Şu yazıyı okuyorsunuz: Resmi ve resmi olmayan e-postalar: hangisini kullanacağınızı anlayın
E-posta, günümüzün dijital dünyasında diğer tüm özel ve profesyonel iletişim biçimlerini geride bıraktı.
Çeşitli bağlamlarda e-posta yoluyla etkili bir şekilde iletişim kurmak için doğru tonu ve stili yakalama sanatında ustalaşmalısınız.
Bu nedenle, bu makale resmi ve resmi olmayan e-postalar arasındaki temel farkları inceleyerek her birinin birçok işlevini ve kuralını ortaya çıkaracaktır.
Ton, sözcük dağarcığı ve yapı dahil olmak üzere resmi ve resmi olmayan e-posta arasındaki farkları ele alacak ve bunların faydalarını ve kabul edilebilir kullanımlarını inceleyecektir.
Bu makaleyi okuyarak ve öğrendiklerinizi uygulayarak e-posta iletişim becerilerinizi önemli ölçüde geliştirebilirsiniz.
Hadi başlayalım!
Resmi e-postalar nedir?
O gelince daha zorlu veya profesyonel durumlarİşverenler veya müşterilerle iletişim kurarken resmi bir e-postayı tercih etmeniz önerilir.
Mesajınızın iletilmesini sağlamak için yerleşik sözleşmelere ve yönergelere uyarlar. Uygun düzeyde saygı, profesyonellik ve açıklık taşır alıcıya.
Bu protokolleri takip ederek niyetlerinizin, durumun ciddiyetine uygun şekilde etkili bir şekilde iletilmesini ve alınmasını sağlayabilirsiniz.
1. Resmi E-postaların Temel Özellikleri
Resmi e-posta yazarken uymanız gereken temel kurallar şunlardır:
1. Selamlar
Resmi e-postalar genellikle iki nokta üst üste gibi veya ardından gelen resmi bir selamlamayla başlar.
Alıcının soyadını ve uygun unvanı kullanmak, bir düzeyde saygı ve resmiyet katar.
2. Nazik ton
E-postanızın üslubunu her zaman kibar ve saygılı tutun.
Dili profesyonel tutmalısınız argo, argo veya aşırı resmi olmayan kelime ve ifadeler kullanmayın.
Ayrıca, Dilbilgisi, noktalama işaretleri ve büyük harf kullanımı Ayrıntılara çok dikkat ettiğinizi göstermek için doğru olması gerekir.
3. Yapı ve Organizasyon
Resmi e-postalarda genellikle standart boyut.
Kısa ve net bir girişle başlarlar, ardından mesajın ana kısmına geçerler ve güzel bir kapanış ve resmi bir imzayla bitirirler.
Resmi e-postaların doğru yapısı için, içeriği düzenlemek için paragrafları kullanın Mantıklı ve açık bir şekilde.
4. Profesyonel Dil
Resmi e-postalarda resmi kelimeler ve ifadeler gibi profesyonel bir dil kullanılır ve jargon kullanılmaz.
Mesaj şu şekilde olmalıdır: net, net ve ana hedefinize odaklanmış.
5. Adresleme ve uygun başlıklar
Resmi e-postalar, alıcılara hitap ederken onların tam adlarını ve uygun başlıklarını kullanır (ör. ).
Burada isimlerin ve unvanların yazılışını ve doğruluğunu iki kez kontrol etmek önemlidir.
6. Resmi kapanışın kullanılması
“,” “” veya “” gibi resmi bir kapanış kullanın ve ardından gönderenin tam adını ve iletişim bilgilerini ekleyin.
Bu kapanışlar bir tane tut profesyonel ton ve bir kapanma hissi yaratın.
Bu resmi e-posta yazma kurallarına uyarak mesajınızın ciddiye alınmasını ve yazdığınız kişiyle profesyonel bir ilişki kurulmasını sağlayabilirsiniz.
2. Resmi e-postalar ne zaman kullanılmalı?
Resmi e-postalar, yetkili görünmenin ve yerleşik normlarla tutarlı olmanın gerekli olduğu çeşitli profesyonel ve kurumsal ortamlarda kullanılır.
