Şu yazıyı okuyorsunuz: Uzaktaki Bir Ekip Nasıl Yönetilir (ve Bunu Yapmanıza Yardımcı Olacak Araçlar)
Pandemi, insanların çalışma ve işletmelerin çalışma şeklini değiştirerek ona “büyük istifa” terimini kazandırdı. Bu, farklı sektörlerdeki şirketleri, yetenekleri koruyan ve çeken sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sağlamak için hibrit ve uzaktan çalışma sunmaya yöneltti.
Future Forum verilerine göre Amerika Birleşik Devletleri’nde ofis çalışanlarının yaklaşık üçte biri tamamen yüz yüze çalışmaya geri dönerken, bu oran Birleşik Krallık’ta sadece yüzde 26 ve Avustralya’da yüzde 28’dir. Açıkçası, insanlar ofise dönmek için acele etmiyor ve birçok çalışan evde iyi performans gösterdiklerini düşünüyor, dolayısıyla bu esneklikten vazgeçmeye gerek görmüyorlar.
Ancak yöneticiler ve diğer kişiler için uzak bir ekibi yönetme konusunda zorluklar vardır. Yüz yüze toplantıların yokluğunda, bağlantıda kalmanıza yardımcı olacak bir plan ve doğru araçlar yoksa, çalışanlar ve işverenler arasında bir kopukluk meydana gelebilir.
İşbirliğini ve katılımı artırmak amacıyla her büyüklükteki uzak ekibi yönetmek için kullanabileceğiniz basit ama etkili yöntemlere bakalım.
1. Beklentileri belirleyin
Öncelikle uzak veya hibrit bir iş gücünüz varsa beklentileri belirlemeniz gerekir. Personelinizin kendilerinden ne beklendiğini bilmesini sağlayın ve günlük ve haftalık olarak nelerin gerekli olduğunu bilmeleri için sorumlu oldukları teslimatları bulundurun.
Bu beklentiler gerçekçi ve ulaşılabilir olmalı ve son tarihler eklenmelidir. Bununla birlikte, herhangi bir proje veya iş görevi gibi, özellikle de insanların veri veya bilgi sağlama konusunda başkalarına bağımlı olduğu durumlarda esnekliğin de sağlanması gerekir.
Ayrıca somut sonuçlara da odaklanmalısınız; örneğin, sosyal medya yöneticinizin potansiyel müşteri yaratma kampanyasına dayanarak bir ay boyunca Facebook etkileşiminde yüzde 2’lik bir artış sağlama hedefi var.
Buna uymak için tüm çalışanların kendi ekiplerine veya kendilerine yardımcı olabilecek ilgili personel üyelerine erişimi olmalıdır. Bir yönetici olarak siz de projeyi ve sonuçlara ulaşmanın önündeki engelleri tartışmak için hazır bulunmalı ve düzenli ziyaretler veya toplantılar planlamanız gerekir.
İnsanların işlerini zamanında bitirmeleri ve fazla mesai yapmamaları için çalışma saatlerine sınırlar koyduğunuzdan emin olun.
2. Bir güven kültürü oluşturun
Personelinizi her gün görmemeniz zor olabilir çünkü ne yaptıklarından veya ne zaman yaptıklarından emin değilsiniz. Ancak bu yeni çalışma ortamında güven çok önemlidir.
Mevcut personelin neler yapabileceğini ve yapabilecekleri iş düzeyini zaten bilmeniz gerekir. Yönetici rolünde yeniyseniz, ekibiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için yöneticiniz veya İK ekibinizle konuşun; böylece ekibinizin güçlü ve zayıf yönlerini ve gerekli olabilecek yönetim düzeyini öğrenin.
Yeni çalışanlar için mülakat sürecine dahil olmuş olabilirsiniz veya CV’nize ulaşabiliyor olabilirsiniz. Başlangıçta, bunları şirkete ve ekibe sunabilmek için günlük kontroller yapmak iyi bir fikir olacaktır. Kimsenin kendisini izole edilmiş veya geride bırakılmış hissetmesini önlemek istiyorsunuz.
Ancak her ikisi için de mikro yönetim yapmamaya dikkat edin ve personelinizin rehberliğe ihtiyaç duyduklarında veya bir konu hakkında konuşmak istediklerinde size geleceklerine güvenin. Mikro yönetim nadiren takdir edilir!
dedi kültür yazarı ve Ezra Klein Show’un (New York Times podcast’i) yazarı Anne Helen Petersen.
