Şu yazıyı okuyorsunuz: Sun, yansıt ve şık bir şekilde bitir
Resmi ve gayri resmi e-posta arasındaki temel fark şudur: yazarken kullanılan ton.
Profesyonel e-postaları kullanma resmi ve kibar dilkişisel e-postalar kullanılırken daha gündelik ve konuşma dili.
Bu makale, resmi olmayan bir e-posta yazmanın kurallarının olup olmadığını ve bu kuralların neler olduğunu öğrenecektir.
Ayrıca, resmi ve resmi olmayan e-postalar yazarken yazınızı nasıl geliştireceğinize dair bazı ek ipuçları da bulabileceksiniz.
O halde bana biraz daha sabredin!
Resmi ve Gayri Resmi E-postalar
Devam etmeden önce, iş e-postaları ile resmi olmayan e-postalar arasındaki bazı önemli farklara dikkat çekmek istiyorum.
Kullanırız resmi e-postalar Ne zaman:
- ticari ve profesyonel uygulamalar için gerekli yazı
- önceden tanımlanmış ve özel bir formata sahip olmak
- Resmi ve kibar bir terminoloji kullanmak gerekir.
- uzun ve zor cümleler
Kullanırız resmi olmayan e-postalar Ne zaman:
- kişisel iletişim için e-postaların kullanılması
- yerleşik bir format veya yapı yoktur
- arkadaşlarınıza ve ailenize e-posta gönderin
- basit ve gündelik bir dil kullanarak
- dualarımız kısa ve basittir
Daha resmi olmayan bir e-posta için, basitçe aklınıza takılan her şey hakkında sohbet edin. Öte yandan, resmi bir e-posta gönderirken daha iyidir doğrudan konuya girin.
Ayrıca hem profesyonel hem de resmi olmayan amaçlarla gönderilen e-postaların bazı benzerlikleri vardır. İkisi birden:
- Doğrudan ve anlaşılması kolay terminoloji kullanın.
- Verimli diyaloğu kolaylaştırmada önemli bir rol oynayın.
- Her zaman aynı yapıyı kullanın: giriş, ana metin ve özet.
Resmi olmayan bir e-posta nasıl yazılır?
Bahsettiğimiz gibi, resmi olmayan e-postaları kişisel amaçlar için kullanırız: aile, arkadaşlar veya iyi tanıdığımız kişiler.
Gayri resmi e-postaların çoğunda bir selamlama, açıklama ve kapanış yer alsa da, bu zor ve hızlı bir kural değildir.
E-posta son derece gayri resmi olduğundan, çok az karmaşık cümle içeren kısaltılmış ifadeleri ve kısaltmaları da güvenle kullanabilirsiniz.
Ayrıca, resmi olmayan e-postaları kısa ve öz tutmanıza veya birçok ayrıntı ve bilgi eklemenize de izin verilir.
Sıradan bir e-posta yazıyor olsanız bile bazı şeyler sadece kötü alışkanlıklardır, değil mi?
E-postalarınızı hazırlarken kaçınmanız gereken bazı şeyler şunlardır:
- eksik cümleler
- Devam eden cümleler
- Uzun ve karmaşık cümleler
- Dilbilgisi hataları
Sadece kaçınılması gereken tuzaklar değil, aynı zamanda resmi olmayan bir e-posta yazarken dikkate alınması gereken faktörler de vardır. Onları görelim:
1. Bir konu satırı yazın
Tüm e-postalar için bir konu satırı gereklidir. İçerik fazla düşünme gerektirmediği için sıradan e-posta daha basittir. yani vekonu satırında istediğiniz ses tonunu kullanmakta özgürsünüz Bu dikkatinizi çekiyor.
2. Resmi olmayan bir selamlamayla açın
Resmi olmayan e-postanızı başlatırken, arkadaşça bir e-posta sohbeti başlatmak için ihtiyacınız olan tek şey basit bir “merhaba” veya “merhaba”dır. Daha az resmi bir selamlama biçimi için, Seçtiğimiz kelimeler konusunda çok fazla endişelenmemize gerek yok.