Aşağıdaki durumlarda resmi e-postaların kullanılması uygundur:
🎯 İş başvurusu — Resmi iş başvuruları resmi e-posta gerektirir. Profesyonellik, ayrıntı ve işe alım yöneticisine veya işe alım görevlisine saygı gösterirler.
🎯 İş teklifleri — Resmi e-postalar müşterilere, yatırımcılara ve ortaklara yönelik iş teklifleri için en iyisidir. Güvenilirliği, profesyonelliği ve ciddiyeti ifade ederler.
🎯 Profesyonel danışmanlık — Resmi e-postalar, profesyonel sorular veya denetçiler, profesörler veya üst düzey yöneticilerle iletişim kurmak için en iyisidir.
🎯 Müşteri ile iletişim — Kurumsal bağlamlardaki resmi e-postalar profesyonel bir imajın korunmasına yardımcı olur.
🎯 Resmi yazışmalar — Kuruluşlar, devlet kurumları ve kurumlar sıklıkla resmi e-postalar gönderir.
🎯 Ağ oluşturma veya sunumlar — Resmi e-postalar ağ oluşturmak, diğer profesyonelleri tanıtmak veya tavsiyede bulunmak için uygundur.
🎯 Çatışmaların veya şikayetlerin çözümü — Profesyonel bir e-posta, bir anlaşmazlığı veya şikayeti çözmenize yardımcı olabilir.
3. Resmi e-postaların faydaları
Resmi e-postalar iş ve profesyonel ortamlarda çok sayıda avantaj sağlar. Resmi e-posta göndermenin faydalarından bazıları şunlardır:
✅ Profesyonellik — İletişiminizi ciddiye aldığınızı ve etkileşimlerinizde profesyonel bir üsluba değer verdiğinizi gösterirler.
✅ Açıklık ve kesinlik — Resmi bir üslup kullanarak yanlış iletişim veya yanlış anlamaları önlemek için mesajınızın açık ve öz olmasını sağlayabilirsiniz.
✅ Saygı ve görgü kuralları — Alıcının zamanına saygı duyduğunuzu ve profesyonelce konuştuğunuzu gösterirler. Bu, müşterilerle, meslektaşlarla ve iş ortaklarıyla olan bağlantıları geliştirebilir.
✅ Profesyonel bir imaj aktarın —Sürekli olarak profesyonel bir üslup ve tarz kullandığınızda güvenilir, yetkin ve güvenilir olarak algılanırsınız.
✅ Dokümantasyon ve sorumluluk — Her iki tarafın da görüşmenin yazılı bir kaydına sahip olması nedeniyle bir düzeyde hesap verebilirlik yaratırlar.
✅ İş iletişiminde tutarlılık. — E-postalarınızda standart bir format ve profesyonel bir üslup kullanarak kendiniz veya kuruluşunuz için uyumlu ve profesyonel bir marka imajı yaratırsınız.
✅ Yasal ve sözleşmeye dayalı amaçlar — Resmi e-postalar anlaşmazlıklarda veya sözleşmelerde hukuki delil olabilir. Bu resmi e-postalar anlaşmanın veya anlayışın kanıtı olarak kullanılabilir.
Profesyonellik, açıklık ve sorumluluk. ayrıntılara ve görgü kurallarına biraz daha fazla dikkat gerektirmesine rağmen, resmi e-postaların iş iletişimi için bu kadar yararlı olmasının nedenlerinden sadece birkaçı.
4. Resmi bir e-posta örneği
Ders:
Gayri resmi e-postalar nelerdir?
Gayri resmi e-postalar tamamen gündelik ve rahat olmakla ilgilidir. Resmi ve katı olmanıza gerek olmayan kişisel veya resmi olmayan ortamlar için mükemmeldirler.
Nezaketinizin parlamasına izin verebilir ve alıcıyla dürüst bir konuşma yapabilirsiniz.
Aslında resmi olmayan e-postalar sıklıkla günlük dil, basit selamlaşmalar ve daha esnek bir yapı.
Bu nedenle, rahatlamaktan çekinmeyin ve bunu rahat ve keyifli bir değişime dönüştürün.
