Şu yazıyı okuyorsunuz: Proje yönetimi yazılımı nedir? (SPM)
Günümüz dünyasında iş akışını kolaylaştıracak ve daha verimli hale getirecek bir iş aracı kullanmayan bir proje yöneticisini hayal etmek zordur. Bu makale size bu tür araçları ve işletmelerin bunları kullanmaktan nasıl yararlanabileceğini anlatacaktır.
PM yazılımı nedir?
Proje yönetimi yazılımı, farklı mesleki alanlarda projelerin planlanması, oluşturulması ve yürütülmesi için kullanılan bir çözümdür. Bireylere veya proje yöneticilerine yardımcı olur ve uygulamadan tamamlanmaya kadar tüm iş sürecinin kontrol edilmesine yardımcı olur.
PM aracıyla şunları yapabilirsiniz:
- Görevleri yönet
- Kaynakları atayın
- Bütçeleri kontrol edin
- Zaman Takibi
- Ekibiniz, müşterileriniz ve paydaşlarınızla işbirliği yapın
- Rapor oluşturma
- Dosyaları dışa/içe aktarma
- Belgeleri paylaşın
- İlerlemeyi izleyin
Etkileyici, değil mi? Evrendeki en iyi proje yöneticisi bile bu işlevleri yerine getiremez; üstelik bu tür uzmanların genellikle birden fazla projeyi aynı anda yürüttüğünden bahsetmeye bile gerek yok.
Bir kuruluş PM yazılımını kullanmaktan nasıl yararlanabilir?
İsmine rağmen proje yönetimi yazılımı sadece yöneticiler için yaratılmamıştır. Çeşitli uzmanların, farklı büyüklükteki ekiplerin ve mesleki alanların ihtiyaçlarına uyum sağlar. PM aracını kullanmak, ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları anda görevde kalmalarına ve proje ilerlemesini ve iş akışını takip etmelerine olanak tanır.
Bir kuruluşun uygun bir PM aracı kullanmasından tam olarak bu şekilde faydalanabilir. Güçlü bir proje yönetimi uygulamasıyla herkes işin içinde olur ve gelişmelerden haberdar olur. Hiç kimse önemli şeyleri unutmayacak, son teslim tarihlerini kaçırmayacak, görevlerle aşırı yüklenmeyecek veya bütçesi tükenmeyecek.
Ayrıca PM yazılımı iletişim süreçlerinde büyük bir yardımcıdır. Capterra araştırması, şirketlerin üçte ikisinin iş ortakları, müşteriler ve paydaşlarla PM araçlarını kullanarak iletişim kurduğunu gösterdi. Ayrıca katılımcılar, yazılımın olumlu etkilediği üç ana PM işlevinin olduğunu belirtti: zamanında tamamlanan projeler, iş yükü görünürlüğü, ekip işbirliği.
Web tabanlı PM aracının bir diğer yararı da ekibinizin aynı yerde çalışmak zorunda olmamasıdır. Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) proje yönetimi uygulamasıyla, işbirliği yapmak ve proje görevlerini, ilerlemeyi ve performansı dünyanın her yerinden 7/24 takip etmek kolaydır. 2020 yılı, farklı alanlardan birçok şirketin uzaktan çalışmaya zorlandığı dönemde bunun daha çok talep gördüğünü gösterdi.
Ayrıca dünyanın her yerinden müşteri edinebilirsiniz. PM araçları iletişim ve ilerlemeyi paylaşma engelini aştı ve aynı zamanda proje zaman çizelgesi tahminini de kolaylaştırdı. Daha az iletişim hatası ve bağımlılıkla müşterilerle başa çıkmayı kolaylaştırmanın yanı sıra, eskiden yazdığımız takip e-postalarının sayısını da azalttı.
PWC (çok uluslu profesyonel hizmetler ağı) araştırmasına göre, yüksek performanslı ekiplerin %77’si projelerini başarıyla ve zamanında tamamlamak için PM yazılımını kullanıyor. Dolayısıyla, PM aracı ile projenin tamamlanması arasındaki pozitif (yapıcı) korelasyon açıktır.
PM yazılımında nelere dikkat edilmelidir?
Yüksek rekabet ve artan tüketici talepleri çağında, proje yönetimi araçlarının işlevselliği sürekli olarak genişlemektedir.
Pek çok PM çözümü vardır, yani ihtiyaçlarınıza en uygun olanı bulacaksınız. Ama aynı zamanda birçoğu da var… Gereksiz özellikler için fazla ödeme yapmayın ve en uygun proje yönetimi uygulamasını nasıl seçmeyin?