3. Düzenli kontrollerinizi yaptırın
Check-in’lerinizin ve toplantılarınızın düzenliliği ekibinize bağlı olacaktır. Yeni bir pazarlama kampanyası gibi daha fazla toplantı ve tartışmanın gerekli olduğu zamanlar olacaktır.
Ancak insanların neyin gerekli olduğunu bildiği, belirlenmiş bir programa sahip olduğu ve bunu yerine getirmesi gerektiği zamanlar da olacaktır. Bu, Zoom’da daha az zaman gerektiği ve işlerin e-posta veya diğer iletişim araçları aracılığıyla yapılabileceği anlamına gelebilir.
Düzenlilik aynı zamanda çalışana da bağlı olacaktır. Bazıları diğerlerinden daha fazla yönetime ve rehberliğe ihtiyaç duyar; yeni başlayanları düşünün, bu nedenle günlüklerinizi buna göre ayarlayın. Herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için düzenli ekip toplantıları yapmak da faydalıdır.
Unutmayın, ekip üyelerinize her zaman sizden ne beklediklerini ve istediklerini sorabilir, böylece onların ihtiyaçlarını karşılayabilirsiniz. Geri bildirim, neyin gerekli olduğunu bilmenin en iyi yolu olabilir.
HubStaff Anketi, “Yanıt verenlerin yaklaşık yüzde 46’sı, uzaktan çalışmayı yönetmede en büyük zorluğun iletişim eksikliği olduğunu söyledi”
4. Teşvik ve duygusal destek sunun
Uzaktan çalışma senaryosunda insanların kendilerini izole edilmiş veya stresli hissetme riski vardır. Bazı insanlar tek başına ve kendi başlarına iyi çalışırlar, bazıları ise daha fazla desteğe ihtiyaç duyarlar.
Tüm çalışanları kontrol ettiğinizden emin olun. Hatta “Uzaktan çalışmayı nasıl yapıyorsun?” gibi basit bir soru bile sorulabilir. her ekip üyesinin nasıl çalıştığını anlamanıza yardımcı olabilir.
Duygusal zeka bir liderlik becerisi olarak önemlidir. Her düzeyde ilişkilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir ve bunu işyerinde her gün uygulamaya çalışmalısınız. Aynı zamanda çalışanlarınızın içindeki en iyiyi ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak eğitim ve mentorlukla da ilgilidir.
Dropbox CEO’su ve Kurucusu Drew Houston, Big Tech Show podcast’inde (İrlanda Bağımsız) dedi.
5. Uzaktan becerileri geliştirin
İnsanlar uzaktan çalışırken zaman yönetimi gibi öğrenmeleri veya güncellemeleri gerekebilecek bazı beceriler vardır. Bu her zaman geçerli olan beceriyi geliştirmek, çalışanların toplantılara uyum sağlayacak şekilde zamanlarını yönetmelerine ve işleri belirli bir zaman dilimi içinde teslim etmelerine yardımcı olacaktır.
Uzaktan çalışan olarak gerekli olabilecek diğer beceriler (pratik ve sosyal beceriler):
Uzaktan başarılı bir şekilde çalışmak için geliştirilmesi gereken çeşitli beceriler vardır. Bu yeni çalışma biçimini kolaylaştırmaya yardımcı olacak gerekli araçları ve eğitimi sağlamak yönetici ve şirket olarak size kalmıştır.
Uzaktan Çalışma: İşgücünüz için Doğru Araçlar
Son yıllarda video konferansın kabul görmesi, insanların gerektiğinde yeni teknolojiye ne kadar çabuk adapte olabildiğini gösterdi. Artık uzaktan çalışmayı daha kolay ve daha etkileşimli hale getirmeye yardımcı olacak bir dizi çevrimiçi araç var.
Bununla birlikte, pek çok uzak çalışanın, zaman dilimi açısından aşırı polise tabi olma ve 7/24 ulaşılabilir olmalarının beklenmesi konusundaki endişelerini dile getirdiğini de belirtmek gerekir ki bu da zaman dilimi sapması olarak adlandırılmaktadır. Bu özellikle ABD ve Avrupa gibi farklı zamanlarda faaliyet gösteren farklı zaman dilimlerinde çalışanlar için geçerlidir.