Coşku ve samimiyet eklemek için daha fazla ünlem işareti ve ifade de kullanabiliriz:
3. Ulaşmanızın nedenini belirtin
Resmi veya gayri resmi her e-posta, e-postanın nedenini belirtin:
Benzer şekilde, eğer algılayanın harekete geçmesine ihtiyacınız varsa, bunu mümkün olduğunca açık hale getirdiğinizden emin olun:
Ancak iletişim kurmak için bir neden yazarken okuyucunuzu pratik bir bakış açısıyla aklınızda bulundurun. E-postaların mümkün olduğunca kısa ve öz olması bir kazan-kazan durumudur.
4. Kapanış cümlesiyle kapanış
Resmi olmayan e-postalarınızın kapanışı açılış satırına benzer: İmzayı atmak için dostane bir ton kullanın:
Gündelik E-posta Şablonu
Resmi olmayan e-postanızın nasıl görünmesi gerektiğinden hâlâ emin değilseniz, bir sonraki e-postanızı hazırlarken bu şablonu kullanmayı deneyebilirsiniz.
Pratikte e-postanız şöyle görünebilir:
Ancak bu size yardımcı olabilecek şeylerden sadece birkaçı. TextCortex gibi yapay zeka destekli araçlar, herhangi bir e-posta yazmak için çeşitli özellikler geliştirmiştir.
Örneğin TextCortex ile bir e-posta yazmak istiyorsanız “E-postaya gönderilecek örnek“, tum ihtiyacin olan sey Önemli noktaları madde işareti biçiminde netleştirin, vurgulayın ve logoya tıklayın.
Belirlenen işlevi seçtiğinizde, TextCortex eklentisi size e-posta çıktısının çeşitli varyasyonlarını içeren öneriler penceresini gösterecektir.
–
–
En iyi çıktıyı seçtiğinizde yeniden yazma uzantısı şunları sağlar: daha fazla yeniden yazma seçeneği Daha iyi bir bağlam için içeriğinizi daha da değiştirmenize yardımcı olmak için.
–
–
Bitirme
Her şey göz önüne alındığında, resmi olmayan e-postalar yazarken takip edilmesi gereken katı kuralların olmadığı sonucuna varmak yanlış olmaz.
Yazmaları çok daha hızlıdır ve resmi e-postalara göre çok daha az çaba gerektirirler. Yine de bu onları bestelemeyi keyifli kılmıyor.
Ancak doğru ekipmanla eğlenceli hale gelebilirler.
TextCortex’in gerçek amacı budur: Yazma becerilerinizi geliştirirken ve tüm süreci daha az acı verici hale getirirken yazma çalışmanızın sorumluluğunu üstlenmek.
TextCortex, metni orijinal ve ilgi çekici materyale dönüştürmek ve yeniden yazmak için güçlü algoritmalar ve en iyi uygulamalardan oluşan geniş bir veritabanı kullanan, modül tabanlı bir yapay zeka aracıdır.
Yapay zeka yazarları, mümkün olan en güvenilir sonucu üretmeye odaklanırken yazınızı yüksek derecede hassasiyetle geliştirmek ve değiştirmek için desen tanımayı kullanır.
TextCortex, web tabanlı bir uygulama ve Chrome eklentisi olarak mevcuttur.
Yeniden yazma uzantımızla şunları yapabileceksiniz:
- İçeriğinizi 30’dan fazla çevrimiçi platformda değiştirin Google Dokümanlar, Gmail, LinkedIn, Facebook ve daha fazlası gibi.
- Yapay zeka oluşturma ve gelişmiş yeniden yazma özelliklerini kullanın herhangi bir metin kutusu içinde anında.
- Yazma becerilerinizi hızla geliştirin sürekli yazma kalitesini korumak.
TextCortex web uygulaması aynı zamanda şunları yapmanızı sağlar:
- 20’den fazla AI şablonundan yararlanın blog gönderileri, ürün açıklamaları, e-postalar, reklamlar, sosyal medya gönderileri vb. oluşturmak için.
- Manuel yazma ve yapay zeka oluşturmayı aynı anda kullanın aynı düzenlenebilir tuval içinde.
- Düzenleme ve biçimlendirme içeriğinizi gerçek zamanlı olarak
- Projelerinizi kaydedin gelecekte kullanılmak üzere şablonlar olarak.
Chrome uzantısını bugün indirin ve her türde içerik yazmanın heyecan verici tarafının tadını çıkarın.
