado de dependientes
Esta sección muestra la cantidad de beneficios para el cuidado de dependientes proporcionados por su negocio. Puede incluir cosas como cuidado de niños financiado por el empleador o servicios de cuidado de adultos dependientes.
Casilla 11 – Planes no calificados
Esta sección incluye la cantidad de compensación diferida no calificada pagada al empleado. Cubre cualquier pago que no sea parte de un plan de compensación diferida calificado para impuestos.
Caja 12
Este recuadro incluye varios tipos de compensación y beneficios diferidos. Los planes 401(k) son Este proceso puede diferir según el software.
Caja 13
En la casilla 13, hay tres casillas de verificación. El empleador debe marcar si alguno de estos aplica:
- Empleado Estatutario: Esto se refiere a los empleados que, a pesar de ganar salarios, son tratados como autónomos en lo que respecta a los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare). El IRS tiene pautas específicas sobre quién califica como empleado estatutario.
- Plan de retiro: Esta casilla debe marcarse si el empleado participó en el plan de jubilación de su empresa durante el año fiscal. Esto podría afectar la capacidad del empleado para deducir contribuciones a una cuenta IRA tradicional.
- Pago por enfermedad de terceros: Esta casilla debe marcarse si un tercero, como una compañía de seguros, pagó salarios por enfermedad a su empleado.
Casilla 14 – Otros
En el casillero 14, los empleadores tienen la libertad de reportar cualquier información fiscal adicional que no encaje en los casilleros estándar. Esto puede incluir artículos como cuotas sindicales, cobertura de salud patrocinada por el empleador o contribuciones después de impuestos a un plan de jubilación.
Cajas 15 a 20
Estas casillas se relacionan con los impuestos estatales y locales. Incluyen el estado del empleador y el número de identificación fiscal estatal, los salarios estatales, las propinas, etc. del empleado, el impuesto sobre la renta estatal, el nombre de la localidad, los salarios locales, las propinas, etc., y el impuesto sobre la renta local. No todos los empleados tendrán entradas en estas casillas, pero cuando sea relevante, el empleador debe reportar esta información con precisión.
¿Qué hacer si no ha recibido su formulario W2 del IRS?
Si para fines de febrero no ha recibido su Formulario W-2 de su empleador (o empleador anterior), primero debe comunicarse con ellos para preguntar si se envió el W-2 y cuándo. Si se envió por correo, es posible que se haya devuelto a su empleador debido a una dirección incorrecta. Después de comunicarse con su empleador, si no recibe su W-2, puede llamar al IRS para obtener ayuda al 800-829-1040.
Tipos de formulario W del IRS
Hay varios tipos de formularios W emitidos por el IRS, aquí hay algunos:
| W-2 | Este formulario informa los salarios anuales de un empleado y la cantidad de impuestos retenidos de su cheque de pago. | Los empleadores emiten este formulario a sus empleados y al IRS. |
| W-4 | Este formulario ayuda a un empleador a determinar la cantidad correcta de impuestos a retener del cheque de pago de un empleado. | Los empleados llenan esto y se lo dan a su empleador. Puede actualizarse cada vez que cambie la situación personal o financiera del empleado. |
| W-9 | Este formulario se utiliza para solicitar un número de identificación fiscal (TIN) y para certificar que el número proporcionado es correcto. | Utilizado principalmente por contratistas independientes, proveedores de servicios autónomos y otras personas que no son empleados para proporcionar su TIN a entidades de las que reciben pagos. |
| W-2G | Este formulario se usa para reportar ciertas ganancias de apuestas. | Emitido por operadores de juegos de azar a los ganadores que reciben pagos que alcanzan un cierto umbral o cumplen con ciertos criterios. |
Qué hacer si encuentra un error en su W-2
Si encuentra un error en su W-2, debe notificar inmediatamente a su empleador y solicitar un W-2 corregido. Su empleador emitirá un W-2c, un W-2 corregido. Nunca modifique usted mismo el formulario W-2 original.
Cómo conectar tu W2
Adjuntar su W-2 a su declaración de impuestos es un proceso simple. Aquí es exactamente cómo hacer esto:
- Reúne documentos. Reúna su W-2 y cualquier otro documento que adjuntará a su declaración de impuestos.