Buradaki tavsiye oldukça basit: Uygulama pazarını araştırmadan önce ekibinizin ihtiyaçlarını değerlendirin. Daha sonra bu, ekibiniz ve üretkenliğiniz için doğru zaman takip yazılımını bulmanıza da yardımcı olacaktır. Hangi özelliklerin en önemli olduğuna ve gelecek yıllarda da önemli olmaya devam edeceğine öncelik verin. Sık sık değişen proje yönetimi yazılımlarının bütçenizi etkileyeceğini ve yeni bir ürünü hayata geçirirken çok fazla iş zamanı harcayacağınızı düşünmek her zaman daha iyidir.
Uygun bir PM yazılımı bulmak için 5 adım
1. Gelecekteki PM çözümünde en çok neye değer verdiğinizi düşünün. Özel (amaçlanan) kaynakların (örneğin Capterra) yardımıyla yazılım pazarını araştırın.
2. İlgilendiğiniz her aracın demosunu ayırtın. Çoğu zaman bu seçenek doğrudan ürünün web sitesinde bulunur.
3. Yazılımın toplam maliyetini hesaplayın. Ücretli entegrasyonları, ürün uygulamasına ve ekip öğrenme sürecine harcayacağınız zamanı unutmayın.
4. Sınıf arkadaşlarınızın seçilen seçeneği veya birkaçını denemesine izin verin. Bunlar, yazılımı sizi ürünün olası artıları ve eksileri konusunda uyarmak ve şüpheleriniz varsa araçlar arasında seçim yapmanıza yardımcı olmak için kullanacak kişilerdir.
5. Satış ve destek ekibiyle sorular sorun ve sohbet edin, böylece satıcının çalışanlarından gelecekte ne bekleyeceğinizi bilirsiniz. Bu, kuruluşunuz genelinde yazılımın benimsenme sürecini kolaylaştıracaktır.
Şimdi farklı şirketlere, organizasyonlara, profesyonel alanlara ve ekip boyutlarına uygun beş proje yönetimi yazılımına bakalım. Listemizi incelerken muhtemelen özel bir şeyler bulacaksınız.
İhtiyaçlarınızı karşılayacak 7 proje yönetimi yazılımı
1.Gantt PRO
Fiyat:% s: Bireysel — 15$/kullanıcı/ay yıllık faturalandırılır; ekipman — kullanıcı başına aylık 4,5 ABD dolarından başlayan yıllık faturalandırma.
GanttPRO, projeleri planlamak ve yönetmek, görevleri atamak, iş yükünü ve bütçeyi izlemek için kullanılan bulut tabanlı bir Gantt grafiği yazılımıdır. Ayrıca araç, iş akışını ve ilerlemeyi izlemenize ve proje portföyleri oluşturup yönetmenize olanak tanır.
Araç, ekip arkadaşları ve paydaşlarla kusursuz işbirliği süreçleri sağlar. İçerir:
- Bildirimleri gerçek zamanlı olarak alın
- Meslektaşlarınızdan bahsedin
- Yorum ve açıklamalar bırakın.
- Dosyaları ekle
- Herkese açık URL’yi paylaş
Ek bir avantaj, projeleri PDF, PNG ve Excel formatlarına aktarabilme yeteneği olacaktır.
Kullanıcı dostu ve sezgisel arayüzün yanı sıra kısa bir öğrenme eğrisi, ekibinizin yazılımla sorunsuz bir şekilde çalışmaya başlamasını sağlar.
Özellikler:
- Çevrimiçi destek hizmeti.
- İş yükü yönetimi.
- Zaman takibi.
- Proje değişiklik geçmişi, eylemleri geri alma.
- Kaynak yönetimi.
- Kullanıma hazır şablonlar.
- Proje portföy yönetimi.
- Jira, Google Drive ve Slack ile entegrasyon.
- Kanban panosunun görünümü.
Yazılımın tam özellikli 14 günlük ücretsiz deneme sürümü vardır, böylece tüm olanaklarını ve özelliklerini deneyebilirsiniz.
2. ödeme
Fiyat:% s: 1 kullanıcı için ücretsizdir. Ücretli planlar, yıllık olarak faturalandırıldığında kullanıcı başına aylık 4,95 ABD dolarından başlar.
Paymo, küçük ekiplerin projeleri ve işleri yönetmesine yardımcı olmak için görev yönetimi, zaman takibi, kaynak planlama, faturalandırma ve çevrimiçi ödemeleri birleştiren bir proje ve iş yönetimi yazılımıdır.
Yazılım, ister ofiste ister uzaktan çalışıyor olun, bilgisayarınızdaki veya cep telefonunuzdaki çalışma süresini doğru bir şekilde izlemenize olanak tanıyan yerel bir zaman izleme modülü etrafında döner. Müşterilerinin çoğu, müşteriyle yapılan ön görüşmelerden faturanın son ödemesine kadar her şeyi takip etmek isteyenler için Paymo’nun en iyi seçenek olduğunu söylüyor.
