Cómo registrar una empresa (en 5 sencillos pasos)

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Uno de los aspectos más desafiantes de iniciar un negocio es el paso o registro de pequeñas empresas. Involucra múltiples organizaciones locales, estatales y federales para registrar una empresa, pero UpFlip está aquí para facilitar la comprensión de cómo registrarse como una pequeña empresa.

Lo guiamos a través de los pasos para verificar el nombre de una empresa, elegir una estructura comercial, cómo registrar una pequeña empresa como una compañía de responsabilidad limitada y cómo registrar su empresa con el IRS para obtener un EIN.

Antes de comenzar, creo que es importante hablar sobre la Administración de Pequeñas Empresas.

Administración de Pequeños Negocios

La oficina de Administración de Pequeñas Empresas es el mejor lugar para obtener una buena introducción a los requisitos de los gobiernos de su condado o ciudad para obtener licencias comerciales. Cuando vivíamos en Texas, mi pareja pudo hacer que la ayudaran con la formación de su negocio sin cobrar extra.

Ofrecieron una clase en persona que abordó el requisito específico para registrar entidades separadas, los requisitos legales de la empresa que deberían cumplirse y qué sitios web u oficinas del gobierno local usar. Le resultó mucho más fácil que cuando creamos negocios en otros lugares.

Además, a menudo ofrecerán clases para ayudarlo a convertirse en una mejor persona de negocios. Si está comenzando su primer negocio, le recomiendo encarecidamente que hable con ellos primero. Alternativamente, puede consultar nuestra guía sobre cómo comenzar.

Empecemos a investigar si el nombre comercial legal está disponible.

Paso 1. Verifique que el nombre de la entidad comercial esté disponible

El primer paso para registrarse como una pequeña empresa es verificar que el nombre de la empresa esté disponible. Realizará este paso de registrar un nombre comercial en línea con la búsqueda de licencias comerciales de su estado.

La imagen a continuación es para la búsqueda de licencias comerciales de Washington, pero puede encontrar dónde buscar las licencias comerciales de su estado buscando “verificación de licencia comercial de mi estado”.

La mayoría de los estados le permitirán buscar nombres de pequeñas empresas registradas por temas relacionados, que incluyen:

1. Nombre del Negocio
2. Número de licencia
3. DIRECCIÓN
4. El principal o Agente Registrado
5. Identificación del impuesto
6. Permiso de revendedor

Para este escenario, solo desea utilizar el nombre comercial. Poner el nombre de la empresa. Usé el nombre “Super Awesome Clothes”, verifiqué que “soy humano” y presioné el botón de búsqueda. Esto confirmó que el nombre está disponible en Washington. Vea la captura de pantalla de arriba.

También desea verificar la disponibilidad del dominio en Name Cheap. En la imagen de arriba, SuperAwesomeClothes.com está disponible por $1,800 al año, lo que me parece escandaloso. El precio es tan alto porque alguien quiere sacar provecho de ello.

Podría comprar SuperAwesomeClothes.ropa por $ 3.48 por año, lo cual es razonable. Eso suena como un dominio difícil de recordar, así que verifiqué si SuperAwesome.clothing está disponible por el mismo precio. Es así que lo compraremos y volveremos a registrar el negocio con el estado.

Paso 2. Elige la estructura empresarial

Las estructuras comerciales más comunes son las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades de responsabilidad limitada, las corporaciones, las empresas individuales y las sociedades. Elegir cuál quieres es bastante simple. Hágase estas preguntas para decidir cuál funcionará mejor.

1. ¿Quiero proteger mis bienes personales?
   • Si un solo propietario no quiere proteger los bienes personales, opte por una empresa unipersonal.
   • Si hay más de un propietario, vaya con una sociedad.
2. Si desea proteger los activos personales, la siguiente pregunta que debe hacerse es ¿quiero vender acciones?
   • Si es así, vaya con una corporación.
   • Si no, vaya con una LLC o una sociedad de responsabilidad limitada.

Todo tipo de entidad comercial, excepto las empresas unipersonales y las sociedades generales, se considera una entidad legal separada, lo que significa:

• Las responsabilidades comerciales están separadas de la responsabilidad personal.
• Los activos comerciales están separados de los activos personales.