- Escanear o fotocopiar. Escanea los documentos o haz copias si son formularios en papel.
- Crear una carpeta electrónica. Cree una carpeta en su computadora en la que almacenará los documentos.
- Subir documentos. Cargue sus formularios escaneados/fotocopiados en la carpeta electrónica.
- Adjuntar documentos a la declaración. Use el software que está usando para declarar sus impuestos para adjuntar los documentos a la declaración.
Consejos para el formulario W2
La declaración de impuestos puede ser una tarea abrumadora para muchas personas. Estos son algunos consejos para asegurarse de presentar su W-2 correctamente y a tiempo:
- Revisa bien tu información. Asegúrese de que toda su información sea precisa y esté actualizada.
- Vuelva a verificar la precisión. Revise el formulario detenidamente antes de enviarlo para asegurarse de que no haya errores.
- Envíalo a tiempo. Asegúrese de presentar su W-2 antes de la fecha de vencimiento para no incurrir en cargos por pagos atrasados.
- Consulte a un profesional de impuestos. En caso de duda, comuníquese con un profesional de impuestos calificado para obtener más consejos y asistencia sobre las deducciones de impuestos y la presentación de su W-2.
- Pagos de impuestos estimados. Si no recibe un salario o salario, es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año.
Ultimas palabras
Comprender el formulario W-2 y sus implicaciones tanto para los empleados como para los empleadores es crucial. Es una parte esencial del proceso de presentación de impuestos y puede desempeñar un papel importante en la determinación de la cantidad de impuesto sobre la renta que debe pagar una persona. Este formulario también brinda información valiosa para los empleadores, ayudándolos a realizar un seguimiento de los montos que han pagado en salarios e impuestos durante todo el año.
Asegúrese de mantener registros precisos, archivar a tiempo y comprender sus responsabilidades, ya sea que sea un empleado o un empleador. Si lo hace, puede ayudarlo a evitar posibles problemas o sanciones en el futuro.
También es importante encontrar el mejor software de impuestos para personas que trabajan por cuenta propia y propietarios de pequeñas empresas, ya que puede hacer que el proceso de presentación sea más fácil y eficiente.
¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-2?
Un Formulario 1099 es para reportar ingresos que no son de empleados, como trabajo independiente o contratado, mientras que un Formulario W-2 se usa para reportar sueldos, salarios y otros tipos de compensación de empleados.
Los empleadores también están obligados a retener impuestos de los ingresos de los empleados informados en los formularios W-2, mientras que las reglas 1099 exigen que los contratistas independientes sean responsables de pagar sus propios impuestos sobre los ingresos informados en los formularios 1099.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario W-4 y un formulario W-2?
Los empleados completan un formulario W-4, también conocido como el Certificado de asignación de retención del empleado, para que los empleadores sepan cuánto impuesto federal sobre la renta deben retener de sus cheques de pago. El empleado puede ajustar este formulario cada vez que cambie su situación personal o financiera. Por el contrario, un formulario W-2 es un informe anual generado por los empleadores que detalla los ingresos totales que ha ganado un empleado y la cantidad de impuestos federales, estatales y de otro tipo retenidos de su cheque de pago durante todo el año. Así, el formulario W-4 se utiliza para anticipar obligaciones tributarias, mientras que el formulario W-2 refleja lo que realmente se ganó y retuvo.
¿Qué es “Café 125” en un formulario de impuestos W-2?
“Café 125” en un formulario de impuestos W-2 se refiere a la Sección 125 del código del IRS. Esta sección se refiere a las contribuciones antes de impuestos que los empleados hacen para un plan de cafetería, que incluye beneficios como primas de seguro médico, dental y de la vista. Estas contribuciones se realizan con dólares antes de impuestos y, por lo tanto, no están sujetas a retención de impuestos federales sobre la renta, impuestos del Seguro Social o impuestos de Medicare. La anotación ‘Café 125’ en el formulario W-2 es un indicador de dichas contribuciones realizadas por el empleado a lo largo del año fiscal.
¿Qué es el formulario W-2G?
El formulario W-2G, también conocido como Ciertas ganancias de juegos de azar, es un formulario de impuestos que se utiliza para informar los ingresos obtenidos de tipos específicos de actividades de juegos de azar. Estas actividades incluyen loterías, sorteos y otras empresas de apuestas que alcanzan umbrales de pago específicos. Los pagadores de dichas ganancias deben emitir un formulario W-2G al destinatario si las ganancias superan ciertos valores, que varían según el tipo de juego, y están sujetos a retención de impuestos federales sobre la renta.