ABD’li müşteriler için bir başka avantaj da PM ödeme platformlarıdır. Fatura oluşturmak için bir fatura oluşturucu veya Paymo modülü kullanıyorsanız PM Payments, müşterilerinizin size kredi kartı veya ACH aracılığıyla doğrudan faturadan ödeme yapmasına olanak tanır.
Özellikler:
- Otomatik zaman takibi
- Gelişmiş görev yönetimi
- Kanban Panoları
- Gantt şeması
- Kaynak planlaması
- Gerçek zamanlı raporlar
- Misafirler için ücretsiz erişim
- Dosya incelemesi ve onayı
- Faturalandırma, Bütçeler ve Giderler
- Çevrimiçi ödeme platformu
- Karlılık Takibi
3. Tıklayın
Fiyat:% s: Yıllık 5 ABD doları/kullanıcı/ay’dan başlayan fiyatlarla faturalandırılır.
ClickUp, PM yazılımını ihtiyaçlarınıza uyarlamayı kolaylaştıran çok çeşitli farklı özelliklere sahiptir. Büyük bir ekipte çalışmasanız bile ClickUp, günlük görev ve etkinliklerinizde size yardımcı olacak makul ve güçlü bir çözümdür.
Uygulamanın kullanıcı dostu bir arayüzü var; Öğrenme eğrisi biraz dik, ancak gelecekte iş zamanı kaybını önlemek için araç buna değer.
Ayrıca, size zaman kazandıracak çok sayıda entegrasyon da var. Bu proje yönetimi uygulamasının aşağıdakilerle entegrasyonu vardır:
- posta kutusu
- figma
- Alternatif
- Github
- Gevşetmek
- yakınlaştırma ve daha fazlası
Kullanıcılar genellikle ClickUp’ın ana avantajının mevcut proje yönetimi ekosisteminin neden olduğu hataların neredeyse haftalık olarak ortadan kaldırılması olduğunu söylüyor.
Özellikler:
- Filtrele ve ara
- çoklu görev araç çubuğu
- Özelleştirilebilir şablonlar
- Görev taslağı
- Birden fazla atanan
- gerçek zamanlı senkronizasyon
4. Asanalar
Fiyat:% s: Bireysel (sağlanmaz, ekip) yıllık 10,99 ABD Doları/kullanıcı/aydan başlayan fiyatlarla faturalandırılır.
Bu proje yönetimi aracı, gereksiz toplantılardan ve uzun e-posta yazışmalarından tasarruf etmenizi sağlar. Asana’yı kullanarak genel şirket hedeflerinden günlük görevlere kadar tüm iş akışınız kontrol altında.
Uygulamayla iş akışının büyük resmini görebilir, ekibinizi her zaman güncel tutabilir ve gerekli bilgileri tek bir yerde saklayabilirsiniz.
Asana’nın çeşitli görev görüntüleme seçenekleri vardır: listeler, panolar, takvimler ve Gantt şemaları. Kuruluştaki herkes için iş sürecini daha kolay ve daha şeffaf hale getirir.
Ekibin iş yükünü yönetmek ve kimin meşgul olduğunu veya tam tersi kimin işinin az olduğunu takip etmek de kolaydır. Yazılım, proje yönetimine yeni başlayan bireyler veya gruplar için ücretsiz bir sürüm sunar.
Özellikler:
- İlerlemeyi takip edin
- Gelişmiş Arama
- Raporlar
- Proje portföy yönetimi
- İlerlemeyi takip edin
- Takım İşbirliği
5. Netleştirin
Fiyat:% s: sağlanmadı.
Clarizen, dünyanın her yerinden birden fazla projeyi önceliklendirmenize, yönetmenize ve performanslarını izlemenize yardımcı olan çevrimiçi bir yazılımdır.
Bu PM aracı oldukça karmaşık bir arayüze sahiptir. İşletmeniz küçükse yazılım muhtemelen size uygun olmayacaktır. Orta ve büyük ekipler için tasarlandığından çözümün uygulanması, kullanmadan önce bir eğitim kursu gerektirir.
Ancak bir şirkette çalışıyorsanız araç, ekip verimliliğini artırmak, paydaşlar ve meslektaşlarla iletişim kurmak, bütçeleri yönetmek ve raporlar oluşturmak için harika bir seçenek olacaktır. Çözüm, daha sorunsuz bir iş akışı için Salesforce, Jira, Slack, Zapier, McAfee, ServiceNow ve daha fazlası gibi popüler araçlarla entegrasyon sağlar.