La mayoría de las estructuras comerciales permiten la transferencia de ingresos, lo que significa que los ingresos comerciales cuentan como ingresos personales, pero una C-Corp tiene que pagar impuestos sobre los ingresos por separado de los ingresos personales.

Una corporación de responsabilidad limitada puede elegir si desea adoptar el código de impuestos corporativos, pero la estructura comercial predeterminada es como una entidad de transferencia, lo que significa que sus propietarios solo tienen que pagar impuestos federales con sus ingresos personales.

Paso 3. Cómo registrar una empresa

El registro de una empresa será ligeramente diferente para cada tipo de empresa, pero para ayudarlo a comprender mejor cómo establecer una empresa, utilizaremos una compañía de responsabilidad limitada para guiarlo a través de los requisitos de registro.

El proceso normalmente involucrará varias agencias estatales y agencias del gobierno federal. Las agencias más comunes con las que tendrá que interactuar durante el proceso de registro comercial incluyen:

• Oficinas de la Secretaría de Estado para cada uno de los estados en los que planea tener presencia física
• Servicio de Impuestos Internos (IRS) para obtener un número de identificación de empleado
• Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) para la protección de marcas
• Agencias locales o gobiernos de la ciudad, que normalmente se pueden encontrar en la Oficina del Secretario de Estado mientras registra su estructura comercial
• La agencia estatal apropiada para aprobar un permiso de vendedor

Si se pregunta cómo registrar un nombre comercial de forma gratuita, no hay muchas opciones. Cuando estaba investigando cómo registrar el nombre de mi empresa en 2017, descubrí que Nevada permite que las empresas unipersonales se registren de forma gratuita, pero bajo el nombre de la persona.

Si una posible empresa quiere un nombre comercial ficticio, comúnmente conocido como DBA (Doing Business As), tendrá un costo adicional. Algunos estados lo incluyen en los costos para obtener licencias comerciales o estructuras comerciales, pero algunos también lo cobran por separado.

Creación de la estructura empresarial de una Sociedad de Responsabilidad Limitada

Esta sección lo guiará a través de cómo iniciar una compañía de responsabilidad limitada en el Estado de Washington. Habrá algunas notas sobre otros tipos de estructuras comerciales y diferentes estados porque es difícil crear un blog único para 50 estados más Washington DC. Agregaremos más blogs específicos del estado en el futuro.

Regístrese para obtener una cuenta en el sitio web de su estado

Según el estado, es posible que deba registrarse para obtener una cuenta en el sitio web antes de comenzar. Ese fue el caso en nuestro ejemplo usando Washington para registrar una compañía de responsabilidad limitada.

El siguiente paso en el proceso de registro comercial es registrarse para obtener una cuenta en la Oficina del Secretario de Estado correspondiente. Aquí está el SOS de Washington, pero puede encontrar otros en USA.gov.

La configuración demora aproximadamente cinco minutos, requiere verificación de correo electrónico y luego lo lleva a una página que se parece a la imagen a continuación una vez que puede iniciar sesión.

Como registrar mi negocio

Queremos registrar su negocio, por lo que elegiremos esa opción, que es la sexta opción en el menú del lado izquierdo. Esto lo lleva a una página que le pregunta si va a ser propietario de un negocio con sede en Washington o uno de otro estado o país.

Debido a que la mayoría de los dueños de negocios que utilizan esta guía realizarán negocios en su estado de origen, nos registraremos como un negocio de Washington para este ejemplo. Después de tomar esa decisión, le pedirá que elija entre 11 opciones de estructura comercial, que puede ver en la imagen a continuación. Si no está seguro de cuál elegir, lea nuestro artículo sobre cómo elegir una estructura empresarial.

Para este ejemplo, elegiremos una compañía de responsabilidad limitada de WA y aplazaremos el informe inicial durante 120 días.

Solicitud para registrar un nombre comercial como LLC

Las siguientes preguntas se harán al registrar una empresa en la aplicación:

• ¿Ya tiene un número UBI, que es un identificador comercial unificado para ayudar al estado a rastrear negocios en todas las agencias gubernamentales?