1. Resmi Olmayan E-postaların Temel Özellikleri
Gayri resmi e-postalar sıklıkla kişisel iletişim için kullanılır. arkadaşlar, aile, yakın meslektaşlar arasında veya resmi olmayan ağ ortamlarında.
Gündelik davetler, arkadaşça sohbetler, tanıdıklarla yeniden bağlantı kurmak veya işle ilgili olmayan bilgileri paylaşmak için idealdirler.
Gayri resmi e-postalar daha rahat bir ton sunarken, e-postaların önemini hatırlamak çok önemlidir. saygılı ve düşünceli davranışı sürdürmek.
Bu özellikle tanımadığınız insanlarla iletişim kurarken veya daha resmi bir yaklaşım gerektiren profesyonel ortamlarda geçerlidir.
Gayri resmi e-postaların bazı temel özellikleri şunlardır:
1. Gündelik selamlar
Gayri resmi e-postalarınıza veya gibi daha rahat selamlamalarla başlamalısınız.
Bu selamlar bir şeyi yansıtıyor samimi ve resmi olmayan bir tonresmi e-postalarda kullanılan resmi selamlamaların aksine.
2. Konuşma tonu
Resmi olmayan e-postalar, resmi e-postalara kıyasla daha resmi olmayan bir tona sahiptir.
Onlar argo kelimelere, argo ve gündelik terimlere izin ver bir arkadaşınızla veya meslektaşınızla sohbet etmeye benzer samimi ve yaklaşılabilir bir atmosfer yaratmak.
3. Rahat yapı
Gayri resmi e-postalar yazarken, mesajınızı yapılandırmak için daha fazla özgürlük.
Örneğin şunları kullanabilirsiniz: Duygularınızı ifade etmek için madde işaretleri ve hatta emojiler dahil daha uzun veya daha kısa paragraflar.
Ancak mesajınızın açık ve tutarlı olmasını sağlamak çok önemlidir.
4. Anekdotlar ve kişisel hikayeler
Gayri resmi e-postalar şunları yapma fırsatı sağlar: kişisel anekdotları, hikayeleri veya görüşleri paylaşın. İletişime daha anlamlı ve öznel bir yaklaşıma izin vererek alıcıyla bir bağ ve aşinalık duygusu geliştirirler.
5. Kısaltmalar ve İfadeler
resmi olmayan e-postalar kısaltmalar, kısaltmalar veya ifadeler içerebilir duyguları, mizahı veya gayri resmiliği iletmek için.
Ancak bunları dikkatli kullanmak ve alıcının iletişim tarzına aşina olmasını sağlamak önemlidir.
6. Kapanış ve İmza
Gayri resmi e-postalar genellikle daha az resmi bir kapanışla veya hatta basit bir kapanışla biter.
İmzalar daha kişiseldir gönderenin adını veya kısaltmasını içerir.
2. Resmi olmayan e-postaları ne zaman kullanırız?
Bir arkadaşınıza veya aile üyenize e-posta yazarken daha resmi olmayan bir ton uygundur ve hatta tercih edilebilir.
Aşağıda resmi olmayan e-posta kullanımının kabul edilebilir olduğu durumlara ilişkin örnekler verilmiştir:
🎯 Kişisel iletişim — Çoğu durumda sıradan bir e-postanın en iyi alıcıları arkadaşlarınız, aileniz veya tanıdıklarınız gibi zaten tanıdığınız kişilerdir. Dostça bir ruh hali sürdürmeyi, kişisel etkinlikler hakkında güncel bilgileri paylaşmayı, mutlu sohbetler yapmayı ve iletişim halinde kalmayı kolaylaştırırlar.
🎯 Sosyal davetiyeler — Arkadaşlarınızı veya tanıdıklarınızı resmi olmayan toplantılara, partilere veya sosyal etkinliklere davet ederken resmi olmayan e-postalar normdur.
Gündelik bir dil ve ifadeler kullanarak, olayın ayrıntılarını samimi ve yaklaşılabilir bir şekilde aktarmanıza olanak tanır.