¿Cuánto dinero necesita ganar para obtener un W-2?
En general, los empleadores están obligados a proporcionar un formulario W-2 a cualquier empleado que haya ganado al menos $600 en salarios, propinas u otra compensación durante el año. Esta regla también se aplica si el empleado tuvo alguna cantidad de impuestos retenidos, independientemente de su ingreso total. Sin embargo, es importante tener en cuenta que incluso si ganó menos de $ 600, aún es responsable de informar todos sus ingresos al IRS.
¿Qué hago si perdí mi W-2?
Si perdió su formulario W-2, debe comunicarse de inmediato con su empleador y solicitar una copia duplicada. Los empleadores están legalmente obligados a proporcionar un reemplazo si se solicita. Si su empleador no le proporciona un reemplazo, puede comunicarse con el IRS, que puede obligar a su empleador a emitir uno nuevo. El IRS también puede proporcionarle un Formulario W-2 sustituto para usar si su empleador no proporciona un reemplazo de manera oportuna.
¿En qué fecha se deben enviar los formularios W-2 a los empleados?
El IRS exige que los empleadores deben distribuir los formularios W-2 a sus empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente al año fiscal. Esto les da a los empleados tiempo suficiente para presentar sus declaraciones de impuestos antes de la fecha límite del 15 de abril. Si los empleadores no cumplen con este plazo, podrían enfrentar sanciones. Por lo tanto, los empleados deben comunicarse directamente con sus empleadores si no han recibido su W-2 a principios de febrero.
¿Qué debo hacer si la copia del formulario W-2 de un empleado se devuelve porque no se pudo entregar?
Si la copia del formulario W-2 de un empleado se devuelve porque no se pudo entregar, es responsabilidad del empleador hacer un intento razonable para obtener una dirección postal corregida. Luego, el empleador debe volver a enviar el formulario W-2 a la nueva dirección. Si el empleador no puede obtener una dirección corregida, debe almacenar de forma segura el W-2 que no se pudo entregar y entregárselo al empleado cuando lo solicite, ya sea en persona o por correo electrónico.
¿Pueden los empleadores proporcionar formularios W-2 a los empleados de forma electrónica?
Sí, los empleadores pueden proporcionar formularios W-2 a sus empleados de forma electrónica. Sin embargo, el empleador primero debe obtener el consentimiento por escrito del empleado para recibir el W-2 en formato electrónico. Este consentimiento se puede dar electrónicamente y, una vez dado, es efectivo para todos los años futuros a menos que el empleado lo revoque.
¿Puede un empleado recibir más de un W-2?
Sí, un empleado puede recibir múltiples formularios W-2 si trabajó para más de un empleador durante el año fiscal. También pueden recibir un formulario W-2 corregido si su empleador cometió un error en el formulario original, lo que resultó en la necesidad de modificar y volver a emitir el formulario. Cada formulario W-2 representa las ganancias y los impuestos retenidos por un empleador separado.
¿Cuáles son las sanciones por presentar los formularios W-2 tarde?
Las multas por presentar los formularios W-2 tarde se basan en cuándo presentó la información correcta ante el IRS. La multa es de $50 por formulario si presenta dentro de los 30 días de la fecha de vencimiento, aumentando a $110 por formulario si se presenta entre 31 días después de la fecha de vencimiento y el 1 de agosto. Después del 1 de agosto o si no presenta nada, la multa puede costar hasta $270 por formulario. Por incumplimiento intencional, la multa es de al menos $550 por formulario, sin límite máximo.
¿Puede un empleador cobrar por un W-2 de reemplazo?
Sí, los empleadores pueden cobrar una tarifa razonable por emitir un formulario W-2 de reemplazo. Esta tarifa suele ser equivalente al costo real en el que incurre el empleador al procesar y generar el formulario de reemplazo, incluidos los gastos relacionados con la investigación, la recuperación de datos y la preparación de documentos. Sin embargo, vale la pena señalar que muchos empleadores brindan este servicio de forma gratuita como cortesía para sus empleados.