Bu nedenle, özellikle küresel ekipler veya şirketler için çalışanlar olmak üzere uzaktan çalışanlar söz konusu olduğunda zaman farklılıklarını tanımak önemlidir. Ayrıca çalışanlar için işlerini veya şirketteki geleceklerini düşünürken de bir faktördür.
Bunu akılda tutarak, ihtiyaçlarınıza bağlı olarak farklı kategorilerde ekibiniz için kullanabileceğiniz bazı araç örneklerini burada bulabilirsiniz.
Toplantı araçları
- Yakınlaştır – projeler veya beyin fırtınası için toplantılara ve ara odalarına ev sahipliği yapmak için kullanabileceğiniz bir video konferans platformu
- Google toplantısı – Google Hangouts’un yerini alan personel, video aracılığıyla herhangi bir cihaz üzerinden kolayca iletişim kurabilir
- Microsoft Ekipleri – özellikle zaten Microsoft kullanıyorsanız, tek bir alanda buluşabileceğiniz, sohbet edebileceğiniz, çağrı yapabileceğiniz ve işbirliği yapabileceğiniz bir yer
Proje yönetimi araçları
- Pazartesi – projeleri parçalara ayırmak ve çeşitli departmanlara son tarihler atamak için iş akışlarını kullanan bir proje yönetimi aracı
- asana – ortak çalışanlar ekleyerek ekiplerin çalışmalarını organize etmelerine, takip etmelerine ve yönetmelerine yardımcı olur
- Trello – görevleri içeren sütunlarla görevleri düzenlemek için ‘panoları’ kullanan bir üretkenlik ve proje yönetimi aracıdır
- tıklamak – ekiplerin HubSpot ile yeni ortaklık kuran farklı projelerle dolu listeler veya panolar oluşturmak için kullanabileceği kişisel bir üretkenlik aracı
Işbirliği araçları
- bakarım – beyin fırtınası projeleri için dosya ve resim ekleme seçeneğiyle birlikte sanal bir beyaz tahta sunar
- Katip – özelleştirilebilir ekran görüntüleri, talimatlar ve tıklamalarla tamamlanan bir nasıl yapılır kılavuzu otomatik olarak oluşturulur
- biz – Zihin haritası oluşturucuyla birlikte fikirleri kaydetmek ve paylaşmak için yapışkan not özelliği vardır
İletişim araçları
- Gevşetmek – birebir sohbetler veya grup ‘odaları’ için Google Dokümanlar, Trello ve diğer araçlarla entegre olabilen iyi bir iletişim aracı. Örnek olay incelememizde Slack markası hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Chantey – görüntülü aramalar, sesli veya sesli mesajlar ve görevlere dönüştürülebilen mesajlar yoluyla mesaj alışverişi yapmak için çok az eğitim gerektiren veya hiç eğitim gerektirmeyen bir ekip sohbeti uygulaması
Belge paylaşım araçları
- posta kutusu – ekibinizin belgeleri her yerden saklamasına ve paylaşmasına olanak tanıyan bir dosya barındırma hizmeti
- Google sürücü – bilgisayarınızın Microsoft yazılım paketi aracılığıyla dosyalara erişmesine ve bunları paylaşmasına olanak tanır
Zaman Takip Araçları
- TimeDoktor – ekipler arasında zamanı ve üretkenliği izler ve ajanslar ve yazılım ekipleri için faydalıdır
Ekip çalışması ve kültür araçları.
- Bardak – İhtiyaçlarınızın bir resmini oluşturmak amacıyla ekibiniz ve onların tercihleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için ücretsiz bir kişilik testi sunar
- hesap – çalışanlarınıza kendilerine çekici gelenleri seçmelerine olanak tanıyarak onlara kişiselleştirilmiş faydalar sunmanıza yardımcı olur
- Pizza Zamanı – yiyecekleri (kahvaltı, öğle yemeği veya pizza) sanal bir alanda paylaşmak için uzaktaki ekibinizi bir araya getirin
Stratejinizi ve planlama becerilerinizi geliştirin
Özellikle uzaktan veya hibrit bir ekibi yönetmek zor olabilir. DMI’nın Strateji ve Planlama kursu, size liderlik edecek bilgi ve becerileri kazandırmak için dijital iletişim, otomasyon, analitik, bütçeleme ve strateji konularını kapsar. Bu gün başlayacağım!