🎯 Gayri resmi ağlar — Sosyal etkinliklere, toplantılara veya resmi olmayan sektör toplantılarına katılmak gibi resmi olmayan ağ oluşturma durumlarında, yeni bağlantıları takip etmek için resmi olmayan bir e-posta kullanmak, ilk etkileşim sırasında oluşturulan resmi olmayan, samimi atmosferin korunmasına yardımcı olabilir.
🎯 Kişisel yorum veya öneriler — Meslektaşınız veya tanıdığınız gibi yakın ilişki içinde olduğunuz birine kişisel geri bildirim, öneri veya görüş sağlıyorsanız resmi olmayan bir e-posta uygun olabilir.
🎯 Dostça işbirlikleri — Resmi olmayan projeler veya girişimler üzerinde meslektaşlarınız veya akranlarınızla çalışırken, fikirleri tartışmak, çabaları koordine etmek veya güncellemeleri paylaşmak için resmi olmayan e-postaları kullanabilirsiniz.
🎯 İşle ilgili olmayan sorular — Gayri resmi e-postalar, yerel bir işletmeyle iletişim kurmak, tavsiye istemek veya sıradan bağlantı kurduğunuz kişilerden tavsiye almak gibi işle ilgili olmayan sorular için uygundur.
🎯 Kişisel teşekkür notları — Minnettarlık göstermek veya birine kişisel bir iyilik için teşekkür etmek istiyorsanız resmi olmayan e-postaları kullanabilirsiniz.
Takdirinizi ifade etmenin daha kişisel ve sıcak bir yolunu sunarlar.
Gayri resmi e-postalarda bile hayati önem taşıdığını unutmayın. alıcının tercihlerini ve iletişimin içeriğini dikkate alın.
Resmi olmayan e-postaların rahat bir tonu olsa da, tanımadığınız kişilerle etkileşimde bulunurken her zaman nezaket ve nezaketi korumak önemlidir.
3. Resmi olmayan e-postaların faydaları
Uygun olduğunda resmi olmayan e-postaları kullanmanın aşağıdakiler gibi birçok avantajı vardır:
✅ Kişisel bir bağlantı kurun —Gündelik e-postalar bir bağlantı kurmaya yardımcı olur. Rahat bir ton, normal bir dil ve kişisel hikayeler kullanarak daha güçlü ilişkiler geliştirebilirsiniz.
✅ Rahat ve yakın iletişim — Konuşmayı daha gayri resmi hale getirir ve alıcıların resmi bağlamlarda açık ve dürüst etkileşimler kurmasını kolaylaştırır.
✅ Açık diyaloğu teşvik edin — Resmi olmayan e-postalar gündelik yanıtları davet eder. Rahat bir ortamda insanların özgürce konuşma olasılıkları daha yüksektir.
✅ İfadede esneklik — Duyguları, mizahı ve tutkuyu aktarmanıza olanak tanırlar. Resmi olmayan bir dil, kısaltmalar ve emojilerle kendinizi daha canlı bir şekilde ifade etmenize olanak tanırlar.
✅ Yazma kolaylığı —Sıradan e-postaların yazılması daha az zaman ve çaba gerektirir. Konuşma tonu, yazmayı daha doğal ve daha az düzenli hale getirir.
✅ Hızlı ve etkili iletişim — Gereksiz formalitelere ve gerekçelere gerek kalmadan asıl noktaya odaklanırlar. Bu, özellikle kısalığa değer verildiğinde iletişimi hızlandırabilir.
✅Tonda esneklik — Resmi olmayan e-postalar tonu kişiselleştirmenize olanak tanır. Alıcıyla olan ilişkiniz resmi olmayanlığın düzeyini belirleyerek daha kişiselleştirilmiş bir yaklaşıma olanak tanır.
✅ Profesyonel olmayan bağlamlar için uygundur —Sosyalleşmede, ağ oluşturmada ve kişisel sorular sormada iyidirler. Sakin ve davetkar etkileşim atmosferini korurlar.
Genel olarak resmi olmayan e-postalar, izin verdiği için avantajlıdır. daha rahat ve dostça sohbetin yanı sıra kişisel bağların geliştirilmesi.