Ek olarak Clarizen, genel iş hedeflerine ulaşmak ve proje yaşam döngüsü üzerinde tam kontrole sahip olmak için güçlü proje portföy yönetimi sunar.
Özellikler:
- IOS ve Android için uygulamalar
- Raporlar
- Salesforce, Box, Intacct, JIRA ile entegrasyon
- İş akışı geçmişi
- Finansal planlama
- Panolar
6. Takip
Fiyat:% s: Bireysel – ücretsiz, ekip – kullanıcı başına aylık 3,67 € (yaklaşık 4,5 $) ve daha az (kullanıcı sayısı arttıkça indirim artar) yıllık olarak faturalandırılır.
YouTrack, her ekip üyesine uyum sağlayan esnek bir proje yönetimi uygulamasıdır. Onun yardımıyla proje portföyleri ve kişisel günlük görevleri oluşturmak ve yönetmek kolaydır.
Yazılımın iki arayüz seçeneği vardır: Lite ve Classic. İlki üretkenliği artırmak ve eldeki görevler üzerinde çalışmak için daha iyidir. YouTrack Classic, sorunların tamamına ihtiyaç duyan yazılım geliştirme ekiplerine uygundur. Bu seçenekler arasında geçiş yapmak çok kolaydır; bunu istediğiniz zaman tek bir tıklamayla yapabilirsiniz.
Ek olarak araç, tüm Çevik proje yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak için farklı türde Çevik panolar sunar. Kanban, Scrum veya Scrumban panolarıyla çalışabilirsiniz. Ancak herhangi bir metodolojiyi takip etmiyorsanız kişisel bir kontrol paneli oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz.
Özellikler:
- Zaman yönetimi
- Takım İşbirliği
- Raporlar
- kişiselleştirme
- Proje portföy yönetimi
7. Ekip çalışması
Fiyat:% s: Teslim – 10 €/kullanıcı/ay yıllık faturalandırma: Büyüme – 18 €/kullanıcı/ay yıllık faturalandırma.
Ekip çalışması, ekibinizi, projelerinizi, müşterilerinizi ve serbest çalışanlarınızı yönetmenize olanak tanıyan bir proje yönetim aracıdır. Sorularınızın yanıtlanmasını ve projelerinizin zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesini sağlamak için ekibiniz ve müşterilerinizle gerçek zamanlı işbirliği yapın. Neyin hareket edip neyin hareket etmediğine dair tam bir genel bakış elde edin.
Teamwork proje yönetimi uygulamalarıyla projelerinizin gücünü artırın. İşinizi en iyi şekilde yapmak için masanızda olmanıza gerek yok. İOS ve Android için Teamwork uygulamalarıyla hareket halindeyken çalışmaya devam edin.
İş akışlarınızı otomatikleştirin ve manuel ve tekrarlanan görevleri ortadan kaldırın. Ekip Çalışması şablon galerisinden önceden tasarlanmış şablonlar seçin veya denenmiş ve test edilmiş projeler ve görev listelerinden kendinizinkini oluşturun. Halihazırda kullanmakta olduğunuz tüm favori araçlarınızı entegre edin, böylece her şeyi tek bir yerden çalıştırabilirsiniz. Tek bir araçla iş verimliliğinizi artırın. Proje yönetiminde yeni misiniz? Ekip çalışması ücretsiz bir sürüm sunuyor.
Özellikler:
- Zaman Takibi
- Kaynak yönetimi
- Yapılacaklar Listesi Şablonları
- Özel panolar
- Kârlılık raporu
- Görev yönetimi
Çözüm
Ekibinizin performansını ve proje teslimini geliştirmek istiyorsanız, ihtiyacınız olan şey pmbok ve proje yönetimi yazılımının bilgi alanlarına ilişkin içgörüye sahip olmaktır. Çeşitli işletmelerin, şirketlerin ve ekiplerin günlük çalışmalarında ve gelişiminde kullanımı önemlidir.
PM araçları, tüm iş sürecinin genel resmini göstererek süreci daha şeffaf ve verimli hale getirir. Onun yardımıyla kimsenin görevlerini ve yaklaşan son teslim tarihlerini unutmadığından emin olabilirsiniz.
Bugün, her projeyi yakından takip etmenize yardımcı olacak fazlasıyla PM aracı var. Doğru yazılımı ararken ihtiyaçlarınıza uygun olanlara dikkat edin. Belki bir çalışan saat hesaplayıcısı ihtiyaçlarınıza daha uygun olabilir? Araç seçimine sağlam ve mantıklı bir yaklaşım, proje yönetiminde ve paydaşlarla iletişimde başarıyı garanti eder.