• • • Otro estado puede tener algo similar.
    • Nosotros no.

• ¿Ya has reservado el nombre?

• • • No lo hice, agregué “Super Awesome Clothes” y me dice que está disponible.

• ¿Quién es el agente registrado?

• • • Da la opción de uno mismo u otro
    • Si se encuentra en el estado, puede ser el agente registrado, lo cual estoy haciendo con el propósito de este ejemplo. Si no está en el estado, necesitará un agente registrado.
    • ¿Cuál es su dirección?

• ¿Cuál es la dirección del lugar principal de negocios?

• ¿Quieres subir un certificado de formación?

• • Tendrás que hacer esto para registrar el nombre de tu empresa.
  • Para aquellos que se preguntan “¿cómo registro mi negocio como una corporación?”, necesitarán los artículos de incorporación.
• ¿Cuánto tiempo será esta empresa una entidad legal?
  • Elija perpetua a menos que sea por una duración determinada.
• ¿Cuándo es la fecha de vigencia?
  • Elija la fecha en que desea que la empresa se convierta en una entidad legal.
  • Elegí la fecha en que escribo esto.
• Ejecutor: puedes usarte a ti mismo.
• Optar por recibir correos electrónicos.
• Agregar documentos.
• Incluya la firma de la persona autorizada (usted).

Después de agregar toda la información a la página, tendrá la oportunidad de revisarla en la página siguiente. Luego a revisar. Querrá pagar, que en este ejemplo serían $200.

Una vez que haya pagado, serán dos días, según este sitio, para que se apruebe la estructura comercial o solicite más información. Una vez que se apruebe la estructura comercial, tendrá una UBI que puede usar para obtener:

• licencia de revendedor
• Licencias comerciales locales
• DBA (si necesita el registro de una pequeña empresa como sociedad o propiedad única)

Luego, deberá obtener un número de identificación del empleador.

Paso 4. Obtenga un número de identificación de empleador

Antes de comenzar, es importante que tengas todo preparado antes de dar este paso.

La aplicación se tiene que hacer en una sola sesión.

No se puede guardar. El IRS dice que debe comprender los siguientes elementos antes de registrar su negocio:

• Si la estructura de su negocio incluye solicitar el estado de exención de impuestos, debe aprobarse por completo antes de presentar la solicitud aquí.
• Quince minutos de inactividad darán por finalizada la solicitud del Número de Identificación Patronal.
• La persona que solicita debe tener una de las siguientes formas de número de identificación de contribuyente válido:
  • Número de Seguro Social: todos los ciudadanos deben tener uno.
  • Número de identificación de contribuyente individual (ITIN): se utiliza para las personas que necesitan declarar impuestos, pero no pueden obtener un Número de Seguro Social. Si cree que podría necesitar uno, primero solicite un SSN. Estas son las categorías de personas que normalmente necesitan un ITIN:
    • Extranjero no residente que debe presentar una declaración de impuestos de EE. UU.
    • Extranjero residente de los EE. UU. que está (basado en los días de presencia en los Estados Unidos) presentando una declaración de impuestos de los EE. UU.
    • Dependiente o cónyuge de un ciudadano estadounidense o extranjero residente
    • Dependiente o cónyuge de un titular de visa de extranjero no residente
    • Extranjero no residente que reclama un beneficio de tratado fiscal
    • Estudiante, profesor o investigador extranjero no residente que presenta una declaración de impuestos de EE. UU. o reclama una excepción
  • Número de identificación del empleador: si ya tiene un negocio y este será una subsidiaria, puede usar su EIN anterior.

Si necesita más de un EIN para empresas controladas por la misma persona, tardará varios días debido al límite de un EIN por día por persona.

Puede iniciar la solicitud de EIN en el sitio web del IRS. Una vez que haga clic en el botón “aplicar ahora”, será dirigido a la siguiente pantalla. Recuerda leer y aceptar las condiciones. Luego continúa.

La primera pregunta que hará el sistema es sobre la estructura empresarial. Elegí LLC porque es la más común, aparte de una empresa unipersonal.

Luego, le brinda información sobre una LLC.