E-postanın birçok avantajından yararlanarak bağlantılarınızı geliştirebilir, iletişimi kolaylaştırabilir, hatta eğlenceli hale getirebilirsiniz.
4. Resmi olmayan bir e-posta örneği
Ders:
Resmi ve gayri resmi e-postalar: nasıl başlamalı?
Belirlemek istediğiniz üslup ve alıcıyla ilişkinizin niteliği, bir e-postada resmi mi yoksa resmi olmayan bir tarz mı kullandığınızı belirleyebilir.
Belirli bir durumda kullanılacak resmiyet düzeyinden emin değilseniz, Daha resmi bir ton seçmek en iyisidir.
Bu, yazılı ve sözlü iletişimlerinizin Uygun düzeyde saygı ve profesyonellik iletmek.
Hem profesyonel hem de resmi olmayan e-postalar yazmak için gerekli tüm özellikleri sağlayan güvenilir ve gelişmiş araçları kullanmayı da düşünebilirsiniz.
Burada sizi TextCortex Zeno’nun ChatGPT uzantısıyla tanıştıracağız.
Zeno ChatGPT nedir?
TextCortex’in Zeno ChatGPT’si bir Yapay zekayla desteklenen gelişmiş yazma aracı.
En son makine öğrenimi tekniklerini ve kapsamlı bir bilgi tabanını kullanır. kullanıcıların birinci sınıf arama motoru için optimize edilmiş içerik oluşturmasına yardımcı olun.
Bu olağanüstü araç, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli dilleri destekler: Fransızca, Almanca, Romence, PortekizceVe bircok digerleri.
Kullanıcılar, çoklu dil özelliklerinden yararlanarak TextCortex tarafından sağlanan aşağıdaki gibi çok çeşitli özellikleri tam olarak keşfedebilir ve bunlardan yararlanabilir:
👍 Araç Çubuğunu Yeniden Yaz — Yeniden yazın, genişletin, özetleyin, tonu değiştirin, metni konuşmaya dönüştürün vb.
👍 Yaratıcılar Paketi — Herhangi bir içerik formatı için 60’tan fazla AI tarafından oluşturulan şablon.
👍 Okunabilirlik denetleyicisi— Okunabilirlik puanınızı kontrol edin.
👍 Zenon Modu — Taslağınızı temel alarak AI tahminleri alın.
👍 İçerik fikirleri için beyin fırtınası yapın — İçerik fikirlerine yönelik özelliklerin kilidini açmak için CTRL+SHIFT+K tuşlarına basın.
👍 Zenon Sohbeti — Yapay zeka yazarlarımızla 25’ten fazla dilde sohbet başlatın.
–
–
Ek olarak TextCortex birden fazla uygulamayla kusursuz entegrasyona olanak tanır. 2000 en popüler çevrimiçi platformçok sayıda popüler hizmete kolay erişim sağlar.
İster Belgeler, Gmail, LinkedIn, Notion, FacebookTextCortex veya daha birçokları, yeteneklerini ihtiyaç duyduğunuz yerde rahatlıkla kullanabilmenizi sağlar.
Sizin için faydaları nelerdir?
✔️ Hızlandırılmış içerik üretimi (10 kata kadar daha hızlı).
✔️ Verimli kitle oluşturma.
✔️Resmi ve resmi olmayan ortamlarda 25’ten fazla dilde akıcı iletişim.
✔️ İyileştirilmiş iş akışı üretkenliği.
✔️Fikirlerinize hızla şekil verin.
✔️Keyifli içerik oluşturma süreci.
✔️ 10 ücretsiz günlük kreasyon.
✔️ Yardımınız için özel müşteri desteği.
Kullanmaya nasıl başlanır?
1️. Eklemek Zeno SohbetGPT eklenti.
2️. Hesabınızı oluşturun.
3️. Seçeneklerinizi keşfetmeye başlayın.
4️. Daha fazla ücretsiz kredi kazanmak için ödül merkezimize göz atın.
TextCortex’in Zeno ChatGPT’si ile yazma potansiyelinizi ortaya çıkarmada bir sonraki adımı atmak için ücretsiz kaydolun.