En la página siguiente le preguntará:

• ¿Cuántos miembros hay en la LLC?
• ¿En qué estado se encuentra el negocio?

Responda y le proporcionará información sobre la estructura empresarial. En este ejemplo, utilicé un miembro y nos informa que no podemos ser una sociedad, pero que podemos presentar un Formulario 8832 para tributar como C-Corp o el Formulario 2553 para tributar como S-Corp. He proporcionado enlaces a ambos formularios.

Luego, el sistema le preguntará por qué necesita un EIN.

A continuación, le pedirá su nombre, SSN o ITIN de uno de los propietarios o de un tercero. Ingrese la información.

Luego, le pedirá la dirección de la LLC y si desea que el correo se envíe a una dirección diferente. Ingrese la información basada en su LLC.

Luego le preguntará sobre el nombre de la LLC y dónde se encuentra. Contéstales.

En la página siguiente, hará las siguientes preguntas:

• ¿Su empresa posee un vehículo motorizado con un peso bruto sujeto a impuestos de 55,000 libras o más?
• ¿Su negocio involucra juegos de azar o apuestas?
• ¿Necesita su empresa presentar el Formulario 720 (Declaración Trimestral de Impuestos Especiales Federales)?
• ¿Su empresa vende o fabrica alcohol, tabaco o armas de fuego?
• ¿Tiene, o espera tener, algún empleado en los próximos 12 meses que requiera W-2?

En la mayoría de los escenarios, esperaría que las respuestas fueran “no”, excepto por la última pregunta. Si está involucrado en esos campos, habrá otros requisitos, que puede encontrar buscando: “Requisitos especiales del IRS para negocios que involucran (juegos de azar, vehículos de más de 55,000 libras, alcohol, tabaco, armas de fuego)”.

Cada uno que seleccione tendrá una página como la siguiente que marqué para la cantidad de empleados que Super Awesome Clothes LLC tendrá el próximo año.

Luego, el sistema pregunta “¿A qué se dedica su empresa u organización?” Dependiendo de sus respuestas, las páginas posteriores a esta cambiarán. Elegí minorista, luego hice clic en siguiente.

El siguiente paso es que responda qué tipo de comercio minorista, en línea, tienda, casa de subastas, venta directa u otro. Si va a hacer más de uno bajo el mismo nombre comercial, seleccione “otro” y enumere aquellos en los que participará la empresa.

En este punto, elegirá cómo desea que proporcionen el EIN. Puede elegir electrónicamente o por correo. Elijas lo que elijas, el siguiente paso es importante.

Después de completar los pasos anteriores, el sistema le dará la oportunidad de revisar la información. Si todo es correcto, haga clic en enviar y el sistema le proporcionará su EIN.

Paso 5. Guarde sus documentos en un lugar seguro

Cuando obtenga documentos de cada una de las agencias, es importante imprimirlos y guardar una copia tanto física como electrónica. Sugeriría publicar los documentos legales en un marco en la pared de su negocio porque algunos deben estar visibles públicamente. También sugeriría guardarlos en una plataforma en la nube como Google Drive.

Envolviendolo

Ahora ya sabe cómo registrar una empresa en línea o una tienda física. ¡No te olvides de comprar tarjetas de visita! Echa un vistazo a nuestras reseñas de tarjetas de visita.

El proceso para registrar el nombre de una empresa nunca ha sido tan fácil porque la oficina de su estado probablemente actualizó sus sistemas debido a la pandemia.

Si necesita registrar un nuevo negocio y tiene dificultades para encontrar sus requisitos locales después de usar el sitio USA.gov, solicite ayuda a nuestro socio preferido, Better Legal. Ayudan a establecer pequeñas empresas como LLC y C-Corps durante todo el día y ofrecen $ 30 de descuento a los lectores de UpFlip cuando necesitan registrar un nuevo negocio.

A medida que produzcamos más contenido, planeamos comenzar a crear más blogs específicos de cada estado en función de los resultados de nuestro software de análisis y las solicitudes de los lectores. Si realizó el proceso mientras leía este artículo, ¿en qué estado está registrando su empresa? ¿Le resultó fácil o difícil el proceso?

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